提高高校人事檔案管理信息化路徑選擇

文/中共廣西科技師范學院黨委宣傳部 楊琪

高校人事檔案管理工作是高校人事管理與服務的核心內容，也是高校人事工作的基礎性工程。與其他檔案管理相比，高校人事檔案管理呈現出專業性和復雜性的特點，具有一定的特殊性。隨著我國高等教育管理體制的創新和高校人事管理制度改革的不斷推進，國家有關部門對新常態下高校的人事檔案管理工作提出了新的、更高的目標和要求，這給高校的人事檔案管理工作帶來了新挑戰。目前，我們處于信息化新時代，社會競爭日漸加劇，利用信息化社會的資源，建設信息化人事檔案管理平臺，是高校深化人事制度改革，提高人事檔案管理和服務水平的一項先進方式。

一、新時代高校人事檔案管理面臨的機遇

（一）信息化保護紙質檔案。到檔案室翻閱紙質檔案，摘抄相關信息和復印部分檔案是當前高校利用人事檔案的常用方式。通過調查某高校利用人事檔案的人員數據顯示（詳見“表1”），高校職能部門人員占需要查閱檔案人員總數的75%，其中包括人事部門、組織部門、外交部門、辦公室、教務部門等，另外教師、社會其他機構人員占需要查閱檔案人員總數的25%，由于不同的人員查閱人事檔案的目的和用途不同，同樣的信息經常會重復查找，出現同一份人事檔案翻閱多次的現象，這種利用檔案的方式費時費勁效率低，還會損壞原始的紙質檔案材料。高校人事檔案的利用率很高，日常工作中要經常查閱，特別是在每年職稱評定、工資調整時；在崗位競聘需要確認工作年限、職稱等信息時；在報考博士需要確認或復印成績單等情況，有時要多次翻閱人事檔案，加上反復拆裝，都會損壞紙質檔案材料。檔案管理信息化的實現，各種信息都可以通過計算機數據庫查詢，無需翻閱紙質檔案，很大程度上延長了人事檔案材料的壽命。

表1 高校人事檔案利用人員情況表

（二）信息化提高工作效率。目前，高校的人事檔案管理主要以實體檔案為主，工作人員主要工作是收集、整理、分類、歸檔、查閱等，這些工作都是手工操作，工作量大，需要花費大量的時間和精力。通過調查某高校查閱人事檔案的方式數據顯示（詳見“表2”），由于人事檔案的保密性和政治性等原因，到檔案部門查閱是高校人事檔案查閱的主要方式。而在提供查閱服務時，工作人員通過各分類目錄查找需要查閱的人事檔案，再從人事檔案目錄中翻閱需要查找的信息，費時費勁。人事檔案管理實現信息化后，建立相應的檔案數據庫，一次錄用可以重復使用，還可以在一定范圍內實現人事檔案資源共享。通過建立人事檔案信息共享平臺，檔案利用人員只要登錄校園網等網絡系統，就可以快速及時地查詢相關信息，足不出戶找到想要的信息，非常便利。檔案管理員在進行各種數據統計時，不需要進行人工測算，只要人事檔案信息錄入計算機系統，計算機就能進行自動整合、統計、篩選等功能，大大提高了檔案利用的效率，人事檔案信息也得到很好的利用，為高校作出各項決策提高準確的數據。

表2 高校人事檔案利用人員查閱檔案方式情況表

（三）信息化提高管理員業務水平。信息化管理后，人事檔案管理人員能夠從繁重的收集、整理、歸類、歸檔等瑣碎的工作中解脫出來，不用長時間在庫房中逗留，免受檔案防蟲產品、防潮產品對檔案管理人員身體的影響，充分保護檔案管理人員的身心健康，體現以教職工為本的新時代人性化管理理念。還可以通過網絡系統控制庫房的溫度、濕度等，不用進入庫房就可以進行相關工作，手工工作時間大大減少，檔案管理人員能夠抽出足夠的時間進行檔案管理新業務、新知識的學習和鉆研，創新工作方式、方法，提高人事檔案管理水平。管理人員還可以通過網絡在線學習，方便快捷，方式靈活，效率高。

