高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義與實(shí)現(xiàn)途徑分析

李 琳

（武漢交通職業(yè)學(xué)院，武漢 430065）

1 高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以信息化共享、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展為主要內(nèi)容，在網(wǎng)絡(luò)支持下完成對(duì)各類檔案信息資料的整理、利用、歸檔和移交等一系列工作。在高職院校干部人事檔案管理中，信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義主要包括以下幾個(gè)方面。

1.1 節(jié)約檔案管理人員的時(shí)間

在信息化建設(shè)的背景下，工作人員僅需要完成檔案資料數(shù)據(jù)的第一次錄入，審核其真實(shí)無誤后，后續(xù)可以反復(fù)多次進(jìn)行修改與調(diào)用，從而可以大量節(jié)約人力資源。并且，檔案信息在檢索時(shí)可以利用所搭載的干部人事檔案信息庫(kù)進(jìn)行自動(dòng)化檢索，省略了傳統(tǒng)模式下手工翻找的耗時(shí)問題。除此以外，其他部門還可以通過與檔案管理部門協(xié)作的方式，在聯(lián)網(wǎng)條件下根據(jù)自身權(quán)限查找相應(yīng)的檔案資料，這對(duì)于節(jié)約檔案管理人員的工作時(shí)間、降低工作強(qiáng)度具有重要的意義。

1.2 提高檔案管理效率

高職院校在干部人事檔案管理工作中可以通過信息化建設(shè)的方式形成一套完整的檔案管理信息系統(tǒng)，建立全面檢索工具，并支持對(duì)干部檔案資料的比較與查詢。同時(shí)，檔案管理信息化還可以對(duì)職稱、學(xué)歷以及職務(wù)等檔案信息的變化情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整與修改，從而能夠提高檔案信息的查找速度，拓展高職院校干部人事檔案的服務(wù)范圍，對(duì)于提高檔案管理效率具有重要的意義。

1.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理信息化省去了大量的人工操作過程，從而節(jié)省了大量的時(shí)間。這樣檔案管理員可以節(jié)省出大量的時(shí)間用于學(xué)習(xí)，特別是在計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)和探索上，可以學(xué)習(xí)更多的檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，從而有利于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步推動(dòng)高職院校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1.4 延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間

過去，高職院校干部人事變動(dòng)信息多以紙質(zhì)為介質(zhì)，不但保存質(zhì)量不夠理想，并且由于高職院校內(nèi)部人才流動(dòng)比較頻繁，干部信息變動(dòng)較大，因此在產(chǎn)生信息變動(dòng)時(shí)工作人員往往需要費(fèi)很大的勁來調(diào)取相應(yīng)資料，這一過程不但會(huì)增加工作難度，還可能導(dǎo)致原始檔案受損。而在信息化技術(shù)建設(shè)的背景下，這些工作可以直接通過計(jì)算機(jī)檢索與修改的方式完成，在提高檔案利用效率的同時(shí)大大延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間。

2 高職院校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

目前，高職院校在開展干部人事檔案管理工作的過程中，信息化建設(shè)已成為必然發(fā)展的趨勢(shì)與方向之一，但受到領(lǐng)導(dǎo)不重視、設(shè)備更新不及時(shí)、管理理念不到位等因素的影響，檔案管理信息化建設(shè)工作的開展仍然舉步維艱，直接對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了不良影響。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視

高職院校領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理工作不重視，是長(zhǎng)期存在于高職院校中的一大問題。一些領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案是對(duì)一個(gè)人主要工作經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌的記錄，對(duì)教學(xué)以及科研活動(dòng)并沒有太多的作用。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，一些高職院校甚至沒有配備專門的人事檔案管理人員，直接由圖書館館員兼任，導(dǎo)致干部人事檔案管理處于一種“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

對(duì)于我國(guó)而言，多數(shù)高職院校興辦運(yùn)行的時(shí)間相對(duì)較短，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理方面沒有更多經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，也沒有形成一套規(guī)范性的規(guī)章制度。在這一背景下，多數(shù)高職院校檔案管理缺乏基礎(chǔ)設(shè)施投入，甚至直接將普通辦公用房作為檔案管理用房，尤其不利于紙質(zhì)檔案保管。

2.3 管理理念不同

針對(duì)多數(shù)高職院校，這種問題主要出現(xiàn)在合并后的高職院校中，校方會(huì)對(duì)檔案管理部門進(jìn)行了重新整合，但由于管理理念不同導(dǎo)致檔案管理工作難以開展，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。第一，高職院校在合并前，檔案管理工作部門的管理方式與管理內(nèi)容有所不同，導(dǎo)致合并后進(jìn)行歸檔面臨著較大難度，加之在檔案管理制度與要求方面存在較大差異，還會(huì)導(dǎo)致檔案材料收集與利用難度大等一系列問題。第二，在高職院校合并的過程中，部分原始檔案資料出現(xiàn)了遺漏或丟失，但由于管理理念不同，導(dǎo)致檔案收集難度明顯增加。

