高職院校教學秘書高效工作的實踐與創(chuàng)新

【摘要】面對當前高職院校教學秘書工作服務對象雜，工作頭緒多，承擔責任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大等諸多不可回避的現實問題，提出了高效做好教學秘書工作首先需要厘清工作職責與特點，進而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實現自身素質和技能的提高。以期為教學秘書度過職業(yè)倦怠期，保持身心健康提供借鑒和參考。

【關鍵詞】教學秘書 教學管理 工作職責 工作方法

【基金項目】江蘇高校品牌專業(yè)建設工程資助項目（PPZY2015B173）。

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）30-0019-02

我國高等職業(yè)教育經過了十幾年的規(guī)模發(fā)展，已經開始轉向內涵發(fā)展的方向，教學工作作為高職院校的中心工作理應得到越來越高的重視。教學工作的順利開展離不開教學管理。高職院校基層的教學管理崗位——教學秘書，是反映高校精神風貌、教學質量和教學水平的重要窗口，是聯系教師與學生的橋梁，是管理育人、服務育人的重要崗位[1]，是執(zhí)行教學計劃、保證教學秩序正常運行、實施教學改革的關鍵樞紐。

同時，教學秘書工作服務對象雜，工作頭緒多，承擔責任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大……面對當前諸多不可回避的現實問題，空談責任心、敬業(yè)感就顯得過于蒼白。所以，高職院校教學秘書如何準確高效的處理教學常規(guī)事務和臨時事務，游刃有余的在崗工作，度過職業(yè)倦怠期，保持身心健康，就顯得尤為緊迫。筆者認為高效做好教學秘書工作首先需要厘清工作職責與特點，進而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實現自身素質和技能的提高。

一、厘清工作職責與特點

教學秘書是教學主任、教學院長教學管理工作的助手，行政上由系部或者二級學院領導，并接受教務處的業(yè)務指導。這就決定了教學秘書是集執(zhí)行者、協調者和管理者等諸多角色為一身的角色。高職院校的教學秘書要面對專業(yè)、課程、教師和學生4個層面，游走在教務處、學工處、科技處、人事處、財務處等諸多部門。大多數的教學秘書是黃牛，一天到晚總有做不完的事，在崗位上是救護隊，能快速救急，查漏補缺，解決問題。辦文辦事身累，人際關系心累，所以很多教學秘書身心俱疲，崗位歸屬感差。這個時候需要管理部門明確崗位職責，讓教學秘書適應崗位特點開展工作，給予足夠的權利。

（一）教學秘書工作職責

教學秘書是領導的參謀助手，對外交流、協調關系的橋梁[2]，基層管理者和信息管理者。教學秘書的工作職責包括課務管理、考務管理、學籍管理、教學運行管理和檔案管理等五個方面。教學秘書工作的高效開展需要依托各個職能部門的密切配合，離不開領導、教師和學生的支持。

（二）教學秘書工作特點

教學秘書工作的出發(fā)點是為教學服務、為教師服務、為學生服務，其工作內容范圍幾乎涉及到學校教學管理工作的方方面面，既要協助領導管理教學，又要處理教學方面的具體事務，協調各方之間的關系，還要完成教務處和領導臨時交辦的工作，工作既繁又雜，牽涉廣泛，突發(fā)情況多，關系師生切身利益。所以教學秘書的工作具有日常事務性，內容全面性，做聽雙重性，繁瑣復雜性和突發(fā)多變性的特點。

二、梳理工作框架與流程

基于教學秘書工作政策性強、業(yè)務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大的現狀[3]，教學秘書處理工作要有全局意識，統(tǒng)籌規(guī)劃，辦文辦事要依托工作框架與流程，以人為本，積極主動而不越位脫軌，更不錯位和不到位。以高職院校外聘教師管理為例，目前，各高職院校由于在校生規(guī)模大，師資力量明顯不足，同時，高等職業(yè)教育亦需要企業(yè)一線的行業(yè)專家和能工巧匠參與學生培養(yǎng)工作中。教學秘書在做外聘教師管理的過程中就需要形成工作內容與框架，幫助外聘教師熟悉學校教學，保證教學質量。

