試論檔案信息化建設與工程檔案管理

朱婷婷

摘 要：檔案管理是企業運營管理的重要內容，隨著近些年現代化技術的推進，科技水平穩步提升，檔案管理也向著信息化發展。對風力發電項目來說，為進一步提高檔案管理水平，也積極配置了信息化管理軟件，正在由傳統手動勞作向技術型辦公設備發展，使工程檔案資料得到更合理、有效的利用。本文主要分析了風力發電建設工程檔案工作的特點，并對檔案信息化建設提出幾點參考意見。

關鍵詞：檔案；信息化；特點；管理

企業在發展的進程中通過檔案獲取所需數據信息，為決策者提供重要的參考，檔案資料管理的水平是影響企業發展的一項重要內容。對風力發電工程企業來說，加強檔案信息化建設，提高檔案管理水平具有現實意義，影響企業工程的最終質量，進而影響企業的長足發展。在當今信息化飛速發展的今天，工程檔案管理也應與時俱進，為企業長遠發展奠定基礎。

1 工程檔案信息化建設管理的意義

1.1 提升工程檔案管理水平

檔案信息化建設對工程檔案管理有重要作用，可促進工程檔案管理整體水平的提升。從當前情況看，我國各類工程企業在檔案管理工作方面都存在不足之處，其中管理水平不足日益凸顯。工程檔案管理中計算機技術的廣泛應用，比如物聯網技術、計算機網絡技術、大數據技術等，對提高管理水平都有重大意義[1]，可促進工程檔案管理更加規范化、科學化。如此一來不但有助于工程信息檔案有效存儲，同時也有利于充分利用，整個領域得以拓展。

1.2 提高資源共享率

通過計算機軟件開發使用有助于提高工程檔案資源共享率，加大對工程檔案資源的開發力度，將工程檔案信息化作為主要目標，開發一套統一、規范的軟件，在全國使用，提升工程檔案利用率，產生實際應用價值。

2 風力發電建設工程檔案工作的特點

風能屬于可再生能源，對生態環境保護有重要意義。風力發電的檔案資料管理工作主要內容為記錄工程建設階段的相關情況，將工程建設情況系統性的反映出來。現將風力發電建設工程檔案工作特點概括為以下幾方面：

2.1 檔案管理人員的技術能力要求

檔案在工程建設中具有指導性意義，為工程開展提供相應的參考資料。工程竣工驗收時會將其移交至管理方，確保風力發電工程的安全性和穩定性。在社會經濟飛速發展的背景下，檔案管理逐漸受到企業的重視，在工程改建及擴建中占據一席之地。要求檔案管理人員具備較強的專業能力和現代辦公設備使用能力，學會應用擬定圖紙、文件資料，有效處理電子檔案。

2.2 檔案管理人員的責任感要求

工程檔案管理是企業的一項重點保護資源，有助于提高企業的經濟效益。竣工檔案的擬定工作具有一定復雜性，要求管理人員具備良好的責任意識，自覺的嚴格按照國家相關規定以及行業規定執行工作，做到愛崗敬業，積極提高工作質量。

2.3 存檔資料收集及時性的要求

風力發電的建設工程涉及的管理單位和施工單位諸多，有關參建人員經常出現變動，需將存檔資料及時收集好，為材料歸納工作開展奠定基礎。

2.4 存檔資料技術性的要求

風力發電工程本身就具備較強的技術性，涉及諸多學科，工程具有系統性特點，檔案資料存檔應保證科學、合理、規范。不但要求管理人員具備專業的檔案管理知識，同時還需對風力發電建設工程有所了解，且具備一定的專業技術水平。只有這樣才能為檔案管理奠定基礎。

