做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作的具體舉措和方法

文/秦皇島供電公司 陳志遠

辦公室作為與外界聯(lián)系的窗口，與內(nèi)部進行交流溝通的橋梁，具有綜合管理的特點，影響著企業(yè)的穩(wěn)定以及工作效率。伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，辦公室在企業(yè)中也逐漸扮演著越來越重要的角色。辦公室作為企業(yè)具有綜合性職能的部門，在日常各項工作中均發(fā)揮著不可替代的作用。

一、創(chuàng)新思路，積極進取，推動辦公室工作做精做優(yōu)

一是要增強工作創(chuàng)新的責任感和緊迫感。要認清不斷發(fā)展變化的形勢，明確辦公室所肩負的重擔，積極轉(zhuǎn)變觀念，科學思維，發(fā)揮辦公室工作的積極作用，更好地為企業(yè)協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。二是要培育創(chuàng)新精神。新形勢下會出現(xiàn)許多新情況、新問題、新變化、新矛盾、新挑戰(zhàn)，既有的知識和經(jīng)驗已經(jīng)無法應(yīng)對，必須以創(chuàng)新的精神，調(diào)查研究問題，尋求解決途徑，當好領(lǐng)導的“高參”。三是要創(chuàng)新工作方法。必須運用創(chuàng)造性的思維方式開展工作，由忙于抓具體事務(wù)，向善于抓大事、謀大事轉(zhuǎn)變；由注重做好眼前的工作，向搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，向主動服務(wù)、不斷提高工作質(zhì)量和效果轉(zhuǎn)變；由粗放式簡單應(yīng)對日常工作，向精細化管理轉(zhuǎn)變。

二、強化協(xié)調(diào)，督查到位，充分發(fā)揮參謀助手作用

督辦工作是辦公室的一項重要職責，是確保企業(yè)各項計劃目標和工作任務(wù)落實的基本手段。要突出工作重點，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展目標和工作任務(wù)開展督查，查工作進度，查實際成效，確保各項任務(wù)落實到位。要創(chuàng)新督查工作的方式，不能只是寫一、二篇督查報告，關(guān)鍵是要查有沒有落實到位。凡是沒有落實到位的，都要繼續(xù)督查，反復督，反復查，直到落實為止。通過強有力的督促檢查，推動企業(yè)重點工作的落實，提高督查工作的實效。

要重點強化三方面的調(diào)研：一是政策性調(diào)研，通過調(diào)研為企業(yè)出臺有關(guān)的政策提供依據(jù)。二是決策性調(diào)研，通過調(diào)研、座談、論壇等形式，為決策層多出好主意、好建議。三是經(jīng)驗性調(diào)研，通過調(diào)研總結(jié)推廣企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的典型經(jīng)驗和重要成果。

三、提高辦公室管理水平

（一）提高員工的專業(yè)素質(zhì)。辦公室的工作大多屬于繁雜的工作，要想做好就需要從下面四個方面來提高員工的綜合素質(zhì)。1.提高學習能力。社會大環(huán)境在變，辦公室管理人員不應(yīng)只局限于文字和協(xié)調(diào)工作上，在平時要多學習，這種學習不僅包括相關(guān)業(yè)務(wù)的學習，還要學習國家的政策及行業(yè)的動態(tài)。不斷積累相關(guān)的管理經(jīng)驗，并通過實踐培養(yǎng)個人的能力，提高綜合素質(zhì)，正確解決各種問題，使辦公室工作正常進行。2.提高協(xié)調(diào)能力。辦公室是一個具有綜合職能的部門，還是企業(yè)內(nèi)部各部門間進行溝通的橋梁，所以我們要協(xié)調(diào)好各部門間的工作。為了保證決策能夠更有效地實施，辦公室的工作人員要通過實踐鍛煉自己的協(xié)調(diào)能力，使辦公室完美地發(fā)揮職能，更好地服務(wù)于公司。3.提高表達能力。辦公室不僅需要對領(lǐng)導進行工作的匯報，還需要向員工傳達命令，這就要求辦公室的工作人員具有良好的表達能力。此外，辦公室是企業(yè)與外界溝通的中間橋梁，所以表達的能力與企業(yè)的形象掛鉤，因此要提高辦公室員工的表達能力。4.提高創(chuàng)新能力。當今社會辦公室在企業(yè)中擔任的職能變得越來越多樣化，辦公室的管理人員需要擁有創(chuàng)新的能力才能滿足企業(yè)管理的需求，對管理理念進行更新，為管理工作提供新的思路，合理并科學地進行各項管理。

（二）完善辦公室綜合管理體系。1.鼓勵與獎勵。辦公室的領(lǐng)導者要鼓勵辦公室的工作人員在工作中不斷進步，努力爭取成為優(yōu)秀工作者。鼓勵員工一切要以服務(wù)群眾為目的，不為蠅頭小利而背棄工作道德。鼓勵員工將個人利益服從于部門利益、企業(yè)利益、群眾利益貫徹于日常的工作中。對于作風優(yōu)良、業(yè)績優(yōu)秀的工作者，我們應(yīng)該加以獎賞并將這種獎賞變成動力，來激發(fā)辦公室其他同事的工作效率，使辦公室營造出一種良性的競爭氛圍，在這樣的環(huán)境下，辦公室的工作與服務(wù)效率一定會不斷地優(yōu)化提高。2.禁止與懲罰。辦公室的每位成員間相互監(jiān)督，禁止不良行為發(fā)生，不允許出現(xiàn)因為一個人的錯誤而導致集體利益受害的現(xiàn)象。對于工作態(tài)度懶散、效率低下以及做出損害集體利益的員工，應(yīng)該有相應(yīng)的懲罰，懲罰根據(jù)行為的嚴重性來定。企業(yè)不同，辦公室的情況會有所不同，懲罰的方式也會不同。通過這樣的懲罰，使辦公室成員引以為戒，杜絕再次發(fā)生錯誤。這樣才能更好地提高辦公室的綜合管理水平，讓辦公室管理服務(wù)于企業(yè)。

四、結(jié)束語

在企業(yè)發(fā)展中，辦公室要發(fā)揮好參謀助手、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查的作用，不斷加強“四個能力”建設(shè)，努力把辦公室建設(shè)成為一個“開拓創(chuàng)新、勤奮學習、團結(jié)協(xié)作、高效服務(wù)、扎實工作、能打硬仗”的堅強集體，以更高的標準和要求努力工作、超前工作、創(chuàng)新工作。