淺談高職院校人事檔案管理的問題與對策

左遠鵬

（黑龍江職業學院，哈爾濱150080）

高職院校人事檔案管理是檔案事業和職業教育事業發展的重要組成部分。隨著經濟社會的進步，高職院校進入快速發展階段，人才培養質量、教育教學能力、科研水平和社會影響力有了顯著提升，但也面臨著諸多問題，其中，人事檔案管理的問題不容忽視，它主要體現在制度不完善、責任落實不到位、缺乏創新與活力、現代化程度不高等方面，制約了人事檔案管理的服務功能。高職院校要從根本上解決這一問題，就要改善人事檔案管理環境、提高工作人員綜合素質、提升人事檔案服務水平及實現人事檔案信息化建設等方面，通過構建人事檔案管理長效機制，為高水平高職院校內涵建設提供有力支撐。

一、人事檔案的內涵

世界各國對檔案的定義不完全相同。《中華人民共和國檔案法》對檔案有明確定義，是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、等不同形式的歷史記錄。由此可見，檔案具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式多樣性。

人事檔案工作屬于社會管理服務類的社會科學，具有比較強的黨性，是為統治階級和統治者的根本利益服務的，是統治階級的一種政治工具。同時，人事檔案又反作用于社會，為社會提供有用的信息資源，強化統治階級的控制職能。可見，人事檔案與國家黨政方針政策、國家社會經濟體制有著密切的聯系。人事檔案的內涵因時代不同而漸進演變。王法雄認為人事檔案就是記錄和反映一個人社會經歷和品德才能表現情況的檔案。朱玉媛認為人事檔案是人在社會活動中形成的，經組織審查認可的，記錄和反映一個人社會經歷和德才表現，以文字、照片、圖像等為存儲形式，由單位立卷存儲的檔案，是國家檔案的重要組成部分。

人事檔案具有信息記錄存儲、社會控制、社會記憶等功能，是全面考察干部，選拔任用、知人善任的重要參考，也是管理流動人才的憑證，還是撰寫人物傳記、進行歷史研究的寶貴資源，更是人力資源優化的信息來源，同時，人事檔案與職稱評聘、職務任免、政治審核、戶籍、保險等國家推行的政策也密切相關。

二、人事檔案管理的問題分析

（一）管理體制不完善

當前，高職院校人事檔案工作中普遍存在管理不規范、檔案意識薄弱、存放分散、管理方式陳舊等問題。大多數高職院校各職能部門如組織部、人事處、教務處、科研處、學生處等均存有相關人事檔案，管理分散，檔案管理工作還不夠規范科學，影響了高職院校人事檔案工作的服務水平和管理成效。部分院校仍使用人工操作方式管理檔案，缺乏統一管理，出現管理各自為政，兼有重存檔輕功能現象，造成了人、物、財的極大浪費；部分院校開展了檔案信息化建設，對檔案管理有很大促進作用，但仍存在缺少統一協調機構、缺乏統一規劃，信息孤島問題不能完全解決。

（二）保存形式較單一

要實現高職院校人事檔案的規范化管理，其保存形式和內容體現需與時俱進。目前，人事檔案的保存及內容還不盡人意，比較突出的問題是歸檔材料不完整、不規范。盡管國家對檔案管理有明確規定，但從實際層面來看，由于管理分散和高職院校體制問題，檔案收集工作困難重重。人事檔案歸檔材料涉及相關單位、部門及個人，多數人員意識不到相關材料重要性，認為可有可無，不積極報送；有些涉及隱私等材料，自身也不愿意公開。多數院校的人事檔案資料依然以紙質形式保存，信息的保管和保存也主要依靠書寫記錄的方式來實現。以紙質文檔的形式存儲極易受到自然災害等各種因素影響，受損可能性較大、投入代價較高，可復制性較差。

（三）服務意識不強

長期以來，人事檔案管理把館藏人事檔案數量和檔案室面積等作為衡量人事檔案工作的重要指標，多數高職院校把檔案的收集整理、歸檔備查等作為重點工作，注重檔案及歸檔材料的數量，重視檔案的保存保管，而對檔案的利用則沒有足夠的認識。高職院校檔案管理部門所提供的信息與服務，越來越不能滿足廣大教職工和社會對人事檔案使用的需求。人事檔案資源的利用率很低，還未得到充分的開發和利用，對人事檔案的使用還處于較初級的階段。

（四）專業人員較匱乏

當前，高職院校人事檔案管理存在專職人員數量較少、專業分布不合理、學歷層次不高、年齡結構偏大、工作積極性不高等問題，充分暴露了人事檔案管理人員專業水平不高，缺少復合型人才，與信息化發展的需求還有較大差距的現狀。由于體制等問題，多數院校領導對人事檔案管理工作還不夠重視，檔案管理部門長期沒有新成員加入，整體缺乏熱情，缺少工作創新。同時，絕大多數高職院校檔案管理人員身兼數職，被其他事務性工作所困擾，無法全身心投入，弱化了檔案管理工作。

