智慧校園環境下檔案利用的探究

鄭映妹

【摘要】信息技術的快速發展有效推動了智慧校園環境電子檔案工作的開展。文章以技師學院為例，針對智慧校園環境下檔案利用的現狀進行全面、系統的分析，并在此基礎上采取一套針對性的具體措施，充分發揮智慧校園環境下檔案的利用。

【關鍵詞】智慧校園環境；檔案利用；概況；具體措施

現階段智慧校園環境下的檔案利用是檔案管理工作的核心，在技師學院教學活動與學院發展中發揮了積極的作用，對提高教學工作質量與行政管理效率有著重要的現實意義。盡管目前智慧校園環境下檔案利用的發展勢頭良好，我國政府有關部門還給予了政策和資金上的支持，使得信息化和網絡化趨勢與教學活動、行政管理較好地結合，但是受傳統教學理念和落后管理模式的限制，智慧校園環境下的檔案利用還未真正推廣，在日常教學活動與行政管理中還未得到充分發揮。因此，探究智慧校園環境下檔案利用需要了解其基本狀況、特點、現狀、優點和存在的問題，這樣才能為后續提出和落實有效措施打下良好的基礎。本文從智慧校園環境下檔案利用的概況出發，對當前技師學院智慧校園環境下檔案利用的具體措施進行分析和研究。

一、智慧校園環境下檔案的概況

（一）智慧校園環境下檔案類目

為了更好地研究技師學院智慧校園環境下的檔案利用，首先，了解技師學院綜合檔案室歸檔檔案類目是非常重要的。技師學院有著周期性的正常教學周和假期特點，從工作角度與資料屬性上分為教學類檔案和行政類檔案。教學類檔案以學年度為單位，每學年第一學期初移交前一學年的教學檔案（共兩個學期所形成的教學材料）；行政類檔案以年度為單位，次年三月份移交前年行政類檔案。教學類檔案涵蓋畢業生學籍卡、教學計劃、實習計劃、教師教案、教師授課工作量表、課表等等。行政類檔案涵蓋技師學院發文、會議紀要、計劃總結、大事記，各類花名冊、國際國內交流合作、合同與競賽、招標材料、各項重大活動形成的材料、校園網站OA辦公系統辦結的電子件等等。隨著技師學院辦學規模的擴大，學生和教師的人數越來越多，業務范疇在不斷擴大，工作中形成的電子件與紙件材料不斷增加，檔案管理工作也不斷復雜化。如果每年這些材料無缺漏、齊全地移交學院綜合檔案室歸檔，那么學院綜合檔案室檔案的覆蓋得以全面化，檔案在教學和行政管理工作中必定能起到參考和借鑒作用，充分發揮檔案的利用效用。

（二）智慧校園環境下檔案利用的現狀

隨著信息技術的快速發展與技師學院招生規模的擴大，現階段技師學院綜合檔案室檔案管理的狀況體現在以下幾個方面。

1.工作量大，人員少。傳統專業的改進和新型專業的增加都使得檔案種類增多，無形之中檔案的數量在大規模地增加，如果這些檔案沒有及時進行整理、分類、立卷、歸檔，檔案的利用必受影響。

2.信息化程度較低，傳統的紙質檔案管理方式存在保存難度大、查找不方便等缺陷，無法發揮信息技術在檔案管理中的積極作用。

3.標準化程度不夠高，具體表現為沒有嚴格的制度要求和統一的管理模式，二級學院、各行政部門與技師學院綜合檔案室缺乏交流等，不利于檔案管理技術的提高和檔案利用工作的進行。

（三）智慧校園環境下檔案利用的優點

智慧校園環境下電子檔案的利用有著諸多好處，曾得到研究人員和管理人員的認可和支持。

第一，提高管理工作的效率和檔案的利用率，強大的信息處理能力可以很好地解決工作量大和難度大的問題，有效處理傳統檔案管理中統計分類費時費力、查找時錯誤率高等不足之處，從而縮短檔案檢索時間。

第二，與傳統檔案管理中存儲時間有限、查詢繁瑣、程序復雜且容易丟失的情況形成鮮明的對比，信息技術的應用使得檔案利用效率明顯提高。

第三，電子檔案更容易保存，所需要的存儲條件比較低，取消紙件存儲以及紙件檔案蓋章等歸檔流程工作，增加了庫房的存儲空間，避免了不必要的資源浪費。

第四，提高了檔案的安全性和時效性，極大地提高了文件存儲和傳輸的速度，保證了檔案運用的及時性。

二、智慧校園環境下檔案利用的具體措施

根據智慧校園環境下檔案利用概況，可以得知具體措施需要從全方位、多角度進行落實，才能彌補其中的薄弱環節和不足之處。基于對智慧校園環境下檔案利用的了解，可以根據智慧校園環境下檔案利用的發展趨勢，采取檔案發展規劃與適應學院發展需求，建立檔案管理標準和構建高效管理平臺等措施，從注意事項等多個方面進行分析，積累有用的經驗和教訓，利用好現有的信息交流平臺和可靠的資金與政策，使智慧校園環境下檔案利用中存在的問題得到有效的解決，保證相關教學活動、行政管理工作的順利進行。

