淺談公立醫院的會計檔案管理

文/濰坊市婦幼保健院 李文清

一、公立醫院會計檔案管理的主要內容和意義

（一）公立醫院會計檔案管理的主要內容。公立醫院是隸屬于政府部門的事業單位，因此公立醫院在管理和運營方面具有特殊性。會計檔案管理是公立醫院檔案管理工作的重要部分，關系醫院的運營和發展。公立醫院的會計檔案管理是由其作為政府事業單位的會計檔案管理和作為醫院本身的會計檔案管理兩部分組成的，具體包含了各部門的預算和結算、醫療改革、財務報告、相關會計憑證和會計賬簿、醫療事業發展等內容。故公立醫院的會計檔案管理具有其自身的獨特性和復雜性。會計檔案管理是指對會計檔案進行處理歸檔。公立醫院會計檔案是會計工作人員進行專業核算時的重要資料和證據，記載和反映了公立醫院經濟業務具體狀況，屬于公立醫院的機密經濟檔案，是檢查公立醫院歷史經濟活動的關鍵依據，也是政府檔案的重要組成部分。自2015年《會計檔案管理辦法》頒布實施以來，公立醫院會計檔案管理逐步由紙質化向電子化的方向發展。公立醫院作為醫療衛生事業單位，是直屬于國家的民生單位，接受政府的調控、補助、監督、管理。因此還包含普通事業單位會計檔案管理之外的部分，如醫療保險結算賬目明細，醫療衛生事業教育科研立項經費開支細目表，各科室部門年度預算、年底結算報表，醫院藥物價格明細表，公立醫院績效考核管理及職稱評定狀況，本院、片區同類醫院以及行業發展動態數據匯整等。

（二）公立醫院會計檔案管理的意義。公立醫院的會計檔案鮮明展示了醫院的歷史和現狀，并能據此對醫院的未來發展進行合理預估。加強公立醫院會計檔案管理的意義主要體現為以下幾方面：1.公立醫院會計檔案是對醫院財務明細的記錄，具有完整性和真實性，是查詢歷史數據信息的保障。醫院面對稅收查證、經濟糾紛等狀況時能夠及時查找相關檔案記錄處理問題。2.公立醫院自身的會計檔案管理水平也體現了醫院的運營狀況。會計檔案屬于單位機密檔案，是公立醫院經濟活動全過程的真實寫照。是對醫院發展狀況進行客觀評價的依據，也是對政府部門針對公立醫院提出的相關政策實施效用的經濟評判材料，還是公立醫院完善自身、政府部門改進相關政策的重要參考。3.在大數據時代，采用現代信息技術對公立醫院的會計檔案進行管理，能夠提高工作效率，實現公立醫院勞動力的更優分配，促進公立醫院各科室健康運行。

二、公立醫院檔案管理中的問題

公立醫院是負責醫療和醫藥衛生等的特殊事業單位，因此醫院工作人員多數為醫務工作者，雖然醫院均針對擔任行政工作的人員開設了相對應的專題培訓，但這樣的培訓不足以實現管理的科學性和高效性。因此公立醫院會計檔案管理中還存在諸多癥結。

（一）輕視會計檔案管理，管理工作人員專業素養較差，專業人員儲備不足。醫院首要職能是救死扶傷，主要人員構成是醫務工作者。公立醫院會計檔案管理長期處于被忽視的狀態，上級領導對會計檔案管理工作的理解不夠深入，造成會計檔案管理專業人員素質偏低、數量不足，軟、硬件設施落后。財務、紀檢、審計等專業部門對待會計檔案管理工作也缺乏嚴肅性。公立醫院會計檔案管理需要各部門相互配合，各司其職按照規則執行，但現存會計檔案管理規章制度不完善，工作人員工作隨意性較強，規則章程流于形式。例如會計檔案整理歸檔周期較長，易造成檔案遺失；會計檔案查詢流程不完善，增加了查閱和回收的難度；會計檔案資料收集不全面，無法實現全面管理；無效會計檔案銷毀隨意性較強。這些問題嚴重阻礙了會計檔案管理工作價值的發揮，進一步加重了大家對于會計檔案管理的誤解。一方面公立醫院現有會計檔案管理工作人員多數為非專業出身，專業素養不達標，工作嚴謹性不夠，造成會計檔案中容易出現如打印、編號、格式等基礎錯誤；進行會計檔案管理的思路和方式跟不上時代需求。另一方面，部分工作人員還要兼任醫院其他崗位的工作，人員流動性較強，工作積極性和主動性不足，工作經驗貧乏，工作方式策略不當。

