淺談設(shè)計(jì)工程備案與備案資料存檔的重要性

文/中國(guó)電建集團(tuán)華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 李若素

當(dāng)今社會(huì)，政府為大力抓好建設(shè)工程合同管理，為把市場(chǎng)培育發(fā)展成統(tǒng)一、開(kāi)放、競(jìng)爭(zhēng)、有序的大市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，為生產(chǎn)生活提供優(yōu)質(zhì)建筑產(chǎn)品，為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。設(shè)立了以各地建筑工程規(guī)范為法律依據(jù)，實(shí)施設(shè)計(jì)建設(shè)工程備案，為規(guī)范建筑市場(chǎng)起到了一定的作用。設(shè)計(jì)建設(shè)工程備案的意義在于監(jiān)督審查機(jī)構(gòu)的工作，認(rèn)可審查合格的設(shè)計(jì)圖紙的合法性。只有通過(guò)建設(shè)行政主管部門的備案手續(xù)，該設(shè)計(jì)圖紙才能正式用于建筑施工，否則該設(shè)計(jì)圖紙是非法的。

當(dāng)然建設(shè)單位收到勘察設(shè)計(jì)單位的資料后，最后肯定是要做資料存檔的，各個(gè)省市都有相關(guān)的規(guī)定。外省勘察設(shè)計(jì)單位入本省的相關(guān)規(guī)定，可到每個(gè)省市的城鄉(xiāng)建設(shè)網(wǎng)上查找相關(guān)資料。至于涉及施工圖，那是勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目實(shí)施階段必走的一個(gè)環(huán)節(jié)，這對(duì)整個(gè)工程合同管理規(guī)范建筑市場(chǎng)有重大意義。由于我單位的設(shè)計(jì)工程備案很多是省外設(shè)計(jì)項(xiàng)目備案，需按當(dāng)?shù)卦O(shè)計(jì)工程備案規(guī)定辦理。

工作原因，我曾數(shù)十次去各省市縣進(jìn)行設(shè)計(jì)工程備案。我單位屬大型央企，獲得住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部（注：原建設(shè)部）頒發(fā)的工程設(shè)計(jì)、勘察、造價(jià)、監(jiān)理等諸多甲級(jí)證書(shū)。我單位承接過(guò)許多跨省工程，在跨省工程備案的實(shí)際操作過(guò)程中，有些自己的體會(huì)。希望縮小備案這項(xiàng)工作本來(lái)目的與實(shí)施效果之間的差距，最終是推動(dòng)行業(yè)向前發(fā)展的。

一、備案材料的要求各地不一

外省企業(yè)入準(zhǔn)入地各市縣信息備案均需提供企業(yè)工程技術(shù)人員的身份證和近三個(gè)月社保證明；項(xiàng)目備案需提供項(xiàng)目經(jīng)理、各專業(yè)負(fù)責(zé)人、注冊(cè)人員身份證明和注冊(cè)執(zhí)業(yè)證書(shū)。我每回帶去各地核驗(yàn)的各種證書(shū)原件都可用一個(gè)拉桿箱裝。十分害怕將這些單位和個(gè)人的重要資質(zhì)證書(shū)弄丟，但為了滿足各地建設(shè)部門要求提供的個(gè)人注冊(cè)執(zhí)業(yè)證書(shū)原件，非注冊(cè)人員職稱證書(shū)、畢業(yè)證書(shū)、勞動(dòng)合同等證明原件的規(guī)定要求，也不得不按章行事。然而即便這樣還會(huì)因各地核驗(yàn)員不同，核驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)理解不同，有時(shí)人員專業(yè)與資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)不完全吻合，核驗(yàn)員會(huì)要求再次提供個(gè)別人員資質(zhì)證明或直接否定配備人員。我往往要再跑當(dāng)?shù)刂匦逻f交一次按核驗(yàn)員要求提供的核驗(yàn)材料。

希望備案材料各建設(shè)行政部門能統(tǒng)一范圍要求，核驗(yàn)員經(jīng)過(guò)建設(shè)行政部門培訓(xùn)上崗。

二、備案是多級(jí)多次核驗(yàn)