三、掌握工作方法與技巧

（一）注意基礎信息收集整理

1.收集服務對象辦公通訊方式，保證通訊渠道暢通

教學秘書是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。所有的“之間”都離不開人。在當今的信息社會，與人打交道都離不開聯系方式。所以教學秘書在每個學期開學之初要做好部門聯系電話整理核對、各班級教學信息員聯系方式整理核對，保障通知消息可以及時準確的到老師和同學。在智慧校園建設還滿足不了工作需要的時候，開學前需做好QQ群、微信群、飛信群的整理工作。這些工作要耗費半周左右的時間，但是對一個學期的工作開展卻有事半功倍的效果。

2.收集整理部門各項檔案，功夫用在平時

教學秘書的工作在很多部門其實是一個“大管家”的角色。所以對本部門的教師和學生的基礎信息要有敏銳的收集理念。凡是經手分發(fā)的教師的職稱、學歷、獲獎以及學生技能比賽獲獎相關的證書，在登記分發(fā)之前，要做好掃描備份工作。看似多此一舉，但是在后續(xù)學校和部門的項目與成果申報工作中，卻會省了很多時間和精力再次收集和整理。同時，因為教學秘書掌握了教師和學生的很多基本信息，要形成信息保密意識，以防別有用心之人利用。

（二）以人為本，按章辦事

教學秘書涉及面廣，碰到問題和矛盾會比較多，要有一個冷靜、理智的頭腦，善于處理各類矛盾，要用個人的修為，爭取得到各個部門的配合和支持，要學會處理好與各部門、任課教師、學生及相關人員的關系。所以，始終報著“與人方便、自己方便”的心態(tài)做事，各項工作的推進自然會比較順暢。同時，以人為本不是做老好人，要有據可依，按章辦事。例如教師調課需要得到教研室主任的批準，簽寫調課申請表到教學秘書處存檔。在不緊急的情況下，需要按程序走完手續(xù)，才可以通知學生調停課事宜。但是遇到教研室主任出差或者教師遇到突發(fā)情況不能走程序的時候，只需要短信、QQ或者微信的書面信息截圖給教學秘書，教學秘書就可以做好學生調停課通知工作，待教研室主任返回或教師處理完突發(fā)事件再補辦手續(xù)。簡單的一個舉動，會給別人方便，也會給自己帶來聲譽。

（三）統(tǒng)籌計劃，合并工作同類項

教學秘書的工作是以一個學年為單位周而復始的，每個學期到什么時間就會有什么固定的事項需要做好。教學秘書要做到胸有全局，尤其是在二級管理的大背景下，不能僅是指望上級部門的文件通知。例如教師上課前，需要拿到課表、授課計劃、教學考勤表等多種教學文件，教學秘書可以按教師整理好，一次下發(fā)。而不是課表好了發(fā)課表，教學考勤表印好了發(fā)考勤表，授課計劃審核完畢就發(fā)授課計劃。這樣就會像沒頭的蒼蠅一樣，又忙又亂。

四、提高自身素質與技能

教學秘書要具備良好的心態(tài)和政治素養(yǎng)，責任心事業(yè)心強，熟悉業(yè)務、懂管理、熟悉計算機，有一定的語言文字、組織協調能力，會溝通善交流，工作認真細致，事事有原則，件件有章法。所以，每個教學秘書要堅持做“學習型秘書”，及時有序，客觀準確，堅持原則，保守機密，公正廉潔，兢兢業(yè)業(yè)[4]。

