試論會(huì)計(jì)檔案管理的提升優(yōu)化

李美珍

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體和企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理當(dāng)中開展正常工作時(shí)產(chǎn)生的各種憑證、報(bào)表以及最后形成的賬簿等，是對(duì)本單位的財(cái)務(wù)管理合法、經(jīng)營(yíng)管理正常、企業(yè)秩序規(guī)范的重要證明材料，也是單位正常建設(shè)工作開展的重要內(nèi)容。完善會(huì)計(jì)檔案建設(shè)工作，嚴(yán)格開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，用詳盡、詳實(shí)的檔案可以研究單位在過去一段時(shí)間內(nèi)的各方面管理與發(fā)展方面存在的失誤與不足，可以幫助企業(yè)管理人員針對(duì)不同的問題制定針對(duì)性更強(qiáng)的管理策略。在此我們對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的提升優(yōu)化進(jìn)行簡(jiǎn)要探究。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；提升；優(yōu)化

會(huì)計(jì)檔案管理是一家單位財(cái)務(wù)管理的重要工作，會(huì)涉及到整個(gè)單位政務(wù)、生產(chǎn)、人事、后勤等各個(gè)方面的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是掌握一家單位發(fā)展?fàn)顩r的關(guān)鍵要素，因此采取一定措施提升優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，歷來都是單位管理的重心任務(wù)。但是在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，卻存在著一系列的問題，例如會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作不規(guī)范、不能按照各自歸類分門別類進(jìn)行歸檔；例如保管工作不規(guī)范，不能設(shè)置專門的檔案室，不能安排專人進(jìn)行維護(hù)；例如監(jiān)督管理機(jī)制不完善，從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力水平較低；例如不能根據(jù)時(shí)代科技的進(jìn)步采用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理模式，工作方法陳舊、落后等等。這一系列的問題嚴(yán)重制約著會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效進(jìn)行。那么我們應(yīng)從哪些方面來提升優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作呢？

1 建立健全會(huì)計(jì)檔案歸檔管理制度

所有的會(huì)計(jì)檔案都是應(yīng)該交由本單位統(tǒng)一進(jìn)行歸檔、保存和管理的，因此必須保證建立健全各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案歸檔的管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。單位需要建立并不斷完善制度體系，建立《會(huì)計(jì)檔案管理工作職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案建立制度》、《檔案管理保密制度》等相關(guān)工作規(guī)程，為會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理工作奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作開展中，要首先確定所有的會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)隸屬于本單位，單位的財(cái)務(wù)管理部門需要把日常的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集、規(guī)范、整理，按照一年的暫存期之內(nèi)在財(cái)務(wù)部門存放、一年暫存期滿移交檔案管理部門存放的制度，一年暫存期滿之后，財(cái)務(wù)部門要遵照《會(huì)計(jì)檔案移交管理制度》中的規(guī)定，依據(jù)檔案的實(shí)際內(nèi)容編制檔案目錄形成案卷，然后移送本單位檔案管理部門存檔，統(tǒng)一保存。假如本單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，需要在財(cái)務(wù)部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作，不允許出納人員管理會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)象出現(xiàn)。

2 建立健全會(huì)計(jì)檔案立卷管理制度

在會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷的過程中，需要按照《財(cái)務(wù)檔案立卷歸檔管理制度》中的規(guī)定，使用專用的封皮進(jìn)行裝訂，把裝訂線進(jìn)行密封粘貼包裝，在密封處加蓋單位會(huì)計(jì)專用章壓縫。封面的內(nèi)容需要按照要求逐項(xiàng)填寫完整，不允許出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏填現(xiàn)象。立卷裝訂完成后，按照時(shí)間先后順序裝填檔案盒，并在檔案盒上逐項(xiàng)標(biāo)明盒內(nèi)檔案內(nèi)容。每年度都要對(duì)當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)及封帳，如果在活頁賬簿當(dāng)中有空白帳頁存在，需要將空白帳頁取出；如果會(huì)計(jì)賬目已經(jīng)設(shè)置，但是還沒有真正發(fā)生業(yè)務(wù)往來，相關(guān)帳頁可以保留。在把會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保存時(shí)，需要保持原卷封裝的完好，假如確實(shí)因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)原因需要把檔案進(jìn)行拆封處理的，需要由檔案管理人員、財(cái)務(wù)部門人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員同時(shí)在場(chǎng)進(jìn)行拆封，杜絕任何意外情況發(fā)生。

