煤礦建設項目檔案管理工作的難點與對策

文/寧夏銀星煤業有限公司 史宏珍

對于建設項目檔案管理而言，其是為后續的生產經營和竣工驗收提供科學指導的有效依據。因此，建設項目檔案管理水平的高低對于煤礦企業發展影響較大，需要企業相關領導給予足夠的重視，確保企業生產和運營各個環節順利開展。

一、煤礦建設項目檔案管理工作的難點分析

（一）重視不夠。在煤礦企業建設過程中，負責人都將重點放在了現場管理工作中，對于建設項目檔案管理方面的投入精力過少，加之沒有認清建設項目檔案管理工作的重要性，所以僅僅設置一兩個人開展檔案管理工作，人員素質水平達不到相應標準，同時在設備投入方面也存在嚴重的不足，制約了建設項目的后續實施。

（二）檔案管理工作指導相對困難。現階段，我國煤礦企業建設項目管理結構和經營方式都朝著多元化方向發展，這也要求建設項目檔案管理工作也必須要符合多元化要求，同時由于煤礦建設項目開展周期較長，從項目開始到結束大約需要六七年的時間，所以涉及到的資料檔案內容較多，管理難度較大，加之項目建設過程中會出現變更情況，使得建設項目檔案管理難度進一步被加大，必須要加強重視和投入，否則檔案管理將流于形式。

（三）建設項目與檔案管理沒有同步進行。在煤礦企業建設項目開展的前期，沒有使檔案管理工作同步進行，導致檔案存放過于隨意，到了項目建設中期需要進行檔案查詢時，才意識到檔案管理的重要性，這就大大降低了建設項目開展效率，詳細的問題體現在以下幾個方面：第一，由于檔案管理工作沒有與建設項目同步進行，所以導致檔案資料收集和處理出現嚴重的滯后性，無法發揮出實質性作用。第二，對于項目后續的驗收階段，存在嚴重的審核不規范現象，此問題主要是煤礦企業沒有在驗收單位中設置檔案管理人員，使得審核階段得不到檔案管理工作的指導，最終給企業項目建設質量造成嚴重影響。第三，檔案收集和存檔的無效文件較多，不具有相應的法律效力，所以給建設項目的開展造成嚴重影響，此問題出現的主要原因是企業在重要檔案資料收集時大都是復印件，缺少原件，所以導致出現了一些無法律效力的無效文件。

二、煤礦建設項目檔案管理難點的控制對策

（一）提高建設項目檔案管理水平。首先，煤礦企業領導要認清建設項目檔案管理的重要性和復雜性，這是提高建設項目檔案管理水平的關鍵所在。具體可以通過加強投入、明確職責等方式進行管理，確保建設項目檔案管理真正發揮作用。其次，相對比其它類型的檔案管理工作而言，煤礦建設項目檔案管理復雜程度較大、難度較高，所以需要各個部門進行協調配合，全員參與開展檔案管理工作。最后，對于建設項目的檔案管理，還需要做好過程管理工作，即要求施工單位實行事前、事中和事后的控制模式，以此確保建設項目檔案管理工作的高效開展。

（二）完善建設項目檔案管理相關制度。對于建設項目檔案管理工作而言，需要有健全完善的制度作為支撐，而完善該制度需要嚴格控制以下幾方面內容：第一，為了確保檔案管理工作發揮出實質性作用，需要將檔案管理工作納入合同管理條例中，即在建設項目合同簽訂時，將相關的文件資料和信息進行規范，以指導后續建設項目的有序進行。第二，將檔案管理工作與工程結算相結合，具體是在建設項目工程結算時，需要檔案管理相關部門進行簽字確認，如何沒有進行簽字，工程部門不可以辦理相應的結算，此制度的建立可以提高檔案管理工作地位，使其真正指導建設項目的開展和實施。第三，建立規范的獎懲制度，將建設項目經濟利益與各個部門和人員進行掛鉤，這樣既可以達到提高檔案管理水平的目的，同時也可以有效調動人員的工作積極性。

（三）注重建設項目檔案管理的實效性。首先，加強建設單位負責制。決策層要統籌安排，掌握信息，全面負責，牽頭抓總；執行層要扎實工作，逐項去落實，針對問題，提出整改意見，達到提高管理水平的最終目的。其次，發揮監理部門的監督管理作用。建設項目監理單位除按照建設單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對施工單位文件材料形成情況進行質量檢查把關，對施工過程中的每個控制節點、每個環節進行審核，及時發現問題并提出整改意見。最后，加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責任心強、業務素質高和有一定組織協調能力的人員從事檔案工作，并配備相應的庫房、裝備、裝具，為做好建設項目檔案工作提供必備條件。

三、結束語

綜上所述，在煤礦建設項目實施整個過程中，建設項目檔案管理工作發揮著巨大的作用。不同于其它檔案管理，建設項目檔案管理復雜性較高，需要對其中各個環節進行嚴格控制，以確保建設項目的有序開展和實施。