（一）加強學習，熟悉計算機辦公軟件的應用

在互聯網+的時代背景下，加強計算機能力的學習，熟練掌握辦公軟件和教務管理系統(tǒng)的應用，會給自己的工作安上信息化的翅膀。例如，現在各高校普遍使用教務管理系統(tǒng)進行排課，教學秘書應該認真學習和摸索系統(tǒng)的使用，像軟件公司學習，像同行學習，實現電腦排課，調停課安排教室等，會減少很多無形的工作量。例如，一個學期中，一門課程進行6周，后續(xù)跟進4周第二門課程，結課后又進行第三門課程的排課。個別教學秘書不熟悉教務系統(tǒng)應用，采取的是第一門課程排完上課結課后，刪除第一門課程課表，再安排第二門課程，結課后依舊刪除課表，再安排第三門課程排課。這樣排課不僅要排三次課，下發(fā)三次課表，而且不利于課表存檔工作進行。其實在我們現行的教務管理系統(tǒng)中是可以在排課的時候設置好排課周次，在周次不沖突的前提下是可以實現同一時間同一教室同時排好三門課的。造成上述工作現象是由于教學秘書不熟悉教務管理系統(tǒng)操作與功能造成的，不但為工作帶來了不便，也影響了工作的規(guī)范性。

（二）急人所想，提高組織調度和溝通協調能力

教學秘書每個學期都要排課，包括教師課表，班級課表。排課需要遵守學校的規(guī)章制度，同時要兼顧教師和學生的要求。的確是一個眾口難調，費力不討好的工作。筆者在每次排課前會將學校的排課規(guī)定周知到所有老師，然后在制度許可范圍內征求教師的排課要求，最后在統(tǒng)籌安排的基礎上，做好本部門的排課工作。開學第一周正常執(zhí)行排定課表，同時在期初的教學信息員會議上告知學生，在學校制度基礎上，第一、二周師生可以協商上課時間，到教學秘書處調整。第三周起，非特殊原因，一個學期的課表不再調整。此舉不再是冷冰冰的行政安排，給予了教師和學生充分的尊重，自然收獲了師生的理解和支持。

（三）藝術工作，提高表達寫作能力

教學秘書工作是一項計劃性強、工作范圍廣、內容豐富的綜合性服務工作。具體體現在：為教學科研服務，為院系領導決策服務，為教職員工服務，為全體學生服務。服務的很大一部分工作就是上傳下達、發(fā)送通知。一些教學秘書一件事情通知短信發(fā)送多遍，依舊沒有講清楚，鬧得師生對他的短信轟炸表示頭疼和反感。筆者認為，得到通知任務的教學秘書首先要搞清楚通知中的六要素：時間、地點、事項、參加者、組織者、要求。然后根據通知接受者的身份適當調整措辭，比如是部門內部常規(guī)會議通知就要求開門見山、簡明扼要、表述清楚。如果是接待校外來賓可以加上適當的客套修辭，但是不能冗長。根據通知要求，需要參加者提前做好相關工作準備的，要確保參加者收到通知并且有充足的時間做準備。一旦通知的提前時間過長，避免參加者遺忘，建議在會前半天再次提醒。服務沒有止境，力求周到準確。同時明確工作的邊界。邊界內的事情，認真負責，不逃避責任。邊界外的事情，不過多干預。

綜上所述，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。教學秘書厘清工作職責與特點，才能在工作中不推諉，不怠工，不越界；梳理工作框架與流程，才可以分清主次和輕重緩急，做事有的放矢；掌握工作方法和技巧，才可以在一個不具有行政威懾力的行政性崗位順利開展工作；提高自身素質與技能，就可以游刃有余的勝任這個需要“雙專業(yè)”基礎的特殊工作崗位。

參考文獻：

[1]趙秋爽.淺析高校教學秘書角色定位和素質提升[J].南昌高專學報，2011，（05）：73-74+104.

[2]尹祝鳳.高校教學秘書的角色定位變化與能力結構要求[J].教育教學論壇，2012，（05）：57-58.

[3]徐明，殷玥，余璐，馬恒，李軍，裴建明.如何做好高校教學秘書[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2014，（12）：11-12.

[4]金星浩.淺談如何做好高校教學秘書工作[J].科技視界，2013，（34）：177+202.

作者簡介：

劉艷（1983.10—），女，漢族，內蒙古通遼市人，碩士，江蘇農林職業(yè)技術學院助理研究員，研究方向：教育管理。