試論信息技術在事業單位檔案管理中的應用

孫 青

（南充市中心醫院，四川 南充 637000）

隨著信息化時代的到來，信息技術被廣泛應用到各行各業之中，為行業的發展帶來了極大的便利，從而促進社會的快速發展。在事業單位的檔案管理工作中，科學合理的運用信息技術，極大地提高了檔案管理工作的質量以及工作效率，是促進事業單位穩步發展的關鍵環節。因此，有效地將信息技術融入到事業單位的檔案管理中，構建信息化檔案管理模式，可以促進事業單位檔案管理工作的落實，提高管理水平。

一、事業單位檔案管理的內涵

檔案管理工作是事業單位的重要工作部分，隨著社會的不斷進步，事業單位的檔案管理工作必須更加規范清晰。檔案管理工作主要包括以下幾個方面的管理：合同材料、單位內部上下級之間的文件往來、單位相關建設項目的證明材料、財務部門的單據與報表、研究性報告、單位決策以及單位工作人員的調動資料等。檔案管理人員對于這些材料必須進行專業的歸檔管理與保存。檔案的管理工作上不僅要對檔案進行規范整理與保存，同時要確保調用靈活準確等特點。

二、信息技術應用于事業單位檔案管理中的意義

事業單位主要是指從事于教育、科技、衛生、文化、生產的社會服務組織，其主要目的是為社會提供各類服務，擔負重要的社會職能，促進社會的發展。隨著新時期事業單位的體制改革不斷的深入，在事業單位中所涉及到的業務活動與經濟活動更加廣泛，在實際生產經營中產生的數據也越來越多。因此，在事業單位中的檔案管理工作內容更加復雜，難度隨之增加。通過信息技術的有效利用，為檔案管理工作提供了極大的便利。在傳統的檔案管理中，由于紙質的文件在存放過程中極易受到破壞，一旦損壞，則難以恢復，因此檔案管理工作過程中，需要在裝訂、防潮等方面投入大量的人力物力及財力。信息化管理則有效地解決了傳統管理模式中存在的問題，通過對文件檔案進行數字化收集、管理、整合、利用，不僅可以有效地保存文件檔案，避免文件損害及丟失的情況，同時降低了檔案管理過程中耗費的成本[1]。因此，信息技術對于事業單位的檔案管理具有十分重要的意義。

三、信息技術在事業檔案管理中的應用

隨著信息化技術的不斷進步，在檔案管理工作中的應用越來越廣泛，并且在實踐中已經證明了信息技術的有效應用可以促進事業單位檔案管理工作的順利落實。目前，信息技術在檔案管理中的應用主要包括以下幾個方面。

1.管理系統方面。通過信息技術的合理應用，可以有效地將檔案管理系統劃分為多個模塊，包括整理與分類模塊、用戶管理模塊、網頁查詢模塊以及搜集模塊等，通過對管理系統的細分，使得管理系統更加清晰明確。

2.內容管理方面。事業單位在生產運營過程中產生了大量的重要文件，檔案管理內容也相對較多，通過信息技術的應用，可以對其進行文件的統計、匯總、存儲、共享等多項功能，從而使得對檔案的管理操作更加簡單方便。

3.檔案資料的存儲與保護方面。通過信息技術可以實現對檔案資料的永久保存，利用互聯網技術及云技術等將檔案資料上傳到固定的云端之中，并對其加以密碼保護，從而實現對檔案資料的科學管理[2]。

四、信息技術在事業單位檔案管理中應用存在的問題

雖然信息技術在事業單位的檔案管理中得到了有效的應用，并且對檔案管理工作起到了一定的改善。然而，在實際應用的過程中，同樣出現一部分問題影響檔案管理工作的效果。此時，需要事業單位相關管理人員對其進行解決。目前，普遍存在的問題包括以下幾個方面。

1.缺乏正確的觀念。由于信息化技術的發展速度較快，檔案管理工作中應用信息技術的實踐并沒有太長，因此，在事業單位中的檔案管理部門缺乏正確的觀念，不能積極地使用先進的信息技術。由于事業單位中的檔案管理人員年齡相對較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，對于信息技術的理解并不到位，部分管理人員會誤以為信息技術的普遍傳播會對檔案文件的安全性帶來威脅，從而難以有效地落實相關制度。除此之外，由于相關領導人員對信息技術的重視程度不夠，也無法充分發揮出信息技術的重要作用，降低檔案管理工作的質量[3]。

2.缺乏專業人才。在實際工作中，事業單位對于專業信息技術人才的培養及引進并不重視，從而缺少高素養的人才隊伍。事業單位中檔案管理工作中，通常不會對檔案管理人員進行及時的更新，并且缺少完善的管理制度，在人員的招聘中，也缺少嚴格的錄用標準，從而導致專業人才的嚴重缺乏，信息技術的發展受到極大的影響。

3.信息技術水平偏低。雖然信息技術的應用逐漸深入，但是在實際應用過程中，由于沒有對信息技術的使用進行一定的創新，僅僅是照著模式生搬硬套。在這種情況下，也難以有效地實現信息資源的共享，并沒有真正地將信息技術的作用及價值發揮出來，降低信息技術在檔案管理工作中的使用效果。

五、強化信息技術應用于事業單位檔案管理中的措施

1.建設高素質人才隊伍。事業單位相關管理部門必須要重視高素質人才隊伍的培養及引進，在招聘過程中，對應聘人員在專業知識及技能上進行嚴格的審核與測評，保證其專業技術到達標準，從而確保其在信息技術的應用時能夠科學合理地運用到檔案管理工作之中。對于現有的檔案管理人員，必須要定期進行主業知識與技能的培訓，與時俱進，及時更新信息技術的使用，提升信息化檔案管理的專業能力，建設高素質的人才隊伍。

2.有效落實管理制度。對于檔案管理的相關制度必須及時進行完善，通過相關制度幫助檔案管理人員樹立正確的觀念，從而確保檔案管理人員能夠科學合理地應用信息技術，規范信息化檔案管理，對于工作中遇到的問題做到及時發現、及時解決。與此同時，必須要加強對檔案管理工作的監督力度，保證檔案管理制度的有效落實[4]。

3.提高信息技術的應用水平。由于信息技術的合理使用，使得檔案管理工作更加方便快捷，更加現代化與智能化，因此必須提高信息技術的應用水平適應新時期不斷發展的檔案管理工作水平。學習并掌握信息技術的應用方法，從而使得檔案管理團隊的技術得以提高，培養出高水平的檔案管理團隊，促進信息技術在檔案管理中的有效應用與發展。

六、結語

事業單位的檔案管理工作是確保單位順利發展的重要部分，通過信息技術在檔案管理工作中的合理應用，極大地提高了檔案管理工作的效率以及質量，從而促進事業單位的發展。與此同時，面對信息技術應用過程中出現的問題，事業單位必須結合實際情況找到有效的解決措施，保證信息技術在檔案管理工作中的有效落實。