現階段高校人事檔案管理中存在的問題及對策研究

朱 瑜

（河南藝術職業學院，鄭州 450000）

0 引 言

在國家政治經濟體制改革不斷進入深水區的大背景下，我國高等教育事業也面臨進一步深化改革的巨大機遇和挑戰。深化高等教育體制機制改革，人才是關鍵，如何更好地引進、培養、使用人才，是高校體制機制改革過程中需要首先思考的問題。高校人事檔案是人才引進、培養和使用的重要考量依據，同時為教學、職稱評定、競聘和人才選拔提供了依據。正因為高校人事檔案如此重要，高校人事檔案管理工作的重要性也是不言而喻的。因此，加強高校人事檔案管理工作，正確認識人事檔案管理過程中存在的問題并盡快加以解決，有助于為高校發展提供更好的人才隊伍保障。

1 加強高校人事檔案管理工作的意義

1.1 促進“人盡其才”，激發教職工的工作積極性

人事檔案資料作為高校教學科研管理的重要檔案信息，加強對其管理的主要目的是為學校人才隊伍建設與發展提供和保存歷史信息。人事檔案作為最重要的人才信息載體，記錄著高校人才隊伍建設過程中包括人才引進、培養、考核、使用的方方面面的具體信息，同時記錄著教職工崗位、職稱、工資、福利、科研項目完成情況、文章論文發表情況等各項變動情況。這些內容可以為專業技術人員的職稱評定和競聘晉升，以及管理人員的職務任命提供重要參考。個人各方面的信息通過人事檔案資料得以保存，完備的人事信息對了解高校教職工的個人特長及成長路徑從而為合理使用人才、合理安置崗位提供有益借鑒，從而能夠更好地做到人盡其才，充分調動廣大教職工的工作積極性使其在自己擅長的崗位上更好地發光發熱，投身到高校的改革和發展建設浪潮中去，推動高等教育事業的不斷發展。

1.2 記錄和提供歷史信息，形成教職工考評的基礎性材料

高校人事檔案資料所包含的內容涉及范圍廣、涵蓋內容多，教職工的學籍信息以及參加工作之后的獎懲信息、工資、職稱評聘、年度考核和崗位任免等信息都包含在內。系統記錄了每位教職工的教學科研工作成果，同時可以說是每位教職工綜合素質的最全面記錄。而這些信息都是在時間的長河中一點一滴地積累和記錄下來的，因此人事檔案資料的收集和準確記錄，為教職工基礎性材料的生成提供了最基本的原始材料。高校現在考核選拔干部的考察方式越來越多樣化，但是人事檔案資料所反映出來的考核和獎懲信息仍然被視作最重要的考評依據。因此人事檔案資料與個人利益密切相關，影響著教職工在高校發展的方方面面，形成了教職工評價和考核選拔的基礎性資料。

1.3 在干部任免、職稱評聘等工作中提供準確參考信息

近年來，在選拔任用干部、教職工職稱評聘過程中，由于部分教職工對自己過往的信息記憶模糊，加之高校人事關系流動頻繁、人事檔案資料保密性較高、人事檔案資料管理人員工作嚴肅性不足等原因，往往出現教職工填寫的任免表個人信息與人事檔案資料不一致的情況。近年來，隨著國家政治經濟體制改革的深入，干部提拔任用呈現出年輕化的趨勢，因此個別待考察任用的干部違規操作，試圖通過修改人事檔案如年齡等資料達到被提拔任用的目的。但正如前文所述，人事檔案資料較為詳細地記錄了高校教職工自入學以來到參加工作的方方面面的個人信息，所記錄的信息時間跨度大、內容也很豐富，這就使個人信息被篡改的可能性降低，因此通過查閱人事檔案資料，可以對個人信息進行比較、核準，從而為高校人事管理部門提供準確的參考信息。

2 現階段高校人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 對高校人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作是一項復雜而系統的工程，涉及層面廣、時間跨度大，包括檔案轉入、調出，檔案查閱、借閱，材料收集、歸檔、甄別，檔案材料的審查核對等多項內容。但是由于對人事檔案管理工作重視程度不夠，長期以來對檔案資料的管理只停留在簡單保管、不丟失、不泄密即可的這種錯誤的認識層面。這種根深蒂固的認識誤區造成人事檔案管理的人員、經費等問題得不到妥善解決。而廣大學生、教職工本身也對個人檔案重要性認識不足，在填寫個人材料時往往馬馬虎虎、敷衍潦草，導致所收集的檔案材料不規范、不準確。

2.2 高校人事檔案管理制度有待進一步完善

高校人事檔案管理組織制度根據我國人事檔案分類方法目前分別遵循學生檔案、干部檔案、職工檔案三種模式進行管理。中組部從1991年發布《干部檔案整理工作細則》到2009年印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，國家層面制定的規章制度不斷得到健全、完善。但是筆者在調研中發現很多高校并沒有在檔案管理方面引起足夠的重視，忽略了檔案管理制度建設。隨著高等教育普及程度越來越高，高校學生、教職工人數不斷增多，檔案資料數量也不斷增多，很多高校的檔案管理制度卻一成不變，存在不同程度的人事檔案材料收集不規范、編制材料紙張規格不統一、檔案查閱制度不健全等問題。人事檔案管理制度不完善，這必然會造成人事檔案資料的殘缺。