（五）資金投入不足

人事檔案管理現代化離不開檔案信息化建設。但是由于院校領導對人事檔案工作重視程度不夠，普遍存在經費投入不足現象，大多數人事檔案管理部門缺少專用的軟硬件設備，沒有配備服務器，普遍用普通計算機代替，且存在設備老化問題。人事檔案信息化建設離不開專業人員、數據系統、專用設備的配備，均需要大量的經費投入。

（六）現代化程度較低

人事檔案管理現代化的目標是利用互聯網技術實現人事檔案共享，以便于信息的充分利用。雖然高職院校十多年來發展迅速，但人事檔案管理相對滯后，高職院校人事檔案信息化建設普遍缺乏統一化、標準化、規范化等問題。要達到人事檔案管理現代化這一目標，需要一系列的專業標準來規范和管控。

三、人事檔案管理的對策探析

（一）完善管理體制，強化歸檔意識

人事檔案管理必須遵照國家頒布的政策規章制度開展工作，高職院校結合自身工作需求和特點，應整合人事檔案管理機構，制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，再造人事檔案管理工作流程，完善人事檔案的工作機制，明確相關部門的管理職責，以便提升人事檔案工作的管理水平。通過各種方式加大檔案工作宣傳力度，如利用廣播、海報、校刊、會議等形式，要讓干群切實體會到，人事檔案是學校選拔人才、評聘職稱、維護職工權益、澄清相關問題、落實相關待遇等關乎教職工切身利益的可靠依據；要提高教職工的檔案歸檔意識，激發教職工關心人事檔案的熱情，積極引導其主動向學校移交重要人事檔案材料，形成全員參與檔案建立、檔案管理和檔案應用的良好局面。

（二）充實檔案內容，提高服務水平

人事檔案為高職院校的組織人事工作提供了可靠的信息參考。現有的人事檔案內容不能完全滿足當前人事管理需要，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能更好為學校組織人事工作提供高質量的服務。在人事檔案管理中，應該多加入反映干部本人知識結構、科研水平、專業特長、興趣愛好和業務成績等方面的材料，多注重個性特征、職業偏好等材料歸檔，使人事檔案始終處于動態的過程，做到檔案載體多樣化、不同崗位不同管理模式，對于從事教學的教職工，人事檔案中要充分體現其教學及人才培養方面的創新成果。

（三）制定統一標準，開展信息化管理

在檔案信息化建設過程中制定與推行相關的標準規范尤為重要。要有規范的管理標準，使電子數據的整理、保存、轉發、使用等工作都實現有序化，避免出現不能兼容、各自為政、重復建設等現象。要建立基本信息數據庫，人事檔案材料從紙質檔案到電子檔案的轉變過程中要確保人事檔案信息本身的完整性、詳實性、準確性。人事檔案信息化管理可建立數據庫檢索工具，便于檔案管理部門查找、比較、分析和統計檔案信息。不僅能為人事調資、職務任免等工作提供幫助，也能對所管人員的情況進行研究總結，為領導決策提供信息統計分析和情況預測。

（四）強化安全意識，做好保密工作

檔案管理人員要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強化安全保密意識，制定安全有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時間、學習經歷、工作經歷以及崗位職稱等變化。非公開的信息可以包括個人鑒定、薪級變化、評價、懲罰、處分等涉及個人隱私的材料。非公開的人事檔案信息一律不得上網，確保管理系統數據的安全可靠。

（五）加強業務學習，增強專業素質

人事檔案管理的重要保障是人才，要加強人才建設，努力培養一批穩定的高素質、復合型人事檔案管理人才。要達到這種新要求，工作人員應樹立終身教育的新概念，不斷更新業務結構，拓展專業知識面，提高個人專業素質。同時，人事檔案管理部門還應根據工作人員的不同特點，合理安排業務培訓。比如，對工作積極性高的非檔案專業青年人才，因其接受新鮮事物快，可安排其進行在職教育或脫產學習；對于檔案專業的工作人員，要鼓勵其拓展專業知識面，多學習信息化等相關領域的新技術，開闊視野，努力成為業務骨干。

（六）加大資金投入，強化資源建設

人事檔案現代化建設要引起學校領導的高度重視，要把軟硬件基礎設施建設所需資金納入學校的財政預算，逐漸改變手工操作為主的工作現狀，逐步推進現代化設備和技術的使用。硬件設備需要購買服務器、計算機、掃描儀、影印設備、照相機等現代化設備，軟件的開發也需要投入大量的人力物力，網絡化更是一個系統工程，資金投入也很大。若學校財力有限，一時不能完全解決的問題可分階段分批次地實施兌現，逐步完善信息化基礎配套設施。

高職院校即將全面進入信息化建設時期，人事檔案管理研究不僅需要學習和借鑒目前既有的檔案學術研究成果，還要結合自身特點開拓創新，不斷改進工作中存在的問題，拓展檔案服務功能，為高職教育事業和檔案事業發展提供豐富的檔案信息資源，用檔案傳承歷史、服務當代、展望未來。