基于制度化和信息化的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理模型

陳堅(jiān)

摘 要：伴隨著中國(guó)改革開(kāi)放40年，中國(guó)企業(yè)的管理水平也是與時(shí)俱進(jìn)，博采眾長(zhǎng)，從西方和日本等發(fā)達(dá)經(jīng)濟(jì)體身上學(xué)到很多，比如汽車(chē)企業(yè)從日本學(xué)習(xí)精益管理，從德國(guó)學(xué)習(xí)工業(yè)4.0，并從中吸收優(yōu)秀的信息化工具和法制化思想，不懈地為“中國(guó)工業(yè)2025”的實(shí)現(xiàn)加足馬力。本文立足于企業(yè)管理的制度化、信息化和人性分析，并結(jié)合國(guó)內(nèi)大中型汽車(chē)企業(yè)采購(gòu)管理的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，論述如何對(duì)制造企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)商全生命周期管理；SAP系統(tǒng)；激勵(lì)

0 前言

當(dāng)前社會(huì)已在大力提倡法制，企業(yè)管理也應(yīng)是以制度為基礎(chǔ)，建立風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制。采購(gòu)作為企業(yè)成本控制的核心部門(mén)，也是企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)的重要來(lái)源部門(mén)，更需要有堅(jiān)實(shí)的管理制度和信息系統(tǒng)為基石，規(guī)避過(guò)于主觀、過(guò)于靈活的人為操作帶來(lái)的弊病和

風(fēng)險(xiǎn)。

本人從事過(guò)東南沿海的兩家汽車(chē)企業(yè)，第一家是中外合資的乘用車(chē)企業(yè)，采用的是日資企業(yè)的精益生產(chǎn)模型，采購(gòu)業(yè)務(wù)管理非常規(guī)范和精細(xì)。當(dāng)前服務(wù)的是一家自主品牌客車(chē)企業(yè)，屬于商用車(chē)板塊，這家企業(yè)采購(gòu)管理在10年前還屬于粗放型，在經(jīng)過(guò)10多年的持續(xù)改進(jìn)后，逐步建立起一套優(yōu)秀的采購(gòu)管理制度架構(gòu)，有樹(shù)干，也有枝葉，形成了一套有效的閉環(huán)管理機(jī)制。從供應(yīng)商準(zhǔn)入到退出，從招標(biāo)到合同簽訂，都有嚴(yán)格的管理制度。

1 采購(gòu)制度化

本文重點(diǎn)介紹當(dāng)前雇主的已然成熟的采購(gòu)兩大制度，分別是供應(yīng)商制度和價(jià)格制度，這兩方面是所有零件最重要的供應(yīng)鏈因素：

1.1 《供應(yīng)商全生命周期管理制度》。此制度制定了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臏?zhǔn)入和淘汰規(guī)則。

1.1.1 為什么要選擇新供應(yīng)商。必須要有需求管理思維，比如原供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了重大問(wèn)題，售后抱怨非常嚴(yán)重，短期無(wú)法得到改善；或者是原供應(yīng)商產(chǎn)品滿(mǎn)足不了新車(chē)型的功能要求等，從而避免因?yàn)閭€(gè)人因素隨意更換供應(yīng)商。

1.1.2 如何選擇新供應(yīng)商。不允許采購(gòu)工程師私自決定供應(yīng)商，需要經(jīng)過(guò)招標(biāo)等公平、公開(kāi)方式進(jìn)行評(píng)估和選擇，當(dāng)然，在評(píng)價(jià)的過(guò)程中，不僅僅考慮價(jià)格因素，還要綜合考慮質(zhì)量、技術(shù)、交付、售后等供應(yīng)鏈多方面因素，要有一套全方位的評(píng)分規(guī)則，最終通過(guò)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策（比如采購(gòu)決策小組、外包會(huì)議等）。

1.1.3 如何認(rèn)證新供應(yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)的審查是非常嚴(yán)格，需要通過(guò)一套嚴(yán)密的評(píng)價(jià)辦法進(jìn)行評(píng)估，也就是供應(yīng)商認(rèn)證工作。此項(xiàng)工作不應(yīng)該是某個(gè)人或某個(gè)部門(mén)決定，而應(yīng)該是多個(gè)部門(mén)依據(jù)規(guī)則共同審核。

1.1.4 如何驗(yàn)證新供應(yīng)商產(chǎn)品。汽車(chē)安全非常重要，不允許隨意更換零部件供應(yīng)商，如果確有必要更換，不僅要經(jīng)過(guò)實(shí)驗(yàn)室的測(cè)試，還需要經(jīng)過(guò)售后耐久驗(yàn)證。為降低風(fēng)險(xiǎn)，允許先試裝1套，再進(jìn)行批量驗(yàn)證，并確保符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)。

