試論會計檔案管理的提升優化

李美珍

摘 要：會計檔案是機關團體和企事業單位在財務管理當中開展正常工作時產生的各種憑證、報表以及最后形成的賬簿等，是對本單位的財務管理合法、經營管理正常、企業秩序規范的重要證明材料，也是單位正常建設工作開展的重要內容。完善會計檔案建設工作，嚴格開展會計檔案管理工作，用詳盡、詳實的檔案可以研究單位在過去一段時間內的各方面管理與發展方面存在的失誤與不足，可以幫助企業管理人員針對不同的問題制定針對性更強的管理策略。在此我們對會計檔案管理的提升優化進行簡要探究。

關鍵詞：會計檔案管理；提升；優化

會計檔案管理是一家單位財務管理的重要工作，會涉及到整個單位政務、生產、人事、后勤等各個方面的任何一個環節，同時也是掌握一家單位發展狀況的關鍵要素，因此采取一定措施提升優化會計檔案管理工作，歷來都是單位管理的重心任務。但是在會計檔案管理工作中，卻存在著一系列的問題，例如會計檔案的歸檔工作不規范、不能按照各自歸類分門別類進行歸檔；例如保管工作不規范，不能設置專門的檔案室，不能安排專人進行維護；例如監督管理機制不完善，從業人員的專業知識和專業能力水平較低；例如不能根據時代科技的進步采用網絡化、數字化檔案管理模式，工作方法陳舊、落后等等。這一系列的問題嚴重制約著會計檔案管理工作的高效進行。那么我們應從哪些方面來提升優化會計檔案管理工作呢？

1 建立健全會計檔案歸檔管理制度

所有的會計檔案都是應該交由本單位統一進行歸檔、保存和管理的，因此必須保證建立健全各項會計檔案歸檔的管理制度，保證會計檔案歸檔工作的順利進行。單位需要建立并不斷完善制度體系，建立《會計檔案管理工作職責》、《財務檔案建立制度》、《檔案管理保密制度》等相關工作規程，為會計檔案的歸檔管理工作奠定基礎。在實際工作開展中，要首先確定所有的會計檔案的所有權隸屬于本單位，單位的財務管理部門需要把日常的會計檔案進行及時的收集、規范、整理，按照一年的暫存期之內在財務部門存放、一年暫存期滿移交檔案管理部門存放的制度，一年暫存期滿之后，財務部門要遵照《會計檔案移交管理制度》中的規定，依據檔案的實際內容編制檔案目錄形成案卷，然后移送本單位檔案管理部門存檔，統一保存。假如本單位沒有設置專門的檔案管理部門，需要在財務部門安排專人負責會計檔案管理工作，不允許出納人員管理會計檔案現象出現。

2 建立健全會計檔案立卷管理制度

在會計檔案歸檔立卷的過程中，需要按照《財務檔案立卷歸檔管理制度》中的規定，使用專用的封皮進行裝訂，把裝訂線進行密封粘貼包裝，在密封處加蓋單位會計專用章壓縫。封面的內容需要按照要求逐項填寫完整，不允許出現缺項、漏填現象。立卷裝訂完成后，按照時間先后順序裝填檔案盒，并在檔案盒上逐項標明盒內檔案內容。每年度都要對當年會計檔案進行核對及封帳，如果在活頁賬簿當中有空白帳頁存在，需要將空白帳頁取出；如果會計賬目已經設置，但是還沒有真正發生業務往來，相關帳頁可以保留。在把會計檔案移交檔案管理部門保存時，需要保持原卷封裝的完好，假如確實因為現實原因需要把檔案進行拆封處理的，需要由檔案管理人員、財務部門人員、業務經辦人員同時在場進行拆封，杜絕任何意外情況發生。

