從管理方式方法的轉變談人力資源檔案信息化

孫春英

（安徽省兒童醫院，合肥 230001）

1 傳統人力資源檔案管理模式存在的不足

1.1 檔案管理意識淡薄

在市場經濟的背景下，很多單位的檔案管理意識淡薄，錯誤地認為只要人才有能力，實際表現也不差，就可以被選用，其檔案中的經歷與事跡并不重要，從而也就不太重視人事檔案了。還有一些單位認為，檔案管理不會帶來經濟效益，從而也就不會重視檔案管理。

1.2 檔案管理的機制、方法滯后

就當前的人事檔案管理機制而言，其還是以長期形成的“計劃管理”為主，“計劃”的側重比較大，色彩過強，因而在具體施行中缺少必要的活力和生機，顯然落后的管理機制已經無法滿足當下檔案管理工作的發展。并且，傳統的檔案管理機制在對員工離任審計以及任前公示的材料收集等方面的注意事項上并沒有具體說明，實踐的可操作性有待加強。此外，現今一些企業的人事檔案管理方法都只是局限在“看堆式”的管理，過于注重管理而忽視了服務的重要性，且管理的方法煩瑣，可操作性欠佳，實際效果不明顯。

1.3 檔案管理較為封閉、更新不及時

過去，事業單位在進行內部管理時，通常都會自動地忽略掉人力資源檔案管理，多數都認為檔案的管理方法無外乎記錄員工的個人信息、業務活動以及業績情況等。因而，各單位在具體施行檔案管理的時候都只是在做好內部的管理工作，而忽視了檔案管理與外部因素的關聯，從而造成管理較為封閉、更新不及時。而人力資源檔案管理與人力資源變動有直接關系，單位員工變動較為頻繁、時常調整，若不與時俱進、及時更新，難以保障檔案信息的真實性與準確性。

1.4 管理單位的審核、查驗不到位

在員工填寫了入職信息之后，不少單位都不會進行后續的審核與查驗工作，只是直接入檔，準確性有待提升。同時，管理人員配置不足，在人力資源檔案管理的過程中，本應需要信息登記人員、資料整理人員以及審核查驗人員等，但很多單位的檔案人員度配備不齊，僅有記錄整理人員，導致工作效率和整理效果欠佳。

2 人力資源檔案管理的電子表格數據庫管理模式

2.1 電子表格數據庫的實施背景

隨著信息技術的快速發展，計算機也已經被應用到各個領域，各事業單位也開始使用計算機對人力資源的檔案進行電子表格管理，再讓檔案的管理人員對信息進行收集、整理與核對，逐漸形成了以計算機電子表格為創新基礎的人力資源檔案管理方式。為了切實提高檔案管控的工作效率，不少事業單位還加設了專門的員工績效考核檔案模式，除了將員工的基本信息記錄在電子表格中，表格的內容還包括：資格證、畢業證、論文、聘書、專利、成果、履歷、特長以及職稱職位等，相較于傳統的管理方式，其豐富的內容已經使檔案管理便捷多了。

2.2 電子表數據庫的信息類別

電子表格中收集的數據信息類別主要包含以下內容：姓名、性別、出生地點、科室、人員類別、入職時間和方式、身份證號、年度考核次以及手機號碼等多個項目。為了緊跟時代的發展步伐，檔案的內容需要不停地更新，適當增減條目，以保證檔案的真實性與完美性。此種檔案改革方式的科學意義較為明顯，其能夠為單位發展提供較為具體的科學數據，且在配置人力資源以及培養人才領域具有重要的作用。

2.3 電子表格數據庫的運用

電子表數據庫的應用步驟是：先選取所要運用的數據庫，然后將其復制，再創建一個新數據庫。具體來說，管理人員在新庫中先設置好內容的字體型號，按照相關要求排好序（可以先按員工的崗位分類，如醫生、護士、行政后勤，再按入職時間排序），設置字號和排序的時候都要以所要保存的個人數據信息為依據。此后，管理人員可以充分利用Microsoft Office Excel中的所有功能，對電子表格中的數據信息進行智能化管理。

