淺談水利工程檔案管理

陳浩

摘要：在水利工程建設(shè)的過程中檔案管理工作非常的重要，不僅是國家水利檔案建設(shè)中的重要組成部分，并且還是水利工程建設(shè)中重要的資料參考。本文主要就水利工程檔案管理中存在的問題和解決的措施進(jìn)行簡單的討論。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；主要問題；解決措施

引言：水利工程的建設(shè)關(guān)系著農(nóng)田、生態(tài)、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、居民生活等很多領(lǐng)域，水利工程中檔案的記錄管理是工程建設(shè)中重要信息資料，提高水利工程檔案管理工作的科學(xué)性、合理性、保密性和信息化都是具有非常重要的意義。

一、水利工程檔案管理的工作概述

我國的水利工程檔案主要是工作內(nèi)容就是對水利工程中相關(guān)的設(shè)備資料、施工進(jìn)度、設(shè)計(jì)方案、工作問題、解決措施、工程竣工、工程驗(yàn)收等，進(jìn)行全面系統(tǒng)的記錄，從而保障水利工程的施工質(zhì)量和施工效率。

在水利工程施工之前，首先就是對施工的環(huán)境和地質(zhì)條件進(jìn)行勘查，并采集相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，其中主要包括施工區(qū)域的地理位置、植被覆蓋情況、水土的質(zhì)量檢測等。在工程進(jìn)行施工的過程中要嚴(yán)格的按照設(shè)計(jì)的方案進(jìn)行作業(yè)，一旦遇到突發(fā)的事故，不僅要及時(shí)有效的對事故進(jìn)行處理，并且還要對事故發(fā)生的實(shí)際狀況和處理的方案，以及最后處理之后的效果進(jìn)行詳細(xì)的記錄。在水利工程建設(shè)的過程中還需要對所有的工作人員開展的工作情況，進(jìn)行詳細(xì)系統(tǒng)的記錄，其中施工企業(yè)的人員配置情況、施工材料的使用情況、建設(shè)投入的成本等，都是水利工程檔案管理中基礎(chǔ)的組成部分。在水利工程竣工之后還需要對整個(gè)水利工程進(jìn)行施工質(zhì)量的鑒定，以及對應(yīng)的檢查結(jié)果和驗(yàn)收時(shí)做出了那些技術(shù)的調(diào)整等等，都要全部記錄到檔案管理工作中，給水利工程的后期核查留下重要的參考資料。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1.收集與歸檔的不到位

水利工程檔案管理的工作和其他事業(yè)單位的檔案管理工作具有本質(zhì)上的差別，在水利工程檔案管理工作開展的時(shí)候，一般是從水利工程項(xiàng)目的確定就已經(jīng)開始了，并且在檔案資料收集的過程中往往會出現(xiàn)一些不可控的因素，這樣就加大了水利檔案資料收集管理的工作難度。

在一些小型的水利工程建設(shè)過程中由于施工周期和施工要求的不同，水利檔案還沒有收集到太多有效的信息資料，該項(xiàng)水利工程就已經(jīng)竣工了，這就說明水利檔案的管理工作沒有切實(shí)推行到?jīng)]一個(gè)水利工程項(xiàng)目中去。在大型的水利工程建設(shè)的過程中施工的周期一般比較長，并且參與建設(shè)的單位也比較多，這樣在檔案資料收集的時(shí)候，就會由于收集整理的數(shù)據(jù)信息非常的多，內(nèi)容都非常的重要，工作的時(shí)間又比較緊張，從而在整理的過程中出現(xiàn)了遺漏的情況。還有就是很多的施工單位，為了節(jié)約施工的成本都會在勞務(wù)市場招聘一些臨時(shí)的施工人員，這些工作人員的流動性非常高，也給水利檔案管理工作造成了一定的困難。目前有一部分水利工程的檔案管理工作沒有提高管理意識，很多的數(shù)據(jù)信息都是在水利工程建設(shè)的后期進(jìn)行彌補(bǔ)的，這樣不僅不能收集到最原始的施工資料，并且很可能造成相關(guān)資料丟失的情況。

2.水利工程檔案管理工作保密性不強(qiáng)

水利工程作為一項(xiàng)社會效用的國家級建設(shè)工程，其中很多的施工技術(shù)和數(shù)據(jù)信息都是屬于核心資料，在進(jìn)行檔案收集管理的過程中一定要做好相關(guān)資料信息的保密性。但是在實(shí)際的檔案管理過程中由于工作人員對保密性沒有足夠的認(rèn)識，在設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、材料施工等方面的檔案進(jìn)行管理的過程中，沒有形成一個(gè)嚴(yán)格規(guī)范的保密借還制度，因此水利檔案管理工作的保密性一直得不到有效的提高。