3 建立健全會計檔案存放管理制度

會計檔案不管是在專門的檔案室內進行存放，還是在財務部門進行存放，都必須由專人進行負責保管，同時必須配備專用的檔案櫥柜，必須做好防盜、防潮、防火、防霉、防蟲蛀等相關工作，保證具備一定的通風、除濕、降燥設備。需要建立健全檔案查閱報備制度，有需要查閱檔案的，必須在檔案管理人員進行相關記錄之后，由管理人員進行檔案的取放，查閱過程中需要檔案管理人員在旁監督；如果確實需要把檔案帶出檔案室，需要由管理人員和借閱人員共同對檔案材料進行仔細地檢查，并記錄好頁碼、內容，由借閱人員自行填寫借閱單，把所有內容按照規定詳細填寫，在檔案歸還時按照借檔案閱單進行仔細地復檢。

4 建立健全會計檔案數字管理制度

首先對會計檔案管理人員進行業務能力培訓的同時還要強化計算機技術、網絡技術的應用能力培訓，保證會計檔案管理人員能夠熟練應用現代化的檔案管理軟件，提高管理人員的現代化數字管理技術，打造一支高素質的檔案管理工作人員隊伍，為會計檔案管理工作奠定“軟件基礎”。單位還應當不斷加大“硬件基礎”的建設工作，為財務部門配備更高品質的計算機設備，安裝專用的賬務管理系統，并及時做好備份工作，確保系統的正常工作及數據穩定存儲。最后需要給所有的財務部門計算機設備安裝防火墻，安裝殺毒軟件，及時進行殺毒和清理操作，不允許隨意插入不明來歷的移動存儲設備，不允許隨意接收不明來歷的文件，避免系統被病毒入侵；同時需要定期進行電子檔案的備份管理工作，責成專門管理人員負責管理會計檔案收集和備份設備，給設備設置登錄密碼，保證設備的正常運行，以免會計檔案因為遭到網絡攻擊或者設備運行發生故障致使會計檔案受到不可挽回的損失。

5 建立健全會計檔案鑒定銷毀制度

當保存的會計檔案的保管期滿之后，就需要按照銷毀程序進行相關的處理了。對會計檔案進行銷毀的過程中，需要由單位的財務部門派出會計人員會同檔案管理人員共同對所保存的會計檔案材料進行鑒定，對于那些尚存有一定價值意義的檔案，需要抽取出來單另進行存放，對于那些保存價值不大或者沒有保存價值的檔案可以按照相關程序進行銷毀。尤其是對于那些已經達到保管期限，但是在債務債權方面還存在問題，尚沒有結清的往來賬目，或者因為其他各方面原因還沒有真正處理完成的原始憑證，一律不得銷毀，必須抽出重新歸卷，做好相關記錄。

6 建立健全會計人員提高培訓制度

畢竟對會計檔案進行管理工作的主要開展和相關負責人員是檔案管理人員，所以保證會計檔案管理工作的提升和優化，其根本保障就是建立健全會計人員的培訓制度，定期組織會計檔案管理人員參加提高學習活動，保證相關人員在工作意識、工作能力、工作理念、職業道德等方面的不斷發展。此外，組織會計檔案管理人員參加培訓工作也應當作為考核本單位工作開展情況的一項重要指標，也是單位管理的重要內容之一。在進行培訓的過程中，需要不斷豐富檔案管理人員的管理工作知識，提高檔案管理操作的技能，尤其是依據社會發展和科學進步的形式，把會計檔案管理工作中的更多的先進的方法、先進的理念、先進的模式引入會計檔案管理人員的培訓內容中來，保證檔案管理人員專業素養的不斷提升。此外，還應當加強思想方面的教育，保證檔案管理人員能夠以高度的責任心和使命感開展實際工作，保證和單位發展步調高度一致，和各級領導思想高度統一，堅持走科學管理的道路，不斷總結經驗、發現不足，不斷對自身的工作進行查漏補缺，保證會計檔案管理工作效率的持續提高，以促進本單位檔案管理工作的更上層樓，借以推動單位整體工作的有效開展。

總而言之，會計檔案管理工作是會計日常工作的一項重要內容，作為企業的財務管理人員必須以高度的責任心投入到工作當中，提高會計檔案的歸檔、存儲、管理、利用工作，更深層次地挖掘會計檔案中的有效資源為己所用，促進會計工作的高效開展，促進單位建設的穩步前行，為社會經濟的發展提供更加強勁的動力。

參考文獻

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