大型保險企業(yè)檔案“大集中式”管理模式的實踐探索

胡永賀

摘要：保險檔案是金融類檔案的重要類型，具有來源廣、數(shù)量大、管理成本高等突出特點，本文以安邦保險為例，以“大集中式”管理模式為視角，比較、分析不同管理模式下的異同以及“大集中式”管理模式的實踐成效。

關(guān)鍵詞：保險檔案大集中管理模式

保險檔案是保險企業(yè)在從事保險業(yè)務承保、理賠、再保險、市場開發(fā)等業(yè)務活動中形成的各種文件、材料、錄音錄像等，是保險企業(yè)檔案的重要組成部分。保險企業(yè)對市場的響應速度很大程度上依賴于信息資源的質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率，而檔案是保險業(yè)務活動最真實、最可靠的信息資源，因此加強并提升保險檔案管理對于保險企業(yè)的快速健康發(fā)展具有重要的意義。

一、保險檔案的主要特點

（一）檔案來源廣

與全國性商業(yè)銀行類似，大型保險企業(yè)業(yè)務布局全國，通常在全國各地設有不同層級的分支機構(gòu)，以便拓寬銷售渠道，增強理賠體系。以安邦保險為例，在全國設有超過30家區(qū)域機構(gòu)，每家區(qū)域機構(gòu)下設幾家到幾十家不等的市級、區(qū)縣級分支機構(gòu)。每個保險機構(gòu)產(chǎn)生與其經(jīng)營活動相對應的檔案，檔案來源及相應全宗具有層級多、數(shù)量大的特點。

（二）檔案數(shù)量大

保險業(yè)務檔案是保險企業(yè)檔案的主要組成部分，業(yè)務檔案量與業(yè)務發(fā)生量直接相關(guān)，如投保車險時，將會產(chǎn)生投保單、保單、身份證復印件等材料；出險報案后，還會產(chǎn)生現(xiàn)場勘查、理賠計算書等理賠材料。保險檔案具有成套性、系統(tǒng)性等特點。以安邦保險2016年的歸檔情況為例，當年歸檔30萬卷，其中業(yè)務檔案（主要為承保類和理賠類）占總檔案量的80%，其一年的檔案歸檔量大致與建設周期10年左右、年產(chǎn)1200萬噸的國內(nèi)大型煉化工業(yè)工程檔案數(shù)量相當。

（三）管理成本高

檔案管理成本主要為存儲成本、信息化成本、運輸成本和人力成本等，其中存儲和信息化成本高企是保險企業(yè)檔案工作的突出特點。數(shù)量巨大的實體檔案需要專門庫房存放，檔案庫房空間壓力極大。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，以大型保險企業(yè)一般年歸檔量30萬卷計算，如采取托管寄存方式，年存儲費用平均在80萬元以上，且檔案短期內(nèi)不銷毀將造成存儲費的逐年疊加。而隨著在線投保、網(wǎng)絡出單等方式的逐步推廣，電子文件歸檔比重呈逐年上升趨勢，為解決海量電子文件有效歸檔問題，確保電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性，檔案部門需規(guī)劃、實施、打通業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，建設電子文件平臺，實施系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)集成等任務，檔案信息化投入較大。

二、存在的主要問題

（一）檔案未實行集中管理

個別保險企業(yè)的檔案部門側(cè)重于管理類檔案的管理，或者因業(yè)務檔案數(shù)量較大、檔案部門人力不足等原因，保險業(yè)務檔案由業(yè)務部門獨立管理，未定期向檔案部門移交，導致業(yè)務檔案管理不規(guī)范、公司檔案處于分散、割裂的狀況，檔案遺失、查找不便等情況時有發(fā)生。

（二）電子文件未實現(xiàn)完整歸檔

隨著保險業(yè)務信息化程度的不斷提升，電子投保、網(wǎng)絡出單已逐步成為重要的營銷渠道，如何實現(xiàn)電子保單歸檔已成為亟待解決的首要問題。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前仍有不少企業(yè)尚未從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的思維方式、工作模式上轉(zhuǎn)變過來，對電子文件歸檔的認識和應對不足，出現(xiàn)了未將電子文件納入歸檔范圍、原生電子文件打印歸檔、電子文件歸檔渠道未打通等問題，文件歸檔質(zhì)量、效率較為低下。

三、管理模式比較分析

目前，從檔案集中管理的維度看，具有代表性的管理模式有“大集中式”“區(qū)域集中式”和“分散式”三種。三種管理模式比較見表1。

四、“大集中式”管理模式實踐探究

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，保險行業(yè)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)采取“區(qū)域集中式”或“分散式”管理模式，安邦保險是較少采取“大集中”管理模式的企業(yè)之一，實踐表明：“大集中式”的管理模式在創(chuàng)新加強檔案管理基礎工作、檔案管理保障體系等方面，解決檔案集中、文件歸檔等主要問題方面，具有特有的優(yōu)勢。