3 建立健全會(huì)計(jì)檔案存放管理制度

會(huì)計(jì)檔案不管是在專門的檔案室內(nèi)進(jìn)行存放，還是在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行存放，都必須由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)保管，同時(shí)必須配備專用的檔案櫥柜，必須做好防盜、防潮、防火、防霉、防蟲蛀等相關(guān)工作，保證具備一定的通風(fēng)、除濕、降燥設(shè)備。需要建立健全檔案查閱報(bào)備制度，有需要查閱檔案的，必須在檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)記錄之后，由管理人員進(jìn)行檔案的取放，查閱過程中需要檔案管理人員在旁監(jiān)督；如果確實(shí)需要把檔案帶出檔案室，需要由管理人員和借閱人員共同對(duì)檔案材料進(jìn)行仔細(xì)地檢查，并記錄好頁碼、內(nèi)容，由借閱人員自行填寫借閱單，把所有內(nèi)容按照規(guī)定詳細(xì)填寫，在檔案歸還時(shí)按照借檔案閱單進(jìn)行仔細(xì)地復(fù)檢。

4 建立健全會(huì)計(jì)檔案數(shù)字管理制度

首先對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)的同時(shí)還要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，提高管理人員的現(xiàn)代化數(shù)字管理技術(shù)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理工作人員隊(duì)伍，為會(huì)計(jì)檔案管理工作奠定“軟件基礎(chǔ)”。單位還應(yīng)當(dāng)不斷加大“硬件基礎(chǔ)”的建設(shè)工作，為財(cái)務(wù)部門配備更高品質(zhì)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，安裝專用的賬務(wù)管理系統(tǒng)，并及時(shí)做好備份工作，確保系統(tǒng)的正常工作及數(shù)據(jù)穩(wěn)定存儲(chǔ)。最后需要給所有的財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)設(shè)備安裝防火墻，安裝殺毒軟件，及時(shí)進(jìn)行殺毒和清理操作，不允許隨意插入不明來歷的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，不允許隨意接收不明來歷的文件，避免系統(tǒng)被病毒入侵；同時(shí)需要定期進(jìn)行電子檔案的備份管理工作，責(zé)成專門管理人員負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案收集和備份設(shè)備，給設(shè)備設(shè)置登錄密碼，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，以免會(huì)計(jì)檔案因?yàn)樵獾骄W(wǎng)絡(luò)攻擊或者設(shè)備運(yùn)行發(fā)生故障致使會(huì)計(jì)檔案受到不可挽回的損失。

5 建立健全會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

當(dāng)保存的會(huì)計(jì)檔案的保管期滿之后，就需要按照銷毀程序進(jìn)行相關(guān)的處理了。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀的過程中，需要由單位的財(cái)務(wù)部門派出會(huì)計(jì)人員會(huì)同檔案管理人員共同對(duì)所保存的會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行鑒定，對(duì)于那些尚存有一定價(jià)值意義的檔案，需要抽取出來單另進(jìn)行存放，對(duì)于那些保存價(jià)值不大或者沒有保存價(jià)值的檔案可以按照相關(guān)程序進(jìn)行銷毀。尤其是對(duì)于那些已經(jīng)達(dá)到保管期限，但是在債務(wù)債權(quán)方面還存在問題，尚沒有結(jié)清的往來賬目，或者因?yàn)槠渌鞣矫嬖蜻€沒有真正處理完成的原始憑證，一律不得銷毀，必須抽出重新歸卷，做好相關(guān)記錄。

6 建立健全會(huì)計(jì)人員提高培訓(xùn)制度

畢竟對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理工作的主要開展和相關(guān)負(fù)責(zé)人員是檔案管理人員，所以保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的提升和優(yōu)化，其根本保障就是建立健全會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)制度，定期組織會(huì)計(jì)檔案管理人員參加提高學(xué)習(xí)活動(dòng)，保證相關(guān)人員在工作意識(shí)、工作能力、工作理念、職業(yè)道德等方面的不斷發(fā)展。此外，組織會(huì)計(jì)檔案管理人員參加培訓(xùn)工作也應(yīng)當(dāng)作為考核本單位工作開展情況的一項(xiàng)重要指標(biāo)，也是單位管理的重要內(nèi)容之一。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，需要不斷豐富檔案管理人員的管理工作知識(shí)，提高檔案管理操作的技能，尤其是依據(jù)社會(huì)發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步的形式，把會(huì)計(jì)檔案管理工作中的更多的先進(jìn)的方法、先進(jìn)的理念、先進(jìn)的模式引入會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容中來，保證檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想方面的教育，保證檔案管理人員能夠以高度的責(zé)任心和使命感開展實(shí)際工作，保證和單位發(fā)展步調(diào)高度一致，和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想高度統(tǒng)一，堅(jiān)持走科學(xué)管理的道路，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)不足，不斷對(duì)自身的工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的持續(xù)提高，以促進(jìn)本單位檔案管理工作的更上層樓，借以推動(dòng)單位整體工作的有效開展。

總而言之，會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員必須以高度的責(zé)任心投入到工作當(dāng)中，提高會(huì)計(jì)檔案的歸檔、存儲(chǔ)、管理、利用工作，更深層次地挖掘會(huì)計(jì)檔案中的有效資源為己所用，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的高效開展，促進(jìn)單位建設(shè)的穩(wěn)步前行，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更加強(qiáng)勁的動(dòng)力。

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