3.檔案管理的信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在水利工程建設(shè)的過程中需要對檔案管理工作的相關(guān)制度和管理模式進(jìn)行升級改造。通過建設(shè)信息化的水利工程檔案管理工作，可以有效的提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。但是在實(shí)際的信息化建設(shè)過程中由于沒有專項(xiàng)的資金支持，以及專業(yè)的信息技術(shù)工作人員，因此水利工程檔案管理工作還在延續(xù)著過去的管理模式，沒有對水利工程的施工建設(shè)做出直接的改變。

三、提高水利工程檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)水利工程檔案資料的收集與整理工作

在水利工程建設(shè)的過程中要想有效的收集到準(zhǔn)確的工程數(shù)據(jù)信息，就需要狠抓水利工程建設(shè)的三個(gè)階段。

第一階段就是在水利工程的前期施工階段，在這一階段相關(guān)的檔案管理人員要和參與建設(shè)的現(xiàn)場管理人員做好密切的溝通，及時(shí)的指導(dǎo)相關(guān)的管理人員做好對應(yīng)檔案資料的收集整理工作，從而掌握到第一手的水利工程建設(shè)施工資料，并且及時(shí)的做好資料的收集與整理工作。

第二階段主要是水利工程的施工階段，由于該階段施工的單位較多、人數(shù)復(fù)雜、周期較長，因此在該階段進(jìn)行檔案資料收集整理的時(shí)候，不能在做好辦公室等相關(guān)單位把檔案資料收集好傳遞過來，需要檔案管理人員增加工作人員，按照專人專項(xiàng)的方式，就是指一個(gè)檔案工作人員就負(fù)責(zé)對應(yīng)的一個(gè)建設(shè)單位的檔案資料收集和整理，這樣避免了施工單位由于工作繁忙而對檔案資料收集進(jìn)行了一定的疏忽，專職的工作人員不僅可以督察該單位對應(yīng)檔案信息資料記錄工作人員，提高工作責(zé)任心，并且自己也可以直接參與到該單位的檔案資料收集過程中，從而對數(shù)據(jù)信息記錄中存在的不足之處，提出相應(yīng)的改進(jìn)意見，不斷的促進(jìn)該單位檔案管理工作的質(zhì)量，從而保障了水利工程施工階段的檔案收集與整理工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

第三階段主要是水利工程竣工驗(yàn)收的階段，檔案管理部門要參與到水利工程的質(zhì)量檢查驗(yàn)收工作中去，根據(jù)驗(yàn)收企業(yè)的評定，在第一時(shí)間記錄下該水利工程最真實(shí)的施工質(zhì)量信息，從而有效的保障了檔案資料的完整性。在工程驗(yàn)收之后，需要對該水利工程的檔案資料，進(jìn)行系統(tǒng)全面的整理分類，最后根據(jù)分類的不同進(jìn)行定檔入庫。

2.堅(jiān)持做好檔案管理和施工的同步化

造成水利檔案不完整的主要原因就是檔案管理工作沒有和施工的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)同步化，也就是說實(shí)際的水利工程已經(jīng)進(jìn)入到了施工階段，而檔案管理工作還在整理工程前期的數(shù)據(jù)信息。這樣就會導(dǎo)致檔案管理工作永遠(yuǎn)和實(shí)際的水利施工進(jìn)度差一截，從而造成了檔案數(shù)據(jù)的丟失或者是收集不完善。

因此在今后的水利工程檔案管理工作開展的過程中客戶可以建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，安排專項(xiàng)的工作人員進(jìn)行收集整理。在制定水利工程建設(shè)計(jì)劃的時(shí)候，也要將檔案管理工作和檔案存儲庫納入到整體規(guī)劃中去。在施工的過程中要確保所有簽訂的合同都在檔案管理工作的范圍之內(nèi)，其次還需要做好各個(gè)階段，施工材料數(shù)據(jù)的收集和整理。也就是說，從水利工程項(xiàng)目被確定下來之后，就要開始著手建檔工作，并開始維護(hù)單位的合法權(quán)益。

3.提高檔案工作的信息化管理程度

在今后的水利工程檔案管理發(fā)展的過程中，建立一個(gè)信息化的檔案管理系統(tǒng)是非常重要的。首先就是有水利項(xiàng)目部給檔案管理部門批準(zhǔn)一筆建設(shè)信息化系統(tǒng)的專項(xiàng)資金，然后就是引進(jìn)專業(yè)的信息化檔案管理人才，幫助水利檔案管理部門建立信息處理平臺。

在信息化系統(tǒng)的工作背景下，在檔案資料的收集和整理的過程中就會節(jié)省非常多的時(shí)間，并且利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的借閱歸還制度，不僅有效的提高了水利工程檔案資料的安全保密性，并且水利工程的檔案資料收集的更加全面和詳細(xì)，對水利工程的建設(shè)具有著重要的意義。

結(jié)語：在今后的水利工程建設(shè)的過程中要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)水利工程的建設(shè)效率。

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