（一）提高電子文件的可用性

電子文件一般是在一定的數字設備及環境中生成，主要是以數碼形式存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體中，借助計算機等設備進行閱讀和處理，其存在形式包括文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、程序文件等。在智慧校園環境下可以使電子文件的可用性得到有效提高，主要包括以下幾個方面。

1.智慧校園環境下能夠有效提高檔案信息的可識別性，教職工可以根據自己的需求來準確查找檔案信息，提高查詢的效率。

2.能夠確保信息傳輸載體的兼容性和完好性，這樣不僅可以提高檔案信息的傳輸效率，而且可以確保檔案信息的完整性，有效提高檔案信息的利用效率。

3.提高存儲體系的可靠性。智慧校園具備一套系統、完善的安全體系，能夠對檔案信息給予安全保存，將潛在的安全隱患阻隔在外面，從而提高存儲體系的可靠性。

（二）加強檔案軟件建設，優化檔案信息管理系統

在智慧校園環境下，要結合技師學院檔案管理的實際特點，構建一套切實可行的檔案信息管理系統，借助智慧校園網絡來實現對學院綜合檔案室檔案的收集、保管、整理、檢索和利用等工作，從而實現檔案信息管理一體化。

一是在進行檔案信息化系統建設過程中，實現與校園網站OA辦公系統的對接，檔案管理人員對OA上辦結的電子文件進行批量接收、分類、立卷、歸檔。

二是在進行檔案信息化系統建設中，考慮為二級學院、各行政部門設置端口、權限，各兼職檔案員上傳各類電子檔案，如電子文件、照片、圖片等數字檔案，實現無紙化數字檔案移交。這樣檔案工作的整體水平和工作效率明顯提升，增強檔案利用的時效性，綜合檔案室檔案管理、檔案利用再上新臺階。

（三）加大檔案信息資源利用方式的創新

隨著智慧校園的不斷發展與創新，技師學院檔案管理工作為了更好地服務于教學與行政管理工作，需要對檔案信息資源利用方式進行一系列的改革與創新，具體需要從以下三個方面著手。

1.學院綜合檔案室的工作需要在學院校園網中建立檔案模塊，構建檔案信息共享平臺，進行權限設置、審批設置等，從而實現檔案信息的共享。

2.在智慧校園環境下，學院教職工可以通過校園網絡實現對檔案的借閱、利用、規劃，這樣不僅可以提高檔案資料的借閱與歸還的效率，而且可以有效提高檔案信息資源的利用效率。

3.實現無紙化辦公，既能夠減少紙質資源的浪費，而且能夠有效提高學院綜合檔案信息的利用效率，為學院的發展奠定良好的基礎。

（四）加大信息化建設資金投入力度

如今，隨著技師學院普遍擴招，無形之中增加了學院綜合檔案室管理工作的難度，傳統的人工檔案管理已經無法滿足時代發展需求。此時就需要嘗試加大信息化建設資金投入力度，構建多元化的檔案資源，這樣既能夠節省人力資源，而且可以有效提高學院檔案管理工作效率。同時，智慧校園環境下的檔案工作還可以把紙質檔案轉化為數字檔案，將綜合檔案室庫房保存的紙質檔案運用掃描、拍攝等手段進行數字化加工，轉換成圖片、數字的存儲形式，構成有機的統一體，確保傳統紙件檔案存儲安全，實現原始紙件檔案數字化管理，促進檔案管理，提高檔案利用效率和質量，逐步實現檔案工作無紙化，管理工作上新臺階。

三、總結

總而言之，智慧校園環境下檔案利用的探究是切實有效的，既能在了解智慧校園環境下檔案利用現狀的基礎上發現其中的潛在問題，又能采取有效措施彌補其中的薄弱環節和不足之處，為技師學院教育事業的發展做出重要的貢獻。智慧校園環境下檔案利用還可以滿足教職工對提高教學水平和創新教學方式的要求，更好地服務于技師學院教學活動與學院的發展，充分發揮技師學院綜合檔案室檔案管理的工作效率。

【參考文獻】

[1]孫大東.高校檔案利用體系理論模式構建研究[J].檔案管理，2013（06）：13-15.

[2]劉子俠.微信在高校檔案利用服務中的應用探析[J].山西檔案，2015（05）：112-115.

[3]崔靜，劉亞平，薛曉娟，等.高校檔案利用統計分析[J].蘭臺世界，2015（11）：66-67.

[4]郭曉文.做好高校檔案利用服務工作的途徑分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2016（21） ：110-111.

[5]宋竹，雷稚薔，馮文博.基于知識管理的高校檔案利用服務創新[J].黑龍江檔案，2016（06） ：43.

[6]邰春蘭.試論高校檔案利用服務創新[J].辦公室業務，2017（04）：133.