二、新時代高校人事檔案管理面臨的挑戰

（一）技術方面的挑戰。國家的方針政策和法律法規是高校人事檔案管理工作的原則和基礎，各項工作都要圍繞這些原則和基礎來開展。高校人事檔案管理具有系統性、完整性、真實性、政治性、保密性等特征，嚴密的管理制度和管理程序是傳統高校人事檔案管理的特點，便于保管好檔案和嚴防檔案泄密。信息化時代，信息飛速傳送，人事檔案信息一旦泄露，以當下的傳播速度，在幾秒鐘之內就能造成不可挽回的損失。在高校人事檔案信息化道路的過程中，要妥善處理好信息的開發、利用和保密三者之間的關系，在確保高校人事檔案信息安全性、保密性的前提下，對人事檔案信息進行開發。為防止檔案信息被盜取、被篡改、被破壞等，要采用訪問和管理權限設置、安裝防火墻、登陸認證、口令認證等方式，選用科學的安保系統，在網絡管理技術方面保證人事檔案信息的安全，這些給人事檔案信息化管理帶來了更高的挑戰。

（二）工作人員業務能力挑戰。傳統模式下的高校人事檔案管理，依靠的是人工對檔案進行分類、整理、歸檔，提供的服務主要是通過人工查找的方式來滿足利用者的需求。而在信息時代，高校人事檔案工作人員要掌握新時代檔案信息管理的有關技術和設備的運用，才能適應新時代的發展需求，為檔案利用者提供更加優越的服務。信息時代，人工智能、自動化信息處理、聲像處理技術、網絡通信技術、微縮技術、計算機技術等在人事檔案管理工作領域的運用越來越廣泛，對高校人事檔案工作人員的素質要求也越來越高，對工作人員業務能力的挑戰前所未有，高校人事檔案工作人員僅僅熟識傳統的人事檔案管理知識、方式方法遠遠跟不上形式的發展。高校的人事檔案工作人員，要不斷進行培訓學習，接受繼續教育，掌握新設備的使用方法，掌握網絡緊急情況的應急能力和處理辦法，具備信息化時代人事檔案網絡建設、數字化建設的能力，開發優質高效的服務方式。

（三）管理投入方面的挑戰。伴隨著電子圖片、文檔、表格、視頻等電子檔案的出現，以及檔案的讀取、查閱對電子計算機的要求越來越高，高校人事檔案的管理越來越離不開計算機、高速掃描儀等現代化的硬件設備。要實現現代化的人事檔案服務，檔案信息的開發和整合、檔案數據庫的建設、檔案服務系統和平臺的建設、紙質檔案的數字化等，都需要配套的軟件設施，這些相應的軟硬件設施以及與之相關的技術應用，都需要投資大量的經費。另外，由于高校長期對人事檔案管理的投入不足，部分高校的檔案庫房還是融辦公、閱檔、倉庫為一間，空調、除濕機等溫濕度控制設備，防火、防盜等設備不足，對工作人員的檔案信息管理、服務的技術培訓不足，只有管理者加強高校人事檔案管理的投入，才能為實現高校人事檔案信息化提供有利保障。

三、新時代高校人事檔案管理信息化路徑

（一）樹立主動服務理念，形成創新工作思維。在傳統的人事檔案管理模式中，檔案利用者有需要則到檔案部門查閱，提供的是被動式的服務，這種服務理念直接阻礙了高校人事檔案信息的創新發展。在信息化建設的進程中，要改變高校人事檔案管理工作者的理念和思維，變被動服務為主動服務，以檔案利用者為中心，主動將人事檔案工作與網絡信息相結合，利用電子計算機、網絡、微信、微博、客戶端等平臺提高服務質量。創新高校人事檔案工作方式，人事檔案工作者要主動應用網絡技術開發檔案資源，將使用頻率高的人事檔案信息進行統計、總結、分析、凝煉、整合，以備檔案利用者提高檔案利用效率；主動建立功能豐富、安全便捷的檢索工具、檔案管理系統或網站，通過電話、網絡、微信等線上、線下的方式主動與檔案利用者交流，及時回復、解答檔案利用者提出的問題，與檔案利用者展開有效的互動。總之，高校人事檔案工作人員要樹立新型的服務理念，主動服務，以檔案利用者需求為中心，主動服務、熱情服務。

