試論社會保險業中檔案管理模式的創新

文/孟麗，義煤集團孟津煤礦有限責任公司

1 社會保險檔案管理工作的重要性

1.1 社會保險檔案是維護參保人員合法權益的重要憑證。社會保險是一項全民關注的民生大事,它涉及面廣,專業性強,工作環節多,業務管理繁雜,辦理過程中產生的業務檔案的數量也很龐大。社會保險檔案是參保單位和參保人員參保繳費記錄、社保關系轉移、待遇享受情況等基本信息記錄的重要材料,是核定參保人員享受社會保險待遇資格的重要依據,也是維護參保人合法權益的重要憑證。

1.2 社會保險檔案管理工作的好壞影響到社會的和諧穩定。社會保險檔案是民生檔案的重要組成部分,涉及千家萬戶。社會保險檔案管理工作的好壞,直接關系到成千上萬參保群眾的切身利益,如果經辦機構對這些重要的檔案保管不慎,勢必會影響到參保人員的利益,進而影響整個社會的和諧穩定。面對新形勢,我們要不斷提高社會保險檔案管理水平,為政府和廣大參保人員提供優質的檔案利用服務,使檔案管理服務與各項經辦管理服務整體推進、協調發展。

2 社會保險檔案管理中存在的主要問題

2.1 意識淡薄,對社保檔案管理不夠重視。有些工作人員對社會保險檔案的重要性認識程度不夠,在工作中,僅考慮個人或科室平時工作的方便,經常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里,導致日常許多有價值的檔案丟失或者損壞。隨著我國社會保險覆蓋范圍越來越大,相應的社會保險檔案數量急劇增加,而社會保險檔案管理工作卻未得到足夠的重視,管理檔案的硬件投入不足,使得社會保險檔案管理工作處于無序狀態,其作用無法得到充分發揮。有的地方部門由于檔案歸檔不及時,檔案保存工作不到位,甚至出現丟失的現象。

2.2 專業人員難落實,整體業務水平不高。目前,社會保險部門檔案機構現有的檔案管理人員,一方面是知識結構單一,尤其是計算機網絡技術的應用能力較低;另一方面社會保險檔案專職人員難落實,缺少專職的檔案管理人員,即使有,大多也是臨時抽調,對檔案管理工作知之甚少,業務不精通,嚴重影響社會保險檔案的質量。現有檔案管理人員出去交流學習的機會不多,致使檔案管理工作許多的新的做法和經驗得不到及時的學習和借鑒,許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。目前,社會保險檔案管理人員普遍存在著技能單一、知識老化、專業知識缺乏的現象,大部分檔案管理人員專業理論水平和業務工作能力較弱,主動性和創新性不夠,不適合現代化的檔案管理要求。

2.3 檔案管理不健全,資料收集不規范。由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準,造成歸檔范圍不明確,社會保險文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現象時有發生,嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。失業、托管人員檔案以及破產、關停并轉企業退休人員檔案管理不規范、不齊全,檔案時刻面臨著流失、失控現象。

3 新時期社會保險檔案管理模式創新的設想

3.1 強化檔案意識,培養檔案管理專業人才。社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實記錄,是維護人民群眾合法權益的客觀依據,也是社會保障工作可持續發展的內在需要。要通過會議、參觀學習、典型事例等各種形式來加強檔案業務的培訓,使全體干部職工都能充分認識到社保檔案與自己日常工作和生活密切相關,建立全員檔案意識。要加強對檔案管理人員的管理和考核,落實關于檔案管理工作的法規、文件的學習,使檔案管理員充分認識檔案的重要性,增強做好檔案工作的自覺性和責任感。同時,要加大對檔案管理人員的培訓力度,定期對檔案管理人員進行業務培訓,尤其是近年來隨著信息技術、網絡技術在檔案管理中的應用,對檔案管理人員提出了更高的要求。

3.2 完善檔案管理制度,規范檔案管理工作。每一類檔案都應該有相應的管理制度和一個完整的制度體系,做到有章可循,照章辦事,依法建檔。各社會保險經辦機構要根據社保工作的實際,制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。按著制度和明確的工作程序,對檔案進行收集、分類、整理、保管、移交、存檔等,實現各種門類、不同載體的檔案及有關資料統一管理,集中保管,避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費,實現社會保險檔案的集中管理。

3.3 加強檔案信息化管理,充分發揮社保檔案的服務功能。信息技術的不斷發展為創新檔案管理方式,實現智能、人性化管理提供了先決條件。社保紙質檔案的查閱費時費力,非常不便,且在翻閱過程中容易造成破損、缺失等問題。為更好的保護紙質檔案原件,方便參保人員和業務人員查詢,提高工作效率和檔案資料管理的安全性,應盡快加大了對社保檔案管理的資金投入,完善各項軟硬件設施,在專業人員的指導下,聘請專業的電子化掃描公司,對社保檔案進行電子化掃描,將紙質檔案轉化成電子檔案永久保存,實現傳統的紙質文件向電子文件的轉變。

4 結語

總而言之,加強社會保險檔案管理工作,是實現社會保險事業健康可持續發展的重要基礎,在今后的的工作中,應該根據社會保險檔案的特點和社會保障事業的發展,不斷創新、與時俱進,適應新形勢下的需要,不斷改進和完善我國的社會保險檔案工作,充分發揮其為現實服務的作用,推進社會保障事業的和諧發展。