2.4 電子表格數據庫方式的不足

用電子表格數據庫的方式對人力資源檔案進行管理存在明顯的不足：在分析檔案數據時發現有限制，只能以所需內容為依托獲取相關資料，之后再對獲得的資料進行分析整理。而單位員工并不是完全固定的，尤其是編外聘用人員，有著較大的流動性，這也是近幾年事業單位發展中普遍存在的現象之一，只要員工一有變動，管理人員就需要對檔案中的信息進行重新整理與記錄，常年不斷地重復操作，基本和新人入職時的情況一樣，導致檔案的實際管理效果較差，且信息的錄入欠缺真實性與準確性。

3 人力資源檔案管理的新階段——人事信息管理系統

人力資源檔案管理的信息化管理模式，簡稱人事信息管理系統，是現階段最新的人力資源檔案管理方式，以下是對其的具體探析.

3.1 系統成立的背景與時間

目前，信息化建設已走在國家發展的前列，引領著我國大部分單位的發展進步。在大數據的背景下，信息化的建設管理為單位的決策、內部管控以及風險預測等方面都提供了較為科學的數據支持。所以，在順應歷史潮流的過程中，事業單位需要建立一套完善的信息化人力資源檔案管理系統，以切實推動人力資源檔案管理模式的數字化與信息化。

3.2 做法

為了有效實現人力資源檔案的信息化和數據化管理，單位可以先在內部召開有關人事信息管控的專題會議，做好人員部署工作。然后，由人力資源部門的工作人員牽頭，相關部門配合將單位工作人員的證件照片和電子表格中的數據信息共同導入人力資源檔案的信息管控系統中，之后由人力資源部門安排專門的工作人員對所有員工的資格證書、畢業證書、聘書以及上崗證等證書證件進行嚴格地掃描，掃描后再將其導入系統。同時，信息系統要向全體員工開放，使每個員工都以自己的工號作為用戶名，讓員工憑借自己的工號和身份證密碼登錄系統完善個人的信息。員工編輯個人信息的方法與步驟如下：輸入用戶名和密碼→系統登錄→職工檔案管理→職員檔案維護→保存。最后，再由人力資源部門專門人員對員工的修改內容做進一步的審核工作，以加強信息的準確性和真實性管理。

3.3 信息系統的條目

人力資源檔案信息管理系統的條目通常包括：基本信息管理、職員檔案維護、工作履歷信息管理、學歷信息管理、家庭成員信息管理、證書管理、獎懲記錄管理、論文管理、人員信息查看和科室職員查看等，其中基本信息管理包括：基礎信息、檔案信息、薪資信息、職稱崗位信息、銀行卡信息、工作履歷、學歷信息、家庭成員信息、證書信息、歷史職稱信息、獎懲信息和論文信息等。基礎信息包括：員工的姓名、性別、年齡、學歷、員工類別、職稱、編制和政治面貌等，另外，還有每個月的員工入職、在職和離職的人數等。信息系統的配置包含：員工管理界面、信息導入、崗位管控、排班情況和年度考核等。在員工管理的內部，還設有職工查詢的鏈接，能夠從中了解到任一員工的科室、入職、技術檔案等信息，管理信息方便又一目了然。

3.4 系統優勢

此信息管理系統能將選擇的內容以電子表格的形式導出，每次輸入的信息都可長久保存，信息數據更加全面，使用或抽調都較為便捷。此外，若無特殊的要求，通常不會調閱職員的檔案信息，檔案管理起來效率較高。

4 結 語

作為推動事業單位發展以及制定決策的主要依據，人力資源檔案管理是一項優化事業單位人力資源配置以及提升員工整體素質的關鍵因素。如今，在新時代的市場競爭中，單位若想獲得進一步的發展，就必須要改革與完善人力資源管理，切實提升人力資源的管控質量。在新的社會環境下，現代化、智能化、信息化和自動化以及數字管理模式都已脫離曾經的試用階段，逐漸獲得了發展，且被廣泛應用到了越來越多的行業中，使用效果非常好。所以，人力資源的信息化管理已成為推動事業單位持續發展的一大動力。

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