住房保障檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著房地產的發展，保障性住房已成為一個事業體系在運行，出現了很多住房保障檔案資料，檔案管理在實際操作過程中顯得越發重要。然而，在實際的住房保障檔案管理中，檔案資料是異常凌亂的，上級并不重視檔案的管理，對檔案管理在認知上也存在一些錯誤，本文分析了住房保障檔案管理存在的問題，并給出了一些解決對策，希望能為從事檔案管理的人員提供有效地幫助。

關鍵詞：住房保障；檔案管理；問題及對策

隨著住房保障政策在全國各地的普及，各地政府越來越重視人民的住房保障。截止到目前，我國建設的保障性住房數以千萬計，形成了大量的檔案資料，檔案的管理在此時顯得尤為重要。對于檔案管理中現存的問題要引起重視，同時要結合實際找到解決問題的對策，爭取可以科學的管理住房保障檔案資料。

1 住房保障檔案管理中存在的問題

1.1 不重視檔案管理

政府出臺的保障性住房政策大部分是針對工程建設、專項資金籌措、撥付、管理和相關優惠政策，公租房的分配等。政府的出發點是保證房屋質量問題，保障性住房專項資金安全問題，保證中低收入無房家庭住有所居，卻忽略對保障性住房后期檔案資料的管理，導致現在的檔案資料非常混亂，有些文件中數據是后期補做的，有些文件寫的很凌亂，甚至有些檔案已丟失，完全找不到對應的信息，漸漸就形成了一個非常惡性的循環。檔案信息無法同步住房保障的政策，對保障性住房的后期管理工作的展開也有不好的影響。

開發商對代建的保障性住房項目檔案管理這塊也不重視，存放檔案的辦公室一般在一些偏僻、沒有攝像頭管控的位置，管理這些檔案的工作人員都是一些無管理經驗者，不知道檔案的重要性，也不知道文檔要如何管理，更別說進行保護了，導致很多的檔案丟失，在冊的檔案也有很多被損壞，后期要再找出這些資料的時候也就是一堆廢紙，完全失去了檔案存檔的意義。

我們知道，房子存在的意義就是為了解決人民的住房問題，政府對房地產有更多的調控政策，建設了更多的保障房來解決中低收入家庭的住房問題，也遏制一些炒房客抬高房價。各大城市各級政府都在發力，制定更加符合大眾的政策，爭取做到真真切切的為人民服務。這一點，值得我們大家肯定，然而這些利好政策下對應的憑證被大家忽略了，比如歷年公租房搖號現場的視頻相關部門沒有存檔，很多資料都是隨意放置，后期就找不到了，最終也無法反過來查證，從而引起一些沒必要的糾紛。

1.2 缺乏對住房保障檔案管理的深度理解

當今社會，人們意識到房子的重要性，它是一個家的象征，同時也感受到房子帶來的壓力。國家的保障性住房政策解決了很多中低收入無房家庭的大難題，很多的住房檔案也出現了，檔案管理者要意識到檔案的重要性，因為這些檔案上的資料，很多家庭才有資格去享受這些待遇，一旦資料丟失，后期就無法查證，會給大家引起不必要的麻煩。所以，檔案管理者這一工作是非常重要的，從事檔案管理的工作人員要意識到其中的利害關系，認真對待提交的檔案，并及時整理歸類。

1.3 缺乏檔案管理平臺

很多城市現有的住房檔案管理工作都是由一些業務部門直接管理，而業務本身的工作是很繁忙的，很容易就忘記這些文件，最終的后果是檔案資料沒有及時歸類，無法進行查找。出現檔案丟失或損壞問題后，各個部門都相互推脫，拒絕承擔責任，影響住房保障工作的正常推進。

2 解決問題的對策

2.1 重視住房保障檔案管理工作

在住房保障建設下，不僅要抓工程建設、保障性房屋管控政策，還要將重心放在住房保障的檔案管理上。從領導層開始，就要有加強檔案管理的意識，然后一步一步向下推進，發揮大家的主觀能動性，讓更多的人都意識到住房保障檔案管理工作的重要性，并且參與進來，做好檔案的分類管理，保證檔案信息的正確性和完整性。考慮到住房保障這一政策的長期發展，我們在整理紙質檔案的基礎上，還要進行電子備份，避免因為時間太久，檔案資料中的文字模糊不清或者損壞。紙質版檔案要放在不易受潮的辦公室，并用鑰匙鎖起來，防止資料被盜；電子版檔案存放在電腦的固定位置，并設置密碼，定期也要對電子資料進行備份，防止資料丟失和被盜。

2.2 完善住房保障檔案管理制度

隨著住房保障房的普及，一些城市已經陸續出臺了一些專門針對住房保障的檔案管理制度，制度中明確給出了檔案管理中的相關要求，從多個方面規定了檔案歸類的注意事項，并要求對住房保障房源及檔案進行仔細核對，保證在實際進行住房保障檔案管理時工作者可以有明確的思路處理不同的檔案問題，也可以確保檔案資料的唯一性，有效的防止“一人多套”的現象出現。因住房保障牽涉方方面面，實際整理檔案資料時也會碰到無法處理的特殊案例，這就需要我們根據實際情況對待，并總結成有效的解決方案，完善住房保障管理制度，使住房保障檔案管理制度能更好為人民服務。

2.3 提升檔案管理工作者的管理水平

檔案管理的重要性已經不言而喻了，在實際工作展開過程中，需要檔案管理工作者時時刻刻提升自己的管理水平。利用平時空余的時間，多看一些檔案管理類的書籍，從主觀上提升自我管理能力。同時，部門也可以成立一些學習小組，不僅僅是學習課本上的理論知識，還要進行電腦技術實操演練，互動學習，甚至可以舉行對應的競賽，給大家一些物質上的獎勵，激發大家學習檔案管理的積極性，從客觀上提供檔案管理的水平。

2.4 建立專門的住房保障檔案管理系統

在實際檔案管理過程中，我們不能依靠某個人去管理，而是要明確職能，將檔案資料固定化，由專門的系統去規定檔案存放的位置和狀態。因為人的不確定是非常大的，在實際工作過程中，人員離職是很常見的，我們不能因為某個檔案管理工作者的離開而影響檔案的存放質量，甚至找不到檔案相關的信息，從而引起爭論。因此，建立專門的檔案管理系統是非常有必要的，在系統中，需要對檔案資料進行具體的分類，每個部分的內容都有對應的位置，從檔案管理系統類別以及資料歸檔等方面，對每一個檔案管理工作者進行培訓，讓他們學會區分資料類型及對應在系統的位置。實際工作中，檔案管理員只需要將每個檔案不同的內容放到對應的位置，就可以保證整個檔案的完整性，不會因為人員流失而導致資料不齊全，也提高了住房保障檔案管理的效率。

3 結語

在住房保障政策的發展下，我們不僅要注重前期的住房質量及購房制度的制定，也要重視住房保障檔案的管理，組織檔案管理工作者學習檔案管理技能，提升檔案管理工作者的管理能力，完善住房保障檔案管理制度，建立專門的住房保障檔案管理系統，利用先進的技術去管理檔案資料，讓檔案資料更加完善、更加準確，促進住房保障這一政策更好的推進。

參考文獻

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作者簡介

何君（1981-），男，邵陽市，漢，邵陽市住房保障服務中心，現為專業技術崗位十三級檔案管理員。