試論信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

孫 青

（南充市中心醫(yī)院，四川 南充 637000）

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)之中，為行業(yè)的發(fā)展帶來了極大的便利，從而促進(jìn)社會的快速發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，科學(xué)合理的運(yùn)用信息技術(shù)，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量以及工作效率，是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，有效地將信息技術(shù)融入到事業(yè)單位的檔案管理中，構(gòu)建信息化檔案管理模式，可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的落實(shí)，提高管理水平。

一、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作部分，隨著社會的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作必須更加規(guī)范清晰。檔案管理工作主要包括以下幾個(gè)方面的管理：合同材料、單位內(nèi)部上下級之間的文件往來、單位相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的證明材料、財(cái)務(wù)部門的單據(jù)與報(bào)表、研究性報(bào)告、單位決策以及單位工作人員的調(diào)動(dòng)資料等。檔案管理人員對于這些材料必須進(jìn)行專業(yè)的歸檔管理與保存。檔案的管理工作上不僅要對檔案進(jìn)行規(guī)范整理與保存，同時(shí)要確保調(diào)用靈活準(zhǔn)確等特點(diǎn)。

二、信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中的意義

事業(yè)單位主要是指從事于教育、科技、衛(wèi)生、文化、生產(chǎn)的社會服務(wù)組織，其主要目的是為社會提供各類服務(wù)，擔(dān)負(fù)重要的社會職能，促進(jìn)社會的發(fā)展。隨著新時(shí)期事業(yè)單位的體制改革不斷的深入，在事業(yè)單位中所涉及到的業(yè)務(wù)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加廣泛，在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也越來越多。因此，在事業(yè)單位中的檔案管理工作內(nèi)容更加復(fù)雜，難度隨之增加。通過信息技術(shù)的有效利用，為檔案管理工作提供了極大的便利。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于紙質(zhì)的文件在存放過程中極易受到破壞，一旦損壞，則難以恢復(fù)，因此檔案管理工作過程中，需要在裝訂、防潮等方面投入大量的人力物力及財(cái)力。信息化管理則有效地解決了傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，通過對文件檔案進(jìn)行數(shù)字化收集、管理、整合、利用，不僅可以有效地保存文件檔案，避免文件損害及丟失的情況，同時(shí)降低了檔案管理過程中耗費(fèi)的成本[1]。因此，信息技術(shù)對于事業(yè)單位的檔案管理具有十分重要的意義。

三、信息技術(shù)在事業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，在檔案管理工作中的應(yīng)用越來越廣泛，并且在實(shí)踐中已經(jīng)證明了信息技術(shù)的有效應(yīng)用可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利落實(shí)。目前，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要包括以下幾個(gè)方面。

1.管理系統(tǒng)方面。通過信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以有效地將檔案管理系統(tǒng)劃分為多個(gè)模塊，包括整理與分類模塊、用戶管理模塊、網(wǎng)頁查詢模塊以及搜集模塊等，通過對管理系統(tǒng)的細(xì)分，使得管理系統(tǒng)更加清晰明確。

2.內(nèi)容管理方面。事業(yè)單位在生產(chǎn)運(yùn)營過程中產(chǎn)生了大量的重要文件，檔案管理內(nèi)容也相對較多，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對其進(jìn)行文件的統(tǒng)計(jì)、匯總、存儲、共享等多項(xiàng)功能，從而使得對檔案的管理操作更加簡單方便。

3.檔案資料的存儲與保護(hù)方面。通過信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的永久保存，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及云技術(shù)等將檔案資料上傳到固定的云端之中，并對其加以密碼保護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)管理[2]。

四、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問題

雖然信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中得到了有效的應(yīng)用，并且對檔案管理工作起到了一定的改善。然而，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，同樣出現(xiàn)一部分問題影響檔案管理工作的效果。此時(shí)，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員對其進(jìn)行解決。目前，普遍存在的問題包括以下幾個(gè)方面。

1.缺乏正確的觀念。由于信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的實(shí)踐并沒有太長，因此，在事業(yè)單位中的檔案管理部門缺乏正確的觀念，不能積極地使用先進(jìn)的信息技術(shù)。由于事業(yè)單位中的檔案管理人員年齡相對較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，對于信息技術(shù)的理解并不到位，部分管理人員會誤以為信息技術(shù)的普遍傳播會對檔案文件的安全性帶來威脅，從而難以有效地落實(shí)相關(guān)制度。除此之外，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對信息技術(shù)的重視程度不夠，也無法充分發(fā)揮出信息技術(shù)的重要作用，降低檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

2.缺乏專業(yè)人才。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位對于專業(yè)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)及引進(jìn)并不重視，從而缺少高素養(yǎng)的人才隊(duì)伍。事業(yè)單位中檔案管理工作中，通常不會對檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的更新，并且缺少完善的管理制度，在人員的招聘中，也缺少嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致專業(yè)人才的嚴(yán)重缺乏，信息技術(shù)的發(fā)展受到極大的影響。

3.信息技術(shù)水平偏低。雖然信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，由于沒有對信息技術(shù)的使用進(jìn)行一定的創(chuàng)新，僅僅是照著模式生搬硬套。在這種情況下，也難以有效地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，并沒有真正地將信息技術(shù)的作用及價(jià)值發(fā)揮出來，降低信息技術(shù)在檔案管理工作中的使用效果。

五、強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中的措施

1.建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。事業(yè)單位相關(guān)管理部門必須要重視高素質(zhì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)及引進(jìn)，在招聘過程中，對應(yīng)聘人員在專業(yè)知識及技能上進(jìn)行嚴(yán)格的審核與測評，保證其專業(yè)技術(shù)到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，從而確保其在信息技術(shù)的應(yīng)用時(shí)能夠科學(xué)合理地運(yùn)用到檔案管理工作之中。對于現(xiàn)有的檔案管理人員，必須要定期進(jìn)行主業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新信息技術(shù)的使用，提升信息化檔案管理的專業(yè)能力，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

2.有效落實(shí)管理制度。對于檔案管理的相關(guān)制度必須及時(shí)進(jìn)行完善，通過相關(guān)制度幫助檔案管理人員樹立正確的觀念，從而確保檔案管理人員能夠科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范信息化檔案管理，對于工作中遇到的問題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決。與此同時(shí)，必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督力度，保證檔案管理制度的有效落實(shí)[4]。

3.提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平。由于信息技術(shù)的合理使用，使得檔案管理工作更加方便快捷，更加現(xiàn)代化與智能化，因此必須提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平適應(yīng)新時(shí)期不斷發(fā)展的檔案管理工作水平。學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方法，從而使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的技術(shù)得以提高，培養(yǎng)出高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用與發(fā)展。

六、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作是確保單位順利發(fā)展的重要部分，通過信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，極大地提高了檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。與此同時(shí)，面對信息技術(shù)應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位必須結(jié)合實(shí)際情況找到有效的解決措施，保證信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效落實(shí)。