電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享服務(wù)

文/福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院茶葉研究所 章細(xì)英

數(shù)字檔案與電子文件歸檔都是現(xiàn)代化的科技帶來的產(chǎn)物，充分利用元數(shù)據(jù)即電子文檔，以其為基礎(chǔ)，利用數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)電子文件的集成管理和服務(wù)。以滿足信息社會對最新檔案信息的需求。

一、電子檔案

電子文件歸檔組成了電子檔案，是電子計算機(jī)在進(jìn)行傳輸、存儲和其他一系列處理操作的數(shù)碼序列。電子文件的運(yùn)用涉及兩方面：一是紀(jì)錄技術(shù)性的電子文件，一般為科研活動或生產(chǎn)中的文件。二是用于交流信息、辦理公務(wù)、日常處理一般事物所產(chǎn)生的電子文件。電子文件的存儲載體為計算機(jī)和相應(yīng)的軟件，電子文件可以在不同存儲器之間進(jìn)行傳遞和復(fù)制，使得電子文件具有易刪除性、易更改性、易復(fù)制性。

二、數(shù)字檔案

數(shù)字檔案為數(shù)字化的信息系統(tǒng)，把分散于各個載體、不同地區(qū)的信息資源以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲，并以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行利用、傳播，實現(xiàn)資源共享。數(shù)字檔案存儲的方式為二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式，可以對各種檔案內(nèi)容進(jìn)行處理，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)。廣泛應(yīng)用于多媒體技術(shù)、通信技術(shù)和計算機(jī)應(yīng)用中。數(shù)字檔案是將原始的檔案資料，例如：紙張、錄像帶等，通過對文件的掃描、壓縮、文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換等方式將原始的檔案材料轉(zhuǎn)換成圖片、聲音和視頻文件，文字識別、分級存儲管理等技術(shù)可以將圖片文件進(jìn)行處理，把文件的索引字段和文件圖片存儲于一些大容量的存儲介質(zhì)上，實現(xiàn)資源共享利用，數(shù)字檔案資料可以發(fā)布于互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、基業(yè)內(nèi)部網(wǎng)等平臺上，并且可以通過各種查詢手段對所需要的檔案資料進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的檢索。數(shù)字檔案將時空上互相分散的檔案資料連接一體，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，使之成為一個有機(jī)系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案與電子文件

電子文件的大量產(chǎn)生促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案資料向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變。電子文件比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更趨近于檔案數(shù)字化的要求，是計算機(jī)運(yùn)用的必然結(jié)果，從形式上看它是“數(shù)字化”的，能夠借助網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)實現(xiàn)傳遞與利用，數(shù)字檔案是電子文件檔案的技術(shù)升級，能夠使資源傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息共享、存儲海量化等。在管理方面由于采取的文件保管模式不同，在電子文件管理采取不同的管理模式時數(shù)字檔案也需要采取不同的技術(shù)支持。

四、電子文件集成管理與數(shù)字檔案館的建設(shè)

電子元件與傳統(tǒng)檔案數(shù)字化形成的電子元件，是數(shù)字檔案館的對象。數(shù)字檔案館的建立為電子文件的真實性、長期有效性和資源的完整性提供保障。數(shù)字檔案將集成管理的電子文件檔案提供一體化的檢索和共享服務(wù)。就數(shù)字檔案館的電子文件而言，可以為電子文件的組織、維護(hù)、發(fā)布、銷毀等提供一套更加規(guī)范和完善的工作機(jī)制，數(shù)字檔案館的建設(shè)是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

五、電子文件檔案與數(shù)字檔案共享——數(shù)字檔案館

（一）含義。 數(shù)字檔案館通過計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將電子文件和其他檔案或信息進(jìn)行有序地存儲和進(jìn)行處理。它的任務(wù)是參與并控制現(xiàn)行文件，與傳統(tǒng)檔案館僅僅管理最后階段藏入檔案館的文件的形式相比，數(shù)字檔案館是有效處理電子商務(wù)和電子政務(wù)系統(tǒng)以及各行各業(yè)的信息系統(tǒng)中形成的電子文件，可以讓特定的用戶和社會提供文件各項信息服務(wù)。

（二）信息資源渠道。館外各立檔單位的檔案資料的電子文件；將存儲在傳統(tǒng)檔案館中的檔案文件進(jìn)行了數(shù)字化的傳統(tǒng)載體檔案；立檔單位現(xiàn)有的電子文件進(jìn)行的直接輸入。

