現階段機關辦公室管理與實踐探索

李凱

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-230-01

摘要 伴隨我國經濟的持續發展，越來越多的機關事業單位也隨之持續發展壯大，而適應這樣的發展形勢，機關辦公室就變成了機關事業單位的一個綜合服務管理部門。文章根據機關辦公室管理和實踐，先說明了機關辦公室管理現存的問題；后闡述了機關辦公室管理工作的實施對策。

關鍵詞 機關 管理 實踐 探索

辦公室工作內容繁瑣、紛繁復雜，大部分的辦公人員遵循著穩定有秩序的形式進行工作開展，服務自己的上級和下級符合標準的工作準則，但是這樣的工作風氣和管理模式，常常是墨守成規。忽略辦公室工作中的部分浪費、效率低的情況發生，有效管理在生產領域獲得充分展現，現在已經延伸到非生產領域、有效辦公借鑒和弘揚了有效思想及管理模式和措施，為提升辦公成效和提升辦公效能開發了新的思維和路徑。

一、機關辦公室管理現存的問題

（一）管理落后

部分機關和企業現在還是運用經驗管理的模式來對辦公室開展管理方面的工作，并未朝著制度化和規范化的形勢去發展。辦公室管理人員根據自己的管理經驗和方式來開展對辦公室的管理工作，由于沒有對于行為上的規范和制度的限制，因此，時常容易出現很多工作上的失誤，繼而影響到企業的正常工作。再加上辦公室資源和職員的安排不太科學，工作管理人員自己的規范化制度化管理概念太過薄弱，有關專業層面的素質也比較低，對工作的熱情和主動性都不足，以上原因都很大程度上限制了辦公室規范化管理化的發展進程。并且，機關企業也沒有制定并且優化有關的辦公室管理制度，在管理工作開展出現問題的時候沒有進行對應的解決，或者始終無章可依，繼而導致機關辦公室管理形式的混亂不堪。

（二）設備落后

提升整個機關單位的工作效益和辦公成效，要求辦公設施和技術支撐作為根基。而在大部分機關辦公室，現在運用的是一些比較老舊的辦公用品，這在很大程度上約束了辦公室搜集信息的途徑和成效，缺少合理的配套設施，機關辦公室的工作人員時常會以缺少相對的人工落實來得以推脫，所以很大程度上影響了機關辦公室的工作成效。再加上有些辦公室員工對工作的熱情和主動性都不強。針對辦公室的工作敷衍了事，將時間和精力都浪費在了不是很關鍵的瑣事解決上面，也很大程度上降低了機關辦公室的工作成效，同時導致辦公室應該具備的職責和能力很難展現出真正的作用。

二、機關辦公室管理工作的實施對策

（一）完善管理制度

老話說得好，沒有規矩不成方圓，不管是什么工作，就算是人們平時的現實生活也罷，都需要一個詳細具體的規章制度。這對于機關辦公室的管理而言也是一樣的，或者應該說，機關辦公室的管理工作是堅決不可以欠缺一個完整的規章制度的。而詳細地說，想要創立一個具體的辦公室管理制度，首先要確立辦公室內所以工作崗位的詳細工作職能，之后再把這些職責和權限落實到所有辦公室工作人員的身上。而工作人員也只有確立了自己的職責所在和權限以后，才能夠了解怎樣去執行自己的職責，怎樣去行使自己的權限，如此才可以更好的落實自己的本職工作，做好有關的辦公室任務。在確立了所有人自身的責任以后嗎，就要確立辦公室工作的有關秩序，同時制定好有關規定，針對辦公室的工作，一定要根據規范和秩序來開展，繼而落實辦公室管理的規范化制度化。因為機關辦公室的工作內容比較復雜繁多，如若沒有相對的規范和秩序，就很容易導致工作中頻頻儲出錯，繼而影響到機關事業單位的正常工作運行。而經過規范辦公室有關秩序和制度，辦公室職員在開展工作的時候就有章可依了，以上，不單單指工作和秩序上的規范，還包含了工作規律。

（二）改變管理思想

接待服務是機關辦公室的工作內容之一，針對機關辦公室的工作人員而言，每一天都要迎接不同身份的領導和民眾，辦公室工作人員的工作能力和效率直接影響到被迎接的人對于機關單位的第一印象，民眾的口碑，甚至還會影響到機關單位今后的發展形勢。所以，作為機關單位的辦公室人員，要建立正確的服務理念，一方面服務于底層，另一方面也服務于領導階層，經過努力學習所有和服務有關的技巧和知識，以熟知不同的人不同的心理需要和情感狀態。尤其是對領導安排的或者底層單位請示的時間緊迫、任務艱巨的事情，落實急事急辦、快事快辦、特殊的事特辦，針對觸及到要求幾個處室調節的事項，按照處室職責分工，充分運用辦公會等方式，確立由主辦處室擔任，協辦處室會簽、會審，落實有的放失、有章可依，提升工作成效。在辦公室內部，針對會務會議、文件起草核查、公文解決、文明審核、目標管制、機要保密、公關迎接、來信來訪、機關財務資產管制、政務資源、局域網管制、信件收發等事務繁多瑣碎的狀況，辦公室進行人員分工，各司其職，彰顯團結合作，落實“忙而不亂”、有秩序的目標，做好每一項年度的任務。

三、結語

新時期的機關辦公室管理，一定要保證以人為本，同時建立起一種新型服務觀念、政治意識以及創新理念，經過提升辦公室的工作質量和效率以及服務水平，才可以更好的推動機關事業的發展，促使企業可以緊隨時代的創新和改革腳步，順應新形勢下的需求。而機關辦公室作為一個企業的關鍵服務管理機構和組成部分，必須要提升自身的工作成效，同時充分展現辦公室的作用和職責，給企業的發展做出更大的奉獻。