3 檔案信息化建設和工程檔案管理的意見

3.1 加大資金支持，創新管理思路

檔案要想實現信息化管理，就離不開領導人員和資金的支持，同時也需要思路創新。首先，向領導人員說明檔案管理的意義，尤其是當今科技飛速發展的情況下，檔案信息化建設能夠提高檔案管理效率和質量，對企業相關決策提供重要參考依據，引起領導人員的重視，在單位每年的財政預算中融入檔案信息化建設經費[2]。其次，對檔案資源加大開發利用力度，充分結合互聯網建設和政務網建設，為社會政治與經濟建設積極提供服務，促進地位提升。最后，通過檔案資源進行有償服務，加強檔案資源服務領域創新，提升檔案管理價值，為企業發展奠定牢固基礎。

3.2 檔案信息化建設有目標、有計劃的進行

檔案信息化建設可從以下幾方面開展：首先，構建電子檔案與全息數據庫，轉變傳統的檔案實體保管管理模式，采用點在檔案信息化管理，擴充檔案存儲空間；其次，通過計算機軟件的使用，構建電子管理系統，將檔案信息資源進行有效整理、分類、加工，使查詢更加省時省力[3]；最后，搭建檔案信息服務中心和網站平臺，促使檔案信息在網絡的支持下快速傳遞，使檔案信息為企業乃至社會提供更好的服務。基層檔案管理信息化建設應做到有目標、有計劃、有規律的實施。應用檔案錄入至數據管理至數據處理再至數據傳輸的完整數據鏈條。根據企業實際情況建立檔案信息化保障系統，使檔案信息資源得到最佳合理配置，提高檔案資源利用率，使檔案管理切實發揮實際作用，為企業發展提供所需資料。

3.3 對檔案信息服務方式進行改革

我國已經邁入信息化時代，傳統的服務模式已經無法滿足當前工程建設企業發展需求。檔案部門急需對檔案信息服務方式進行改革創新，積極應用新科技和新思維做好信息資源開發工作，為企業長足發展貢獻力量。首先，計算機管理服務。從目前來看，檔案部門基本都已達到了計算機管理服務標準，比如小型檔案室管理系統、檔案管理系統等都已受到重視，得到有效應用[4]。市面上如今的檔案計算機管理系統各種各樣，國家檔案部門應加強管理，完善有關標準和規范，以免檔案資源重復開發，加強市場管理，使市場更加規范；其次，縮微技術服務。縮微技術服務在檔案館中的使用并不少見，主要應用于針對檔案的管理，管理效果較好，尤其是對檔案圖紙的管理應用價值較高，有效節省了管庫空間、節約了人力投入；最后，光盤存儲服務。光盤存儲的特點為處理迅速、存儲容量大，在檔案信息全文檢索、參考查詢以及編目中廣泛應用。

3.4 構建完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設需要一個過程，檔案管理人員還應給與工程檔案信息管理足夠重視。這是因為風力發電企業在整個工程建設中，檔案也存在多元化特點，不管是確定工程項目或是項目改革，檔案行程都是必須建立的內容，保證檔案管理的質量。首先，負責檔案信息管理的人員需分析檔案信息化建設的難易程度，明確為什么要進行檔案信息管理。要求檔案管理人員與時俱進，積極學習計算機管理知識和技能，并參加軟件研發工作[5]，根據企業實際情況選取適合的檔案工程管理軟件進行檔案管理。其次，對檔案信息化管理制度加以完善，不在局限于傳統檔案管模式的局限性，使工程信息共享更加便捷，為檔案管理創造有利條件，充分發揮計算機檔案管理優勢。

4 結束語

綜上所述，檔案信息化建設對工程企業發展有重要作用，有助于提高企業的管理水平，保證工程質量。對風力發電企業來說，還應建立健全的檔案管理工作機制，并確保工程建設竣工資料的規范性和完整性，可將工程建設情況清晰的反映出來。同時，檔案管理人員應提高自身的專業水平，促進工程建設順利開展。

參考文獻

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[3]王立俠.談檔案信息化建設與工程檔案管理[J].建材發展導向：下，2017，15（6）：358-358.

[4]李兵.試論高校科研檔案的信息化與規范化建設[J].廣西廣播電視大學學報，2017，28（1）：89-92.

[5]秦虎.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].工程技術：文摘版，2016（10）：274-274.