去外省承攬工程所在地地市級(jí)建設(shè)主管部門辦理企業(yè)信息備案時(shí)，先帶各種備案材料進(jìn)行一次核驗(yàn)，核驗(yàn)完成再將備案材料提交到縣級(jí)建設(shè)主管部門辦理。在縣級(jí)建設(shè)主管部門辦理過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)一點(diǎn)問(wèn)題要進(jìn)行修改（比如需補(bǔ)報(bào)一個(gè)人的最近社保證明），那么我還要返回地級(jí)市所在建設(shè)主管部門再重新核驗(yàn)資質(zhì)。在此之前，備案材料網(wǎng)上錄入核驗(yàn)地級(jí)市和縣建設(shè)主管部門已進(jìn)行過(guò)一遍。希望工程備案減少審查層級(jí)和重復(fù)核驗(yàn)。

三、取消身份證原件核驗(yàn)

希望進(jìn)準(zhǔn)入地備案時(shí)，核驗(yàn)各種復(fù)印件和原件時(shí)不要身份證原件，因?yàn)樯矸葑C信息是全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的，企業(yè)在申請(qǐng)各項(xiàng)企業(yè)資質(zhì)時(shí)身份證原件就已審核過(guò)。而單位的技術(shù)人員經(jīng)常要出差，收齊技術(shù)人員身份證很難實(shí)現(xiàn)，因此身份證原件核驗(yàn)最好能取消，而只要核驗(yàn)加蓋單位章的身份證復(fù)印件。

四、跨省工程備案的其它要求

準(zhǔn)入地的各級(jí)建設(shè)主管部門在要求外省備案企業(yè)所在地主管部門出具出省、行業(yè)、誠(chéng)信證明的同時(shí)還對(duì)外省市企業(yè)承攬工程業(yè)務(wù)附加條件。比如還要求查看企業(yè)的獲獎(jiǎng)、銀行擔(dān)保、工商等文件，有些文件在一般企業(yè)取得的效率和時(shí)間上都有難度，這樣勢(shì)必給企業(yè)帶來(lái)許多成本和麻煩。希望外省企業(yè)與本省企業(yè)在工程備案這件事上能平等對(duì)待，在各地市享有相同建設(shè)權(quán)。

五、備案申請(qǐng)資料存檔的重要性

由于備案準(zhǔn)入地保存?zhèn)浒覆牧弦蟾鞑幌嗤?，我們?zhǔn)備備案申請(qǐng)表份數(shù)也各不一樣。這些細(xì)節(jié)會(huì)造成對(duì)工程進(jìn)展的不利影響。曾經(jīng)發(fā)生過(guò)建設(shè)單位遺失我單位已備案好的《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目備案申請(qǐng)表》原件，去準(zhǔn)入地質(zhì)檢部門進(jìn)行施工圖審核。準(zhǔn)入地建設(shè)局一定要拿到備案好的紙質(zhì)《勘察設(shè)計(jì)備案申請(qǐng)表》原件存入建設(shè)局的檔案中，才給辦理項(xiàng)目建設(shè)方準(zhǔn)入的事件。最終我設(shè)計(jì)方拿出已存入我單位檔案中心的一份備案申請(qǐng)表原件，一級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，將申請(qǐng)表原件給準(zhǔn)入地后，此項(xiàng)目才得以完成項(xiàng)目的圖紙審核工作，沒(méi)有影響后面的施工進(jìn)程和竣工等工序。

設(shè)計(jì)工程備案完成后備案資料存檔十分重要，它是項(xiàng)目工作過(guò)程中一個(gè)不可缺失的工作環(huán)節(jié)，備案存檔資料成為后續(xù)項(xiàng)目工作完成的重要依據(jù)。備案資料的管理和其他各類工程檔案一樣，不僅僅局限于收集起來(lái)，束之高閣就完事大吉，應(yīng)通過(guò)備案文件科學(xué)、系統(tǒng)地管理，為政府決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，為建設(shè)行政主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行動(dòng)態(tài)管理提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料，為建設(shè)單位和社會(huì)各界對(duì)工程項(xiàng)目的監(jiān)督提供詳細(xì)、真實(shí)的信息，而這些工作正是我單位檔案中心的工程檔案管理之一，將備案工作和工程檔案工作結(jié)合，必定會(huì)促進(jìn)工程建立和完善，促進(jìn)建設(shè)市場(chǎng)的科學(xué)、有序、規(guī)范化發(fā)展。加強(qiáng)備案材料檔案管理，更有助于單位的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)各類建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)工作，大大提高工作效率。