試論航天檔案信息化建設的必要性和實施

董野

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—185—01

摘要 航天領域信息化進程的加快，對航天檔案的管理及利用提出了新的要求，因此，不斷完善航天檔案信息化建設，規范相關標準與制度，以滿足科研生產需要，是當前形勢下一個重要的課題。本文對航天檔案信息化建設的必要性和如何實施進行了闡述。

關鍵詞 信息化 航天檔案 管理模式

一、航天檔案信息化建設的必要性

（一）航天檔案信息化是航天事業不斷發展的必然選擇

隨著信息化步伐的不斷加快，不斷對傳統紙質、實物資料等為主的航天檔案管理模式提出了新的挑戰。傳統檔案管理模式不斷顯現出工作效率低下、信息共享困難、差錯率高、安全性、完整性不能得到保障等問題，已不能滿足科研生產的需要。隨著綜合檔案管理系統等不斷上線運行，越來越多的型號任務開始采用電子圖紙進行生產及研制，因此，加快檔案信息化步伐已刻不容緩。

（二）航天檔案信息化建設是提高檔案利用率的需要

傳統的紙質和實物檔案管理模式，主要通過手工進行查閱及提供利用，效率較低且存在人為操作而產生差錯的風險。目前計算機已經廣泛普及，計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體的檔案轉化為機讀的電子檔案，既方便保存，更方便查閱，可隨時隨地的利用，不受時間和空間限制。并且同一份電子文件，可提供給多個具備瀏覽權的人使用。

（三）航天檔案信息化建設是檔案長久性及安全性的需要

航天檔案轉化為電子檔案保存下來，一方面減少了實物檔案的損壞、丟失幾率，另一方面也為現存檔案的有效利用開辟了新的途徑。并且信息化管理模式方便日常查閱的同時，又可有效的對其進行權限控制，解決傳統管理模式人工辨別借閱權限的不準確性，大大提高航天檔案的安全性及保密性。

二、航天檔案信息化建設的實施

（一）加強標準、制度規范化建設，實現依法治檔

標準和規章制度的規范化是航天檔案信息化建設快速、有序、健康發展的保障。推動檔案信息化建設，并保證其正常運轉，必須制定出一整套具有可操作性的條例及規章制度，確保具體工作的規范有序。管理規范包括數字化航天檔案的移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全保密、原始性、檢索途徑、利用方式等。業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文本格式。技術規范包括軟、硬件基礎設施建設標準等。只要能存進檔案信息化的工作，都要形成相應的規范及制度，以形成約束機制。

（二）配置和建立統一的航天檔案管理網絡系統

航天檔案管理是隨著網絡技術、數據庫技術、多媒體技術的發展而發展的，信息時代的航天檔案管理也要繼承傳統檔案管理模式下的工作內容，即對現行文件的著錄、分發、借閱控制、更改的管理和航天檔案的收集、整理、歸檔的及時性、準確性的管理等。因此要配置和建立統一的航天檔案網絡管理系統，加強文本一體化管理。航天檔案信息化的前提是實現檔案系統的辦公自動化和網絡連接。近年來，計算機廣泛應用到檔案管理工作中后，一改傳統手工作業的落后狀況，使檔案管理更加快捷、高效。只有統一建立起具有高效管理和開發利用檔案信息資源能力的檔案網絡系統，才能夠實現航天檔案信息從接收、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的現代化管理。而且建立統一的網絡系統，不僅能保證文件格式的統一兼容，而且也能保障在文件傳送過程中，航天檔案的安全保密及資料完整。

（三）加強現有庫藏航天檔案信息的數字化建設

要進一步加強航天產品檔案及現行文件的數字化建設，以滿足航天科研生產的需要。如把庫存紙質載體轉化為電子文件形式，進行保存及提供利用。利用計算機、掃描儀等技術和設備進行加工，將館藏檔案信息進行數字化處理，建成專業性、綜合性航天檔案信息庫，不但方便了信息的檢索和查詢，同時也保護了珍貴的航天檔案資源。只有加強航天檔案數字化的研究和建設，才能實現航天信息資源互補和共享，提高航天檔案利用率，同時也可緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。航天檔案數字化后，需要歸檔大量的電子文件，要注意及時將數字化的檔案信息轉換到載體上，定期進行刻錄光盤、復制磁盤等備份處理。

（四）加強硬件基礎設施建設

盡管完善的專業性軟件設施是檔案信息化的關鍵，但先進的硬件設施卻是檔案信息化的基礎。檔案數字化建設、建立統一的航天檔案管理系統、完善數據庫建設等都要依附計算機、大型的打印機、掃描儀、光盤刻錄機、大型復印機以及光盤、磁盤等硬件設備才能得以實現。因此，加大對硬件基礎設施的資金投入，改善更新硬件設施也是十分必要的。

三、結語

航天檔案信息化建設是一個全新的課題，是航天科研事業不斷發展對檔案管理工作提出的必然要求，也是航天檔案工作由手工操作方式向現代化管理方式轉變、由實體化管理向信息化管理發展的必然選擇。航天檔案信息化建設并不是一蹴而就的，可以說任重而道遠，因此，要提高對檔案信息化工作的認識，并深入實踐，不斷推進檔案信息化的完善和發展，更好為科研生產服務。