新形勢下對加強住建系統工會檔案信息化建設的實踐思考

杜宗朝

摘 要：新形式是對各行行業的新挑戰，同時也是各樣各業的新機遇，做好與新形勢相適應的工作才能抓住機遇，在挑戰中求發展。檔案信息化即新形式下，對社會各行各業的提出的新要求，只要做好檔案信息化建設的工作，單位企業才能在日新月異的新形勢下變得更強，發展得更快。本文分加強檔案信息化建設的重要性，指出了住建系統檔案信息化建設中存在的問題，并創造性的提出了更正策略。

關鍵詞：新形勢；住建系統；工會檔案；信息化；建設

1 引言

在互聯網行業高速發展的今天，信息碎片化和信息及時性已經是顯而易見的兩大特點，換而言之，也就是說在信息網絡高速發展的今天，誰擁有更強的信息收集能力和信息整合能力，誰就能夠騰出更多的時間為自身發展做努力，由此可見，貫徹落實檔案信息化建設不僅僅是新形勢對社會各行業提出的要求，也各行業為了自身發展而應當做出不屑努力。

2 加強檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設指的是指運用信息技術提高檔案管理效率，與新時代新新政策新形勢相結合，確立在網絡環境中最好檔案管理和檔案服務的基本框架與基本方法，是實現檔案信息社會化服務的一個重要舉措，對各行業各單位的發展都具有重要意義。

2.1 能夠提高檔案調取的準確性和效率

檔案信息化建設說其實是一個集合檔案，并且做好管理的過程，但他的真正作用卻不僅限于收集和管理，更多的是能夠為后期調取和對比提供精確，高效的服務。固有的資料管理大多以紙質版為主，即便有些單位進行了信息化整改，但這些整改已經沒有得到徹底有效的推行，依舊有相當的一部分在資料表格是處于紙質化的狀態，這就為后期的檔案使用創造了巨大的難題——檔案尋找不易。

在沒有信息化建設之前，紙質檔案的管理工作確實做得相當的出色，大量的紙質檔案都得到了有效的分門別類的管理，但也正是因為這種管理，導致了在后來的使用過程中，出現找尋檔案不及時，不準確的問題，僅為浪費時間，大大降低了工作效率。將檔案做出信息化管理，就在很大程度上避免了這種時間浪費，為提高工作效率作出了極大貢獻。

2.2 延長檔案的有效期

與尋找檔案浪費時間相比，紙質檔案的有效期則是急需解決的另一個問題。潮濕、發霉、蛀蟲等都是影響紙質檔案有效期的重要因素。雖然，在長期的工作和發展當中，各單位的檔案管理部門都有了一套屬于自己的避免潮濕、發霉和蛀蟲的工作方法，但隨著單位不斷的發展，需要的保管的檔案就變得越來越多，使得許多的有效措施根本就無法落實到每一個文件上，繼而對檔案的有效期形成了嚴重的威脅，在這樣的情況下，為了是各個檔案得到有效的保管，將檔案內容信息化是最佳的選擇。

2.3 能夠形成聯動效應

住建系統是一個相當繁復的系統，實際工作當中涉及質檢、造價、建管等建設行業行政部門，且許多文件是能夠共用的，甚至某一個部門的文件乃是另一個部門執行工作的基礎或者重要指示。面對這這樣的情況，加強住建系統工會檔案信息化建設就是化解難題的最佳選擇。

相較于現實生活紙質文件的流通，信息化檔建設中的信息流通更快，更及時，甚至更加準卻，因此加強檔案信息化建設能夠在住建系統下的各單位之間形成更快，更密切的聯動作用。

3 我市住建系統工會檔案信息化建設中存在的問題

宜昌住建系統工會檔案是全市住建系統各基層單位工會組織在工會活動中形的具有保存價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案。在方案信息化的趨勢下，我工會的檔案信息化建設一直走在新形勢的前沿，也在各個方面取得了巨大的成就和突破，但即便如此，在現階段的住建系統工會檔案信息化建設中依舊面臨著如下問題。