3 高職院校干部人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)途徑

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，高職院校必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以信息化為手段加快檔案資源信息化建設(shè)。在高職院校人事資源管理中會(huì)產(chǎn)生各種類型的檔案信息，如學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)變動(dòng)、職工變動(dòng)、崗位變動(dòng)和薪酬變動(dòng)等，只有利用信息化技術(shù)對(duì)上述資源進(jìn)行整合、開發(fā)與利用，才能有效發(fā)揮檔案管理的綜合價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)信息資源合理開發(fā)與應(yīng)用的目的。具體而言，高職院校干部人事檔案管理在實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型的過程中，應(yīng)著重關(guān)注以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)重視

高職院校領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理信息化建設(shè)的過程中發(fā)揮著重要的作用，只有提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視，才能夠明確檔案管理信息化建設(shè)各個(gè)方面與環(huán)節(jié)的具體要求，以協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的責(zé)任與義務(wù)，保證檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與進(jìn)度。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分肯定干部人事檔案在高職院校的價(jià)值與地位，同時(shí)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在提高檔案管理質(zhì)量水平方面的重要性，加強(qiáng)各個(gè)崗位人員的通力協(xié)作，積極改進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)功能與優(yōu)勢(shì)的最大化。

3.2 加強(qiáng)資源整合

高職院校干部人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，在信息化建設(shè)方面不但需要各個(gè)部門積極配合，還需要在人力、資金、物力等方面提供支持與配合。同時(shí)，高職院校干部人事檔案管理信息化安全建設(shè)可以與高校網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)進(jìn)行合并，以節(jié)約人力與物力開支。此外，高職院校可組織業(yè)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專家共同制定與干部人事檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及硬件設(shè)備的統(tǒng)一原則與規(guī)范，形成可適應(yīng)干部人事檔案管理工作的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以促進(jìn)檔案信息資源的全面整合與共享。

3.3 完善硬件配置

高職院校干部人事檔案信息具有可變動(dòng)性與動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，且檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)僅僅是信息管理工程的開端，關(guān)鍵仍然在于構(gòu)建一套科學(xué)有效的檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的及時(shí)更新。為保障信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，高職院校應(yīng)完善硬件配置，將檔案部門的經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算。第一，設(shè)立專門的綜合檔案室，添購(gòu)檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲、防高溫、防塵和防鼠“十防”措施。第二，高職院校要為庫(kù)房配備溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等設(shè)施，確保檔案材料管理規(guī)范、保管安全、利用方便，向檔案管理現(xiàn)代化邁進(jìn)。

3.4 提高人員素質(zhì)

檔案管理工作人員為了適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，必須全面了解干部人事檔案管理的基本流程與主要內(nèi)容，應(yīng)形成全局觀念與整體意識(shí)，積極挖掘檔案管理工作實(shí)踐中的迫切需求，為檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)與完善提供依據(jù)。高職院校也應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案管理以及信息化建設(shè)專業(yè)的優(yōu)秀人才，使人才結(jié)構(gòu)更為合理，從而不斷提高檔案管理工作隊(duì)伍的素質(zhì)。除此以外，校方還應(yīng)當(dāng)為檔案管理崗位工作人員創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)，與其他高校以及檔案部門取得聯(lián)系，相互進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，最終培養(yǎng)出一支適應(yīng)高職院校干部人事檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)的、有較強(qiáng)責(zé)任心、有過硬技術(shù)的檔案管理人才隊(duì)伍。

4 結(jié) 語(yǔ)

高職院校干部人事檔案管理工作關(guān)系著無數(shù)高科技優(yōu)秀人才的命運(yùn)。在信息化的背景下，高職院校干部人事檔案管理工作也應(yīng)積極探索信息化轉(zhuǎn)型方法，以信息化管理模式與途徑提升檔案管理的質(zhì)量與效率。只有加強(qiáng)信息化工作，才能將高職院校內(nèi)部大量?jī)?yōu)秀人才在科研活動(dòng)、管理、教學(xué)等方面所取得的優(yōu)秀成績(jī)與出色表現(xiàn)，準(zhǔn)確反映在人事檔案材料中，從而為高職院校開展職稱評(píng)定以及干部選拔等工作提供重要依據(jù)。

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