1.1.5 供應(yīng)商如何日常管理。要使企業(yè)零部件品質(zhì)持續(xù)進(jìn)步，并具備價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力，日常必須對(duì)其供應(yīng)商進(jìn)行有效管理，包括工程監(jiān)察、績(jī)效考評(píng)等。要學(xué)會(huì)采用四象限原則對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，包括區(qū)分戰(zhàn)略供應(yīng)商、瓶頸供應(yīng)商、一般供應(yīng)商、杠桿供應(yīng)商，并匹配相應(yīng)的采購(gòu)策略。

1.1.6 供應(yīng)商退出。若供應(yīng)商已經(jīng)無(wú)法與企業(yè)共同進(jìn)步，必將面臨淘汰退出，但為了控制退出后的售后配件供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，務(wù)必保留相對(duì)合理的履約保證金在企業(yè)，直至產(chǎn)品周期結(jié)束。

1.2 價(jià)格管理制度。成本是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，為了有效控制企業(yè)成本，提高利潤(rùn)，降低違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，需要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臎Q策機(jī)制。

1.2.1 如何讓獲得的價(jià)格合理。應(yīng)建立《采購(gòu)物資招標(biāo)管理制度》，讓招標(biāo)作為企業(yè)決定價(jià)格的主要手段，至少要適用到杠桿物料上，保證絕大部分產(chǎn)品的價(jià)格是符合市場(chǎng)行情，并具備競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2.2 如何提高定價(jià)效率。為了降低價(jià)格管理難度，提高效率，針對(duì)大量標(biāo)準(zhǔn)化的零件產(chǎn)品，要分析出合理的價(jià)格模型，要建立《采購(gòu)物資定價(jià)規(guī)則管理制度》，讓價(jià)格管理做到有章可循，也是為前期招標(biāo)和后期同類(lèi)產(chǎn)品定價(jià)奠定基礎(chǔ)，避免供應(yīng)商利用零件設(shè)計(jì)變更的機(jī)會(huì)，變相漲價(jià)，損害公司利益。

通過(guò)上述兩大方面制度，很大程度上已經(jīng)穩(wěn)固了采購(gòu)運(yùn)營(yíng)的核心業(yè)務(wù)，并朝著規(guī)范的道路行進(jìn)。

2 采購(gòu)信息化

采購(gòu)制度是對(duì)采購(gòu)行為的約束，但光有規(guī)則還是不夠的，在具體執(zhí)行層面，如果還是延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批，難免存在不透明、難追溯的風(fēng)險(xiǎn)，從而迫切地需要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的信息化，建立起一整套全程可視、可查、可溯的采購(gòu)系統(tǒng)。

在目前所服務(wù)的公司，我和我的團(tuán)隊(duì)，從零開(kāi)始，搭建起一整套與制度匹配、高效的信息系統(tǒng)，本文重點(diǎn)介紹三個(gè)模塊：

2.1 采用國(guó)產(chǎn)EKP辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全生命周期的供應(yīng)商管理和價(jià)格管理，包括供應(yīng)商推薦流程、潛在供應(yīng)商認(rèn)證流程、招標(biāo)流程、供應(yīng)商試裝流程、供應(yīng)商選擇結(jié)果應(yīng)用流程、份額調(diào)整流程、新品定價(jià)審批流程、價(jià)格調(diào)整審批流程等，各種流程界面如下截圖：

2.2 采用德國(guó)SAP系統(tǒng)與EKP系統(tǒng)交互，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的審批和發(fā)布，便于供應(yīng)商可以隨時(shí)隨地在EKP門(mén)戶(hù)查看訂單需求，為了更加便捷，還可以與手機(jī)進(jìn)行交互，流程界面截圖如下：

管控，也為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)筑起了一道道防火墻，避免過(guò)多人為操作帶來(lái)的廉潔問(wèn)題發(fā)生，但是再好的制度也會(huì)有瑕疵，再好的流程也會(huì)有失誤，所以在”防”的基礎(chǔ)上，還要配套相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。在當(dāng)前企業(yè)，我們?cè)O(shè)置了專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督崗位，制定了稽查制度，每年展開(kāi)采購(gòu)大檢查，對(duì)近年的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)和流程進(jìn)行全面盤(pán)查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，對(duì)故意犯錯(cuò)進(jìn)行處罰，對(duì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)別人錯(cuò)誤進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，做到有獎(jiǎng)有懲，獎(jiǎng)罰分明。

2.3 采用“簡(jiǎn)道云”項(xiàng)目管理軟件（阿里巴巴集團(tuán)下屬企業(yè)開(kāi)發(fā)），針對(duì)一些非審批類(lèi)的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行信息化管理，避免遺漏和計(jì)劃性的缺失等問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，管理界面如下截圖：

當(dāng)然，再優(yōu)秀的制度和系統(tǒng)都應(yīng)該是以人為本的，要做到采購(gòu)真正零風(fēng)險(xiǎn)，光靠制度和系統(tǒng)是不夠的，企業(yè)管理者更需要從人性出發(fā)，制定采購(gòu)激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)真正意義的高薪養(yǎng)廉，建設(shè)一支過(guò)硬的、優(yōu)秀的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，將更好的管理思想傳承下去。

參考文獻(xiàn)：

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