淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

譚存民

【摘要】伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，在此背景之下，事業(yè)單位也應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理的工作觀念與方法，才能夠使檔案管理工作高效完成。本文針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)分析，提出相應(yīng)改進(jìn)措施，致力于提高檔案管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；事業(yè)單位；信息化建設(shè)

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案保管儲(chǔ)存不力。目前，事業(yè)單位仍普遍沿用傳統(tǒng)檔案管理方式，執(zhí)行紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)管理，由于紙質(zhì)檔案極易受所處環(huán)境的影響，而檔案保存又不注意環(huán)境選擇，導(dǎo)致檔案在潮濕環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉現(xiàn)象。同時(shí)部分檔案年代久遠(yuǎn)很少翻動(dòng)，很容易造成蛀蟲(chóng)的生長(zhǎng)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被蛀蟲(chóng)啃食變得殘缺不全，造成檔案內(nèi)容的損毀，影響到單位重要信息。而事業(yè)單位對(duì)于檔案的需求量很大，部分工作人員在查找檔案中不注重對(duì)于紙張的保護(hù)，部分紙張保存過(guò)程中出現(xiàn)老化脆弱，一旦用力翻頁(yè)就會(huì)導(dǎo)致紙張出現(xiàn)破損，造成檔案資料內(nèi)容殘缺，影響到事業(yè)單位的重要工作。

（二）檔案查詢工作強(qiáng)度大、費(fèi)時(shí)長(zhǎng)。由于部分事業(yè)單位使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，當(dāng)進(jìn)行檔案查詢與借閱工作時(shí)要由工作人員事先提出檔案查閱調(diào)度的申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn)后方可由管理人員幫忙尋找。往往等待檔案查閱調(diào)度的申請(qǐng)批準(zhǔn)就要耗費(fèi)大量時(shí)間，再加上檔案管理人員要在成千上萬(wàn)的檔案館中尋找到所需要的檔案，導(dǎo)致檔案獲取到已經(jīng)是幾天之后的事了，嚴(yán)重影響了工作效率。且紙質(zhì)檔案借閱到工作人員的手中難免有不同程度的損壞，同一檔案經(jīng)多人借閱在翻頁(yè)的過(guò)程中也會(huì)使檔案老化，導(dǎo)致頁(yè)面脫落、字跡不清、磨損等問(wèn)題發(fā)生，檔案也就難以長(zhǎng)久保存。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)。一些事業(yè)單位由于發(fā)展規(guī)模與經(jīng)費(fèi)的限制，對(duì)于檔案管理人員缺乏必要的上崗考核與培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員并沒(méi)有明確了解其日常工作的任務(wù)與具體注意事項(xiàng)，僅僅掌握最基本的信息錄入工作，還難以保證信息的準(zhǔn)確度，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理方式。同時(shí)，部分檔案管理工作人員進(jìn)行檔案分類時(shí)無(wú)法做到細(xì)化，工作效率難以提高，對(duì)于計(jì)算機(jī)專業(yè)操作技術(shù)并不擅長(zhǎng)，導(dǎo)致實(shí)際工作起來(lái)任務(wù)完成效率低、質(zhì)量差，遇到問(wèn)題時(shí)無(wú)法有效反饋給上級(jí)部門進(jìn)行解決，嚴(yán)重影響到事業(yè)單位的檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

（一）健全檔案信息化建設(shè)體系制度。檔案管理工作作為事業(yè)單位的基本工作之一，關(guān)系到事業(yè)單位許多正常工作能否順利進(jìn)行，因此必須要完善檔案管理工作，健全檔案信息化建設(shè)的體系制度，為更好實(shí)現(xiàn)檔案高效管理提供保障。制度層面的約束是保障檔案管理信息化建設(shè)的前提，只有在原有體制基礎(chǔ)上進(jìn)行改革優(yōu)化，完善現(xiàn)代信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的融合，才能夠真正為實(shí)際執(zhí)行工作提供理論依據(jù)。

（二）完善檔案信息化安全監(jiān)督制度。在執(zhí)行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要重點(diǎn)關(guān)注檔案信息的安全問(wèn)題，保證其在嚴(yán)格的監(jiān)管與監(jiān)督機(jī)制下順利進(jìn)行。首先要設(shè)置檔案讀取的訪問(wèn)限制，將事業(yè)單位工作人員的身份信息錄入檔案信息系統(tǒng)中，對(duì)于不明身份的外部訪問(wèn)者要統(tǒng)一進(jìn)行攔截并核對(duì)其IP地址與身份，務(wù)必做好檔案信息的保密工作。其次要注意內(nèi)部工作人員的訪問(wèn)，將每一個(gè)訪問(wèn)者的身份、時(shí)間、檔案讀取與操作處理都進(jìn)行記錄并上傳，避免部分領(lǐng)導(dǎo)或工作人員借用職務(wù)之便隨意篡改或泄露他人的信息與重要檔案內(nèi)容，杜絕不法行為與私自牟利行為的發(fā)生。最后，要做好檔案信息化管理工作的對(duì)應(yīng)監(jiān)督工作，讓管理人員處于有力監(jiān)督下，既能起到制約規(guī)范作用，還能夠提高檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案信息化管理縱然仰仗著計(jì)算機(jī)電子設(shè)備提供的便捷優(yōu)勢(shì)，但歸根結(jié)底離不開(kāi)檔案管理工作人員的實(shí)際執(zhí)行，因此切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是重點(diǎn)內(nèi)容。首先，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行統(tǒng)一的入職培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)考核合格后方可錄用，保證業(yè)務(wù)技能符合崗位要求。其次，要針對(duì)現(xiàn)有工作人員定期舉辦講座與培訓(xùn)課程，組織檔案管理人員進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，用科學(xué)的知識(shí)方法提高自身能力，擁有熟練使用計(jì)算機(jī)軟件的操作技能，能夠順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要。最后，要培養(yǎng)工作人員的思想政治覺(jué)悟，擁有事業(yè)單位工作人員應(yīng)該具備的政治文化素養(yǎng)，提高日常管理工作中的服務(wù)意識(shí)、優(yōu)化服務(wù)水平，更好地為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

（四）推行新型檔案數(shù)字化管理模式。檔案數(shù)字化是一種新的管理模式，以電腦存儲(chǔ)為主，是把紙質(zhì)文檔用掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)換，再存儲(chǔ)到電腦中，通過(guò)電腦掃描、分類、整合、修正的零散數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)換為一個(gè)整體完善的數(shù)字化檔案庫(kù)，還要對(duì)它進(jìn)行錄入全宗號(hào)、年份、目錄、卷宗號(hào)等的編寫，以便日后搜索查找和及時(shí)利用。通過(guò)新型檔案數(shù)字化管理模式的推行與實(shí)施，能夠在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更好的整合優(yōu)化，建立龐大又精細(xì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，用便捷的服務(wù)減少了工作人員檔案查找的時(shí)間，提高事業(yè)單位工作效率。

三、結(jié)論

在當(dāng)前信息化時(shí)代的迅猛發(fā)展局勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)立足于當(dāng)前局勢(shì)針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)，將信息化服務(wù)體系應(yīng)用到檔案管理建設(shè)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，從而更好地為事業(yè)單位管理貢獻(xiàn)力量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳麗麗.芻議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].考試周刊，2015（94）：194.

[2]趙悅.加強(qiáng)信息化建設(shè)提升事業(yè)單位檔案管理時(shí)效[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2016（11）：41-42.