探討新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

魏曉英

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-268-01

摘要 檔案管理是開發(fā)和利用檔案價值的基礎(chǔ)，加強醫(yī)院檔案管理在社會主義現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)中發(fā)揮重要作用。醫(yī)療改革趨勢下醫(yī)院檔案的分類和管理要求更加復(fù)雜，日益增長的檔案管理需求和不完善的檔案管理體制間出現(xiàn)諸多矛盾，推動檔案管理現(xiàn)代化是建設(shè)信息化醫(yī)院的有效途徑。本文在論述檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出提高檔案管理水平的對應(yīng)措施，為醫(yī)院檔案管理向優(yōu)質(zhì)高效邁進提供清晰借鑒。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)代化 改進對策

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和價值

檔案的收集、整理和管理工作是制定科學(xué)對策，推動我國經(jīng)濟社會健康發(fā)展的前提條件，作為一項基礎(chǔ)性和長期性的服務(wù)工作，建立現(xiàn)代化的檔案管理體制是醫(yī)療改革的重要任務(wù)。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度以便于對檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”，從法律層面提出檔案管理現(xiàn)代化的要求。醫(yī)院檔案中包含醫(yī)護人員的人事資料、病患病案、醫(yī)院歷史發(fā)展脈絡(luò)等信息，與醫(yī)療科學(xué)發(fā)展和當(dāng)?shù)孛癖姷纳】迪⑾⑾嚓P(guān)，具有巨大的經(jīng)濟和社會效益。利用高速發(fā)展的信息技術(shù)挖掘醫(yī)院檔案中的隱藏價值，全面開發(fā)信息資源，提高檔案利用率，深化檔案與醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生改革的融合，是檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)涵。醫(yī)院檔案工作要適應(yīng)醫(yī)療服務(wù)需求，通過檔案管理現(xiàn)代化提高檔案智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平，有助于促進醫(yī)療領(lǐng)域檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)存的問題

（一）對檔案管理工作缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識

我國醫(yī)院將管理重心置于醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療科研方面，普遍忽視檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性，對檔案管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)缺乏準(zhǔn)確認(rèn)知，檔案管理人員的素養(yǎng)有待提高。檔案中蘊藏豐富的數(shù)據(jù)信息，醫(yī)院規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)，提升服務(wù)水平需要以完整的檔案為基礎(chǔ)，作為在大量實踐中總結(jié)出來的可供直接參考利用的經(jīng)驗，檔案影響著醫(yī)院未來發(fā)展方向。由于醫(yī)院日常管理任務(wù)繁重，長期以來忽視檔案管理績效的考核和評估，導(dǎo)致基層醫(yī)務(wù)人員的檔案意識淡薄，甚至出現(xiàn)“檔案可有可無”的無用論。醫(yī)院病員流動率高，部分管理事項時常遇阻，加之管理層輕視檔案工作，相關(guān)人才和經(jīng)費不足，檔案管理效率和質(zhì)量堪憂，檔案資源沒有發(fā)揮應(yīng)有價值。

（二）檔案管理體制不健全

檔案室是統(tǒng)一儲存醫(yī)院檔案的部門，管理科室、職能科室和使用科室共同利用檔案創(chuàng)造效益。現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部檔案相關(guān)科室在權(quán)責(zé)劃分上不夠明確，各科室缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制，導(dǎo)致檔案管理零散低效，部門相互推諉的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。以信息技術(shù)為核心的科技能夠顯著優(yōu)化檔案管理過程，推動檔案管理工作有序改革、提質(zhì)增效，但就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理狀況來看，我國醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化進程中進展緩慢，沒有嚴(yán)格落實各項技術(shù)更新措施，使得傳統(tǒng)的手工檔案管理仍是醫(yī)院檔案管理主流方法。不完整的組織結(jié)構(gòu)和有限的現(xiàn)代化檔案管理水平無形中增加醫(yī)院檔案管理的難度，一方面加重檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏或失真，一方面降低醫(yī)院日常檔案管理政策執(zhí)行效率，影響醫(yī)院整體發(fā)展格局。檔案管理體制不健全是各類檔案管理問題的根源，對檔案安全性和完整性產(chǎn)生負(fù)面影響，可能誘發(fā)醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營風(fēng)險。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對策

（一）強化管理意識，借鑒先進經(jīng)驗

醫(yī)院員工對檔案的重視度直接影響檔案管理現(xiàn)代化進程，醫(yī)改新形勢下醫(yī)院檔案管理需要在手段和流程方面加快創(chuàng)新，改變原有檔案管理模式，搭建以計算機技術(shù)為支撐的智能電子檔案。推動檔案管理現(xiàn)代化的首要任務(wù)是強化檔案管理意識，建議醫(yī)院與當(dāng)?shù)貓D書館、檔案館等資訊機構(gòu)開展合作，邀請專業(yè)的檔案管理人員到醫(yī)院進行技術(shù)指導(dǎo)，幫助工作人員樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度。醫(yī)院檔案管理具有特殊性，可以在醫(yī)療行業(yè)內(nèi)組織檔案科研組，定期到各院進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相互發(fā)布檔案管理工作取得進展和創(chuàng)新舉措，由檔案科研組整理成冊并鼓勵醫(yī)院內(nèi)部開展學(xué)習(xí)。醫(yī)院檔案資料類型多樣、來源復(fù)雜，在收集和整理中容易出現(xiàn)不必要的麻煩，醫(yī)院應(yīng)自上而下開展檔案管理的宣講工作，在醫(yī)院內(nèi)部改善檔案管理工作實施環(huán)境，讓員工理解和認(rèn)可檔案管理現(xiàn)代化的意義。

（二）健全管理體制，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢

醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身管理模式制定完整的檔案管理體制，一是重新厘清檔案科室的權(quán)力范圍和責(zé)任界限，完善內(nèi)部檔案管理的規(guī)章制度，防止扯皮推諉現(xiàn)象，提高各檔案科室的工作積極性。二是建立高水平的檔案管理隊伍，根據(jù)人崗匹配原則調(diào)整檔案科室內(nèi)部人事安排。醫(yī)院可與高校圖書管理、檔案管理等專業(yè)簽訂委培協(xié)議，吸引高學(xué)歷高素質(zhì)的專業(yè)人員，同時需要工作經(jīng)驗豐富的老員工指導(dǎo)和帶領(lǐng)新員工，提高檔案管理隊伍的整體素養(yǎng)和工作能力。計算機是檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的工具，醫(yī)院應(yīng)增加對檔案管理的專款專用，配置與現(xiàn)代化需求相匹配的軟硬件，確定全用電子計算機管理工具的年限，大力推進網(wǎng)絡(luò)化管理。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展要求，實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。針對現(xiàn)有檔案管理中的不足和漏洞，醫(yī)院應(yīng)強化管理意識，主動借鑒先進經(jīng)驗，加快計算機技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，以全面創(chuàng)新的體制實現(xiàn)檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化。