（一）檔案管理基礎工作

1.檔案收集

采取“誰產(chǎn)生、誰積累、誰歸檔”原則，檔案由生成部門向檔案部門移交，并通過本級檔案部門向上一級機構(gòu)檔案部門移交，最終逐級匯總、移交至集團總部。安邦保險以月度為單位完成區(qū)域機構(gòu)及以下層級檔案在區(qū)域機構(gòu)層面的收集、匯總，以年度為單位完成區(qū)域機構(gòu)檔案向集團總部移交、匯總，形成了“逐級歸檔、層層匯總、定期移交”的檔案收集、歸檔體系。

2.檔案整理

按照“生成部門初步整理，檔案部門系統(tǒng)整理”的職責劃分，檔案生成部門完成整理后，由檔案部門做歸檔標識和整體梳理，實現(xiàn)整理任務的分工分解，將檔案員從繁重的檔案整理工作中解放出來，投入到建章立制、歸檔審核、保障利用等重點工作中。同時，“大集中式”管理模式有利于全集團整理標準的規(guī)范、統(tǒng)一。

3.檔案保管

檔案長期集中保管于集團總部是“大集中式”管理模式的突出特點。安邦保險采取當前年度的檔案集中于區(qū)域公司層級，第二年整體移交集團總部保管的模式。集中保管較分散存儲有較明顯的成本優(yōu)勢，且管理規(guī)范性和安全保密性更高。

4.檔案利用

在“大集中式”管理模式下，檔案管理系統(tǒng)、電子文件平臺等信息化建設由集團總部統(tǒng)籌規(guī)劃，組織建設，有利于施行自上而下的頂層設計，捋順檔案部門與業(yè)務部門、IT部門之間的協(xié)作關(guān)系，打通業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔渠道，及時響應電子檔案的借閱。以安邦保險檔案借閱為例，目前70%以上為電子檔案借閱方式，也就是說通過統(tǒng)籌建設信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字化等方式能夠滿足絕大多數(shù)檔案利用需求，個別必須進行實體檔案借閱的，一般通過線下快遞等方式實現(xiàn)。集團總部統(tǒng)籌推進檔案系統(tǒng)建設、電子文件平臺建設及線上借閱方式，有利于提升檔案利用的效率和效果。

（二）檔案管理保障體系

1.檔案資源配置

在檔案人員管理方面，集團總部檔案部門擁有“三定”權(quán)限，即由集團總部負責下屬機構(gòu)檔案人員的定編、定員和定薪，能夠通過“三定”權(quán)限將對檔案工作、檔案人員的管理要求落實到位。

在檔案經(jīng)費管理方面，由集團總部統(tǒng)籌規(guī)劃、采購和支出，檔案專項經(jīng)費較為充足，能夠有效解決下屬機構(gòu)因重視不夠、經(jīng)費緊張等造成的主要矛盾。

在檔案物資管理方面，由集團總部集中管理，包括檔案管理系統(tǒng)建設、電子文件平臺建設、檔案數(shù)字化加工、檔案裝具采購等，能夠有效推動重點項目、重點工程長遠規(guī)劃、完善標準、落實到位。

2.檔案考核管理

各級檔案部門通過定期移交、階段驗收方式實現(xiàn)檔案考核管理。區(qū)域公司以月度為單位完成本級和下屬機構(gòu)檔案的移交與驗收，集團總部以月度為單位對區(qū)域公司檔案的歸檔率、歸檔時效進行考核。同時，集團總部以年度為單位對區(qū)域公司檔案進行現(xiàn)場驗收，形成檢查和評價結(jié)果，并以書面形式予以反饋。

檔案考核結(jié)果能夠與檔案管理員月度、年度績效獎金掛鉤。對于問題突出、整改不力的機構(gòu)，除通報批評以外，檔案部門有權(quán)會同人事部門、審計部門對相關(guān)機構(gòu)負責人進行問責，問責結(jié)果與相關(guān)負責人績效獎金掛鉤。

檔案工作是一項需要長期政策、人力、資金支持的基礎性工作，實踐表明，“大集中式”管理模式一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)對于檔案工作較高的重視程度，改善了長期以來資金、人力投入方面的問題困擾，對于推動和提升檔案標準化、專業(yè)化和信息化水平起到了特有的作用。

作者單位：安邦保險集團股份有限公司