2.3 高校人事檔案管理人員隊伍建設缺失

隨著高校學生、教職工人數不斷增多、流動性不斷加大，人事檔案資料數量也急劇增多，然而高校人事檔案管理人員隊伍建設跟不上，突出表現在以下兩個方面。一是檔案管理人員數量不足。很多高校沒有配備專門的檔案管理人員，或者檔案管理人員梯隊沒有形成，就導致高校人事檔案管理工作連續性差。二是檔案管理人員工作能力不足，兼職或者臨時委派的檔案管理人員往往只是靠前輩的經驗開展工作，導致檔案管理人員的工作能力不足。

2.4 人事檔案管理現代化建設有待加強

隨著互聯網的迅猛發展，很多高校已經開始使用電子檔案進行人事管理，但是在人事檔案信息化的過程中，仍然存在一些問題。首先，人事檔案信息采集面臨難題，電子信息庫仍需依據現有的人事檔案資料進行采集，但是多樣化的實體材料統計起來極為煩瑣復雜，如何保證信息完整準確面臨巨大考驗。其次，電子檔案信息庫建設沒有統一的標準，各個高校按照自己的標準建設檔案信息庫，導致無法很好地與其他軟件及平臺兼容。再次，互聯網大背景下，人事檔案信息安全面臨巨大挑戰，搭建虛擬網絡或者專網進行人事檔案信息管理勢在必行。

3 改進高校人事檔案管理工作的對策

3.1 提高全員重視人事檔案工作的意識

高校應加強人事檔案管理工作宣講培訓，積極引導廣大教職工認識人事檔案的重要性，并介紹人事檔案的內容、辦理人事檔案的正規程序等，通過課堂宣講、專題講座、宣傳欄、校園網和新媒體等方式對檔案工作進行大力宣傳，促使全員了解檔案是維護自身利益的重要憑證，是組織對個人素質進行考評的重要依據，從根本上扭轉當前對檔案重視程度不夠的錯誤觀念。從而促使廣大學生、教職工能夠認真主動地配合檔案材料的采集工作，同時對檔案管理人員加強教育，嚴肅其對待檔案材料收集整理的工作態度，發現檔案材料填寫馬虎或潦草的現象督促填寫者積極整改。

3.2 建立健全高校人事檔案管理工作制度

高校人事檔案管理工作是一項系統性、制度性的工作，保密性高、系統性強、涉及面廣的，因此必須要加快建立和健全高校人事檔案管理工作制度。很多高校現在都有自己的管理工作方案和制度，但是多數不健全，筆者通過調研和思考，建議在檔案管理方面，涉及單位應建立健全《高校人事檔案查借閱制度》《高校人事檔案材料收集整理鑒別制度》《高校人事檔案材料轉遞制度》《高校人事檔案材料保管保密制度》《高校人事檔案轉接查對制度》以及《高校人事檔案保管員職責》等獎懲制度。同時，高校應加強制度落實的檢查考核，督促人事檔案管理工作涉及的個人、部門、單位嚴格執行落實人事檔案管理工作制度，以制度的落實促進高校人事檔案管理工作更加充實、完善。

3.3 加強高校人事檔案管理工作人員隊伍建設

隨著高校學生、教職工人數不斷增加，人事檔案資料數量也急劇增多，人事檔案資料轉移、調動的頻率大幅增大，人事檔案管理人才缺失的弊端日益凸顯。為了解決這一問題，必須加強高校人事檔案管理工作人員隊伍建設，一是抽調人馬專職負責人事檔案管理工作；二是加強人事檔案管理人才的培養，在檔案資料管理工作選人用人方面要注重人才隊伍梯隊建設，形成“少中青”人才梯隊，通過傳幫帶使人事檔案管理工作具有連續性和貫通性；三是加強檔案管理人員的業務知識培訓，通過舉辦講座、培訓班等形式的培訓，不斷提高檔案管理人才的業務能力。

3.4 加強人事檔案管理現代化建設

高校要加強人事檔案管理工作的創新意識，在立卷整理上創新，在技術手段上改進。比如在檔案組卷的裝訂工作中，要考慮怎樣裝訂才能既不影響調檔利用，又能盡快完成歸檔整理。同時，高校要推進“互聯網+人事檔案管理工作”建設，下力氣組織人力物力將傳統檔案材料整理成數據材料，確保檔案信息真實、完備。其次，高校主管部門要自上而下制定統一的人事檔案資料信息庫標準，確保各大高校人事檔案信息平臺兼容和無障礙調轉。最后，高校要搭建虛擬網絡或者專網進行人事檔案信息管理，以確保人事檔案信息在網絡世界的安全調轉。

4 結 語

人事檔案管理是一項繁瑣復雜而又需要創新的工作，在全面深化改革的今天，為適應科學化和信息化的要求，更好地使檔案管理工作為高校服務、為群眾服務，高校有必要對傳統的檔案管理模式進行整改，把人事檔案管理與人力資源利用充分結合起來，發揮人事檔案應有的作用，已成為全體高校檔案管理工作者努力的方向。

主要參考文獻

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［2］王璐，韓建華.高校檔案管理現狀、問題與對策研究場［J］.產業與科技論壇,2013(12).

［3］胡立磊.高校人事檔案管理存在的問題與體制改革［J］.職業,2012(19).