（三）工作方向。將館外所有分布式存放的電子檔案、集中存放在數(shù)字檔案館中的經(jīng)過數(shù)字化處理的傳統(tǒng)載體的檔案、最新形成的現(xiàn)行電子文件和需要永久保存的電子文件進(jìn)行集中管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多次數(shù)、多用途、多場合的充分使用，并提供對外共享服務(wù)。

六、數(shù)字檔案館存儲體系建設(shè)

（一）集成模式。集成（integration）指的是將一些孤立的事物或元素進(jìn)行綜合、融合，產(chǎn)生聯(lián)系，使之一體化成為整體。對電子文件管理而言，集成主要分為系統(tǒng)集成、服務(wù)集成和數(shù)據(jù)集成三個方面。系統(tǒng)集成是指在對電子文件進(jìn)行形成、管理、輸出等一系列處理時系統(tǒng)平臺之間的集成。數(shù)據(jù)集成是指元數(shù)據(jù)和其他信息資源在內(nèi)的電子文件集成，依托數(shù)字檔案系統(tǒng)的運(yùn)行特點和模式以及其目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代的信息科技技術(shù)對整個數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行全方位的管理。是對具有自治性、異構(gòu)性和分布性的電子文件進(jìn)行處理的全過程實施的，確保電子文件的有效性、真實性和動態(tài)性。集成服務(wù)是指通過數(shù)據(jù)和系統(tǒng)集成完成統(tǒng)一的搜索引擎等服務(wù)路口，為用戶提供信息的定位和檢索等功能。另一方面就是通過將所有的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式綜合集成在一起，通過公共服務(wù)平臺為廣大用戶提供高質(zhì)量和滿意的信息服務(wù)。集成服務(wù)是在集成管理的基礎(chǔ)上有效進(jìn)行的。

（二）元數(shù)據(jù)集成。元數(shù)據(jù)管理是電子文件管理的核心問題，元數(shù)據(jù)集成是分散于外部其他系統(tǒng)中的電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行的集中管理，元數(shù)據(jù)是電子文件管理的主要工具，為電子文件的查詢和利用提供更為便捷的服務(wù)，確保并且可用于證明電子文件的真實性、長久和有效性，有利于文件的長期保存。元數(shù)據(jù)集成實現(xiàn)方式是構(gòu)建電子文件元數(shù)據(jù)倉庫（Metadata repository），元數(shù)據(jù)倉庫實現(xiàn)了電子文件的集中管理。

（三）分布式存儲。隨著政務(wù)信息的對外公開，檔案部門的主要職責(zé)是面向整個社會提供現(xiàn)行文件信息服務(wù)。存儲系統(tǒng)是數(shù)字檔案的重要組成部分，數(shù)字檔案館除了對文件進(jìn)行永久性的保存之外，也需要保存一些現(xiàn)行文件和原本沒有進(jìn)館需要的檔案。電子文件的廣泛運(yùn)用和原有檔案的數(shù)字化，面對海量存儲帶來的壓力，應(yīng)當(dāng)建立分布式存儲與集中式存儲兩種管理策略，將那些“非必需”即短期或長期保管的文件和現(xiàn)行電子文件由系統(tǒng)進(jìn)行分布制存儲，避免非必需文件充塞于整個管理系統(tǒng)，從而造成管理混亂，使電子文件管理處與優(yōu)化狀態(tài)。

（四）安全問題。大多數(shù)數(shù)字檔案庫都會定期備份電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)，在電子文件遭到破壞時可以將已經(jīng)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。如果某個電子文件遭到惡意更改，數(shù)字檔案系統(tǒng)沒有及時獲知篡改信息，備份系統(tǒng)就會備份出錯誤的電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)，使電子文件失去真實性。因此，可以建立實時的響應(yīng)機(jī)制和備份機(jī)制，以及同時建立兩套元數(shù)據(jù)集、兩套電子文件和元元數(shù)據(jù)。所謂元元數(shù)據(jù)是關(guān)于元數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)，通過一個標(biāo)識符生成器生成唯一一個標(biāo)識符，來驗證電子文件元數(shù)據(jù)的真實性。通過這些手段切實保障檔案信息的安全。

七、結(jié)語

隨著檔案數(shù)據(jù)的日益增長以及檔案業(yè)務(wù)逐漸走向成熟，電子文件歸檔與數(shù)字檔案有機(jī)結(jié)合，建立更加高效可靠的檔案數(shù)字資源存儲體系，使得檔案的處理工作變得更為簡潔，內(nèi)容更為明確，實現(xiàn)信息服務(wù)大眾化，并實現(xiàn)檔案信息共享的目標(biāo)。