（二）公立醫院會計檔案管理方法落后，程序不規范。隨著信息技術的蓬勃發展，電腦、軟件、大數據等都被引入會計檔案管理領域，對會計檔案管理人員的知識技能儲備提出了更高的要求。當前公立醫院會計檔案管理采用紙質化管理居多。紙質檔案管理存在諸多痼疾，如數量較大存儲困難，整理耗時較長，容易出現資料遺失和損毀，難以進行歷史資料匯整和經驗總結等。已開始采用電子化管理的醫院，在網絡安全問題等發面還存在缺失。此外公立醫院會計檔案管理體系不完善，缺乏針對相關工作人員的專題培訓，會計檔案管理的程序不健全。

（三）公立醫院會計檔案管理缺乏自身獨特性。公立醫院除了一般檔案管理之外，還包含了大量財務和醫療相結合的特殊檔案，因此在管理中必須注重方法選擇，不能一概而論。近年來，國家針對公立醫院頒布了大量的政策條例，只有通過對相關會計檔案的整理總結才能明確醫療改革的具體執行情況和執行效果。但目前醫院缺乏對這一部分會計檔案的敏感性，管理過程存在疏漏。此外新的會計管理辦法未明確此類具備行業獨特價值的會計檔案管理標準。因此難以查明相關醫療改革的優劣，不能為國家醫療改革計劃的完善提供有效參考。

三、提升公立醫院會計檔案管理質量的建議

根據以上對我國公立醫院會計檔案管理存在的問題進行分析，可以看出公立醫院要實現可持續發展，減少經濟風險，提高行業競爭力，就必須盡快優化會計檔案管理工作，跟上時代發展的步伐。

（一）強化對會計檔案管理工作的認識。目前公立醫院缺乏對會計檔案管理工作的正確認識，重視程度較低。首先領導群體要積極理解會計檔案管理的重要性，樹立正確的會計檔案管理理念，強化全局意識。在醫院成立專門的會計檔案管理團隊，從組織體系上逐步完善管理工作。其次在醫院全體人員中加強對會計檔案管理的宣傳。最重要的是必須提升會計檔案管理一線工作人員的工作意識，促進工作方式的轉變。會計檔案管理工作人員要善于總結傳統管理模式的優點，靈活結合現代信息技術；他們能否突破傳統的管理模式，積極創新工作方法制約著檔案管理工作的推進。

（二）提升會計檔案管理工作團隊工作素養。大數據時代，醫院會計檔案管理受到電子信息技術的影響，會計檔案管理的挑戰再次升級。如果能將電子信息技術科學運用到會計檔案管理領域，將大幅度提升管理效率，很多歷史難題也能迎刃而解。但如果電子信息技術的運用缺乏合理性，將適得其反。因此會計檔案管理工作人員的專業素養至關重要。醫院可以通過以下幾點逐漸提高會計檔案管理的專業性，1.考察全院實際情況，設置專職會計檔案管理工作人員，逐步完善會計檔案管理體系。2.提高會計檔案管理工作人員的招聘要求。3.定期開展專業培訓，并購置相關專業書籍、網絡課程供工作人員進行自我提升。

（三）完善會計檔案管理策略，加強醫院內部控制。會計檔案管理應該逐步從紙質化和電子化協同管理，過渡到無紙化電子管理。并且要增強對公立醫院特殊會計檔案的重視，公立醫院直接接受上級政府部門的監督控制，執行國家頒布的醫療改革政令。會計檔案中的數據信息，能夠展示醫療改革對醫院運營的影響，進一步指導后續的醫療改革。會計檔案屬于財務機密文件，因此電子化管理方式必須加強網絡安全，防止病毒入侵、黑客攻擊等。此外強調合理有效的內部控制，能夠有效降低風險，避免錯誤，實現全院人員共同規范會計檔案管理行為。