新時期關(guān)于文書檔案管理工作的探討

黎炎慶

摘 要：本文從新時期文書檔案管理的工作的重要性入手，分析了新時期文書檔案管理工作中存在的問題，并就如何解決新時期文書檔案管理工作中的問題提出了幾點(diǎn)自己的見解。

關(guān)鍵詞：新時期；文書檔案；管理工作

1 引言

檔案是單位重要文件信息的集合體。檔案的種類有很多，有教學(xué)檔案、基建檔案、會計(jì)檔案等，其中文書檔案是比較重要的檔案之一，并且其信息內(nèi)容和保存利用形式繁雜多樣，尤其是學(xué)校的文書檔案，涉及到各處、各室、各科工作過程中的各種重要信息。文書檔案信息的科學(xué)管理和合理利用對于學(xué)校的順利、高效發(fā)展具有非常重要的推動作用。

2 新時期文書檔案管理工作的重要性

在當(dāng)前這個社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的新形勢下，文書檔案管理工作在學(xué)校的管理工作和順利發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的推動作用。它是學(xué)校開展各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的重要信息參考依據(jù)，是學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教學(xué)任務(wù)和目標(biāo)并確保學(xué)校規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化發(fā)展的重要信息工具。因此，學(xué)校的文書檔案管理工作必須保持時代的先進(jìn)性、科技性和高效性。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)逐漸與新時代的教育教學(xué)理念和模式不相適應(yīng)，文書檔案管理工作需要在其過程中不斷地與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，提高檔案管理工作的專業(yè)化水平和質(zhì)量跟上學(xué)校現(xiàn)代化發(fā)展的步伐和社會發(fā)展的需求。

學(xué)校的文書檔案管理工作的一個重要內(nèi)容就是收集、整理并保存學(xué)校各個科室工作過程中產(chǎn)生的的各種對學(xué)校下一步工作具有指導(dǎo)意義和參考價值的信息資料，為學(xué)校其他工作的下一步開展提供重要的數(shù)據(jù)參考依據(jù)，使學(xué)校各項(xiàng)工作的目標(biāo)和任務(wù)更加明確、工作體系和機(jī)制更加完善和健全。通過運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)不斷創(chuàng)新學(xué)校的文書檔案管理模式，提高其工作效率和檔案信息的利用率，可以提升學(xué)校的整體工作效率。

3 新時期文書檔案管理中存在的問題

3.1 對文書檔案管理工作的重視程度不夠高

對于很多學(xué)校來說，總是把學(xué)校的教育教學(xué)水平和質(zhì)量以及學(xué)生的學(xué)習(xí)成績放在首要的重要位置，而對于學(xué)校的檔案管理工作重要程度不夠。尤其是文書檔案管理工作，文件種類比較繁雜，收集、整理和保存的形式多種多樣，再加上學(xué)校的不夠重視以及工作人員的檔案管理專業(yè)化水平不夠高，相關(guān)的法律法規(guī)意識比較淡薄，對文書檔案管理的質(zhì)量不夠高，沒有形成一套科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理體系。對文書檔案管理的重視程度可以直接影響到其利用價值和學(xué)校工作的順利、高效開展，甚至影響到學(xué)校的正常發(fā)展。因此，學(xué)校必須提高對文書檔案管理工作的重視程度，不斷提高其管理水平和質(zhì)量，強(qiáng)化其開發(fā)利用價值，以便更好地服務(wù)于學(xué)校工作的高效、有序開展以及學(xué)校的順利發(fā)展。

3.2 文書檔案管理方式不適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求

由于學(xué)校對文書檔案管理工作的重視程度不夠高，文書檔案管理工作方法和模式很難隨著學(xué)校現(xiàn)代化的發(fā)展要求和社會的進(jìn)步而進(jìn)行改革與創(chuàng)新，如此一來，文書檔案資料信息就得不到充分的開發(fā)與利用，文書檔案管理工作對學(xué)校的各種服務(wù)功能得不到充分的發(fā)揮與體現(xiàn)，甚至在一定程度上還會影響到學(xué)校其他工作的正常順利開展。另外，學(xué)習(xí)不重視檔案管理工作，對檔案管理人員的培訓(xùn)以及人才隊(duì)伍的建立也有所忽視，不少學(xué)校的文書檔案管理工作人員專業(yè)化水平和個人素質(zhì)不夠高，缺乏先進(jìn)的檔案管理理論知識和方法，缺乏創(chuàng)新意識，也會導(dǎo)致文書檔案管理工作的規(guī)范性和高效性。

4 新時期做好文檔管理工作的相關(guān)對策

4.1 提高學(xué)校對文書檔案管理工作的重視程度

學(xué)校文書檔案管理工作之所以會出現(xiàn)不科學(xué)、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)等問題，其主要原因就是學(xué)校對其重視程度不夠高。因此，要想提高學(xué)校文書檔案管理工作的水平和質(zhì)量，使其充分發(fā)揮對學(xué)校的服務(wù)作用，首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)工作人員要轉(zhuǎn)變對文書檔案管理工作的認(rèn)識態(tài)度，將其提高到應(yīng)有的重視程度，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性。同時全面總結(jié)工作中的不足與漏洞并充分加以完善。另外，學(xué)校必須建立健全自己的檔案管理工作規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作機(jī)制，建立起一套科學(xué)合理的文書檔案管理工作體系，制定出嚴(yán)格的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)學(xué)校文書檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化管理。

4.2 構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案管理人才體系

文書檔案管理工作人員對于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)非常熟悉，但是檔案管理工作需要跟隨學(xué)校的發(fā)展變化而進(jìn)行革新和優(yōu)化，在管理的過程中需要不斷與時俱進(jìn)，植入新時代檔案管理理念及管理方法，并不斷改進(jìn)優(yōu)化管理模式，這個過程就對學(xué)校的文書檔案管理工作人員提出了較高的要求。因此，要想有效提高學(xué)校文書檔案管理工作的效率和服務(wù)價值就必須加強(qiáng)對文書檔案管理工作人員現(xiàn)代化專業(yè)理論知識和科學(xué)管理方法的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的科學(xué)管理理念，培養(yǎng)出一批具有現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識和實(shí)踐管理能力人才隊(duì)伍。

4.3 提升學(xué)校文書檔案管理的信息化水平

社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展已經(jīng)將人類帶入了網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化時代。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化管理也是其發(fā)展的必由之路。當(dāng)前，雖然有很多學(xué)校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)還不夠完善，有的還缺乏相關(guān)的信息化專業(yè)技術(shù)管理人才，影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，學(xué)校必須積極加強(qiáng)并完善文書檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)化信息化檔案管理人才，逐步完善學(xué)校文書檔案管理的信息化水平和質(zhì)量，使其為學(xué)校的高效、快速、順利發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的推動作用，學(xué)校必須對文書檔案管理工作引起足夠的重視，并隨著學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀以及社會發(fā)展要求，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新文書檔案管理工作模式和方法，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化管理，使文書檔案信息得到充分的開發(fā)與利用，為學(xué)校其他工作的順利、高效開展提供更加有效的指導(dǎo)和服務(wù)，充分發(fā)揮其對學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用。

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