（二）提高人員業務素質，培養新型人才隊伍。提高高校人事檔案管理信息化水平，要提升檔案管理人員的綜合素質。加大人才培訓力度，定期組織檔案管理工作人員進行多媒體技術、通信技術、計算機網絡技術等知識的培訓，使他們能熟練操作現代化的信息管理設備，提高檔案管理人員掌握現代化信息技術的水平。實施業務能力提升工程，營造終身學習的良好氛圍，鼓勵檔案工作人員通過參觀考察、會議交流、學術研討、進修學習、學歷提升等方式提高業務素質，不斷更新工作人員的檔案知識。建立科學有效的激勵機制，提升檔案工作人員培訓學習和工作的積極性，鼓勵檔案工作進行業務創新，不斷提高檔案管理工作效率。對積極主動學習，掌握新技術能力強、進步快的高校人事檔案管理工作人員進行精神或物質獎勵，提高員工學習新知識和掌握新知識的自信心。建立公平公正的績效考核體制，公正地評價每一位員工。建立科學合理的人事檔案人才引進機制，將良好的道德素質，過硬的專業知識、實踐能力作為選用人才的標準，建立和培養一支有效促進高校人事檔案管理信息化的新型人才隊伍。

（三）加快檔案數字化進程，整合檔案數字資源。計算機技術的快速發展促使高校人事檔案信息載體的形式、人事檔案管理與服務方式發生了重大變化，檔案利用者對檔案服務也提出了更高的要求。目前，高校人事檔案工作人員越來越重視紙質檔案的數字化，但是對電子人事檔案的收集、整理和歸檔的意識還不夠強。要加大投入，利用電子計算機技術建立高校人事檔案數據庫，整合人事檔案資源，為檔案利用者提供便捷、豐富、準確、系統的檔案信息。積極應對信息時代對高校人事檔案管理的挑戰，在學校門戶網或檔案部門網頁的基礎之上，建立數字檔案館和移動通信服務平臺。各高校檔案部門應聯合協作，建立高校檔案信息資源平臺，將高校人事檔案與互聯網真正融合，整合高校人事檔案數字資源，促進人事檔案服務內容的豐富化、服務交流的雙向化、服務方式的快捷化，促進高校人事檔案信息資源的共享度。

（四）做好信息安全防范，保證檔案信息安全。在信息化時代，高校人事檔案的安全防范工作不僅要保護好紙質檔案，做好防火、防水、防潮、防蟲、防盜等工作，還要確保電子檔案的安全，確保人事檔案信息不被盜取、不泄露。高校檔案管理信息化進程中，要想在網絡環境大背景下人事檔案的利用方便快捷，人事檔案信息就存在一定的風險，人事檔案利用的便利性和檔案信息的安全性形成了一對矛盾。為保障檔案信息安全，對人事檔案使用人員的身份進行認證和設置使用權限是關鍵，可以設置賬號登陸系統，利用公民身份證、指紋認證、臉部標識等方式實現人事檔案信息利用的實名制，還可以根據檔案使用人員的身份信息，根據崗位與人事檔案所有者的關系等信息設置訪問權限，哪些人員可以查詢檔案人員具體詳細資料、哪些人員可以查詢總目錄、子目錄等，防止人事檔案信息被復制、損壞或者改動，確保人事檔案不被非法使用和訪問。確保人事檔案使用人員身份的真實性并將權限進行準確設置，確保檔案信息的安全。還要為網絡安裝高級別防火墻，定期備份數據庫信息和訪問日志，減輕惡意訪問對數據庫的破壞。

（五）拓寬檔案服務范圍，保障高效查詢利用。高校人事檔案部門要創新工作方式方法，充分發揮人事檔案應有的價值，拓寬檔案服務范圍，根據實際需要增加服務項目，采取線上、線下相結合的方式，重點挖掘線上服務方式，以進一步提高人事檔案服務水平。通過總結分析，可以根據不同用戶的需求開發差異化的服務方式，為檔案利用人員提供個性化的服務，充分利用網上預約、手機APP、微信公眾號等載體，使人事檔案可以直接在互聯網上查詢，消除空間和時間上的限制，實現人事檔案管理的開放化、網絡化，切切實實將高校人事檔案管理信息化水平提高到一個新的臺階。

四、結語

加快高校人事檔案管理信息化進程，要根據社會發展，對高校人事檔案面臨的機遇和挑戰進行科學全面的分析研判，不斷更新工作人員知識，樹立主動服務理念，以檔案利用者需求為中心，利用信息技術逐步形成創新工作思維；要提高人員業務素質，加大人才培訓力度，實施業務能力提升工程，建立和培養一支有效促進高校人事檔案管理信息化的新型人才隊伍。要加大投入，利用電子計算機技術建立高校人事檔案數據庫，整合人事檔案數字資源；做好信息安全防范，對訪問人員進行身份認證和設置使用權限，保證檔案信息安全；拓寬檔案服務范圍，達到高效查詢利用，充分利用信息科技，提高高校人事檔案管理工作效率和服務質量，使人事檔案更好地為建設一流高校工作作出應有的貢獻。