3.1 某些單位配合程度不夠

檔案管理信息化建設是新形勢的必然趨勢，這是無法回避的現實，在住建系統推廣信信息化建設的時候，一部分單位切實認識到了這一問題，積極參其中，并為信息化建設提供條件。但也有許多單位出于各種各樣的原因，不愿意參與到信息化建設當中，更有甚者當面配合背后拆臺，這為住建系統工會檔案信息化建設創造了巨大的難題。

3.2 資金支持不足

“三軍未動，糧草先行”，這是古時征戰的名言，但其中蘊含的真理從從未失效，一直都是各項工作進行的先行標準。糧草充足，才能兵強馬壯，為取得勝利提供重要條件保證，反之，糧草不足，結果就有一敗涂地的下場。

我市的住建系統工會檔案信息化建設亦是如此，該行工作開始初期，因為資金充足，住建系統工會檔案信息化建設工作確實取得了突飛猛進的成果，但隨著建設過程不斷推進，一項又一項技術難題接連出現，絕大部分資金也在攻克這些難題當中消耗殆盡，使得現階段，該項目的資金方面也顯得捉襟見肘，這無疑是住建系統工會檔案信息化建設工作中要首先解決的問題。

3.3 技術人員不足

作為信息化建設的核心，技術人員一直都是項目推進的重中之重。資金不足項目尚且能夠減緩推進速度，放緩發展進程，但人員不足，項目就會舉步維艱，連日常工作都無法展開，因此人員不足比資金不足造成的影響更大，更需要解決。

4 針對我市住建系統工會檔案信息化建設提出的整改意見

人無完人，事亦如此。在新時期新形勢新政策的影響下，各行各業都面臨著巨大的挑戰，同時也是各行各業發現不足，提出問題糾正問題不斷的強化自身的一個重要過程。因此，針對我市住建系統工會檔案信息化建設中所遇到的問題，提出的改造意見如下。

4.1 做好住建系統工會檔案信息化建設的前期工作

前期工作包含很多，比如說資金、人員、規劃等都可以劃分到其中，但有一項也是不可忽視的存在，那就是思想意識上的建設。

住建系統各單位工會之所以會出現對工會檔案信息化艱澀配合程度不高，甚至不配合的情況，很大一部分原因是思想建設做得不成功，不到位，使得個單位的領導沒有認識到檔案信息化的必要性，因此，針對這樣的情況，我們應該做好思想建設工作，工會檔案信息化建設做好思想保證。

4.2 加強保密制度

分析各單位的情況就會發現，除了思想建設不到位的原因，各下屬單位之所以不愿配合，還是一個問題是對高級別的檔案并不放心，生怕信息化建設會產生泄密等問題。針對這一情況，住建系統工會檔案信息化建設的負責人可根據不同級別的文件，設置不同級別的保密措施，讓文件得到相應的保護，進而化解各單位領導的擔憂，為住建系統工會檔案信息化建設提供更大的可能性。

4.3 專款專用

針對資金不足的情況，除了應該加大資金投入以外，住建系統工會檔案信息化建設的負責人還應該成了相應的資金監管機制，在每一個工程進展時期做好資金預算，將每一筆資金的流動方向落實到實處，減少資金的不必要流失。

4.4 做好穩崗工作

穩崗工作一直以來都是各項工作當中相當重要的一環，只有人員穩定，工作才能得以順利推展。因為，針對工會檔案信息化建設過程出現的人員流動性大的問題，項目負責人應該做好穩崗工作，為項目推進提供穩定的人員編制，促進項目又快又好的推進。

5 總結

檔案信息化建設是新時期新形式新政策對黨和國家機關，以及社會各行各業提出的新要求，也是各單位保障自身發展所必須要不進行的工作。住建系統工會本身就是一個設計范圍廣、人員構成負責的組織，因此做好住建系統工會檔案信息化建設，加強建設推展已是勢在必行。

參考文獻

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