檢察機關檔案數字化建設思路研究

摘 要 檢察檔案數字化，是指將文字、圖像等不同記載方式和傳統搭載媒介的檢察檔案通過掃描處理，轉化為數字格式錄入計算機存儲的過程。而紙質檔案數字化是提升檔案工作現代化管理水平、保護檔案實體安全的重要舉措。本文從提升檢察檔案工作科學管理水平出發，按照“存量數字化、增量電子化”的思路，從標準化設計、規范化管理、建立數字化利用體系三個方面探討加快檢察機關檔案數字化的思路。

關鍵詞 檢察檔案 數字化 檔案管理

作者簡介：張京金，山東省淄博市博山區人民檢察院檔案室主任。

中圖分類號：D926.3 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.12.078

檢察檔案是國家檔案的重要組成部分，不僅是檢察事業發展歷程的真實記錄，也是全面推進法治建設、促進檢察工作科學發展的重要依據。然而，隨著時代發展、科技進步，檔案、保密工作的目標對象、手段方法、內容形式等都在發生深刻的變化，檢察檔案工作的外部壓力與日俱增，內部管理現狀不容樂觀。

檢察機關傳統的檔案保存方式以紙質檔案為主，其存在的一個最大缺點是易于損毀，隨著頻繁的使用和自然損毀，紙質檔案受損后會導致其中承載的信息資源的流失，帶來無法復原的損失。通過對檢察檔案進行數字化加工，將以往紙質檔案中記載的各類信息，經過數字化掃描存儲入電腦中，然后借助互聯網或檢察局域網實現在線借閱利用，推進信息技術與檔案工作的融合進程，提升檔案工作科學化水平。

一、系統化構建夯實檢察檔案數字化工作根基

檢察檔案數字化是一項系統性工作，每個環節環環相扣，需要把檢察檔案數字化建設納入單位信息化建設整體布局中，進行統籌規劃、整體設計。

一是需要檢察院黨組高度重視檔案工作，專門成立檔案數字化工作領導小組，專題研究檔案數字化工作，撥付到位專項資金，充實干警到檔案工作一線，安排獨立封閉房間作為檔案數字化專門加工現場。同時，制定檔案數字化工作實施方案，明確工作的階段和完成時間，并將任務分解到位、安全保密責任落實到人，確保檔案數字化工作高效規范。建立涵蓋檔案數字化建設、運行、安全等內容的制度體系，推動形成年初有計劃、過程有督辦、年末有考核的管控機制，確保工作落到實處。

二是加強內設部門之間的分工協作，形成“左右聯動、條塊結合、齊抓共管”的工作格局。當前，部分基層檢察院的檔案人員仍把自己當作傳統的檔案資料收集員、整理員和保管員，在對檔案資料按部就班地收集、整理、歸檔之后，就束之高閣，等待利用者上門查閱，這種工作模式嚴重影響了檢察檔案的開發利用水平。檔案數字化工作是一項全院系統工作，需要不同的部門配合完成，建立檔案數字化工作整體格局。同時，將機關檔案管理列入年度工作重點目標責任分解，明確各部門在檔案保管、歸檔移交等環節的責任和標準，做到檔案工作與其他工作同部署、同推進。

三是規范檔案管理、健全管理機制。對建院以來的文書、訴訟、基建等檔案進行重新整理入庫、編號上架，并統一建立電子目錄，徹底解決庫存檔案整理質量不高、標準不一、查閱不便等問題。根據檔案工作科學化管理的要求，完善檔案接收、移交、保管、鑒定、銷毀和利用等環節的規章制度，做到收文有登記、借閱有證明、閱卷有專室、立卷有規定、銷毀有鑒定、利用有效果、移交有清冊、實現檔案管理由“靜態管理”向“動態管理”有效轉變。

四是強化基礎設置保障。為適應“無預算不支出”的資金支付規定，提前申報項目所需資金，年初預算到位，為檔案數字化工作提供堅實的資金保障。投入資金對檔案庫房整修和硬件配備，更新庫房動態視頻監控管理系統和靜脈指紋安防一體化系統，實現重要區域視頻內外布防，提升庫房技防水平。室內增設凈化消毒加濕除濕設備、獨立空調、消毒滅菌控制系統，通過連接網絡建立溫濕度職能控制系統，實現庫房環境管理智能化。高標準配置檔案專用服務器等硬件設備，研發應用集檔案掃描、影像預處理、檔案索引、存儲等功能于一體的軟件設備，為數字化建設提供優質軟硬件平臺。添置數據存儲專用服務器、自動化檔案密集架、防磁柜等，對檢察內網服務器和線路進行改造升級，優化檔案信息化管理系統，保證全部內網電腦共享數字化檔案資源。

二、規范化管理確保檢察檔案數字化有序運轉

一是對分散的電子檔案進行系統整合。建立以訴訟檔案為主導的檔案資源管理架構，強化部門協作，規范檔案流向，整合關聯檔案材料，收集各門類檔案的電子文件和數字副本文件，推動檔案資源科學配置，為形成完備的檔案大數據資源提供支撐。實行檔案入庫評分鑒定機制，堅持掃描不符合規范的不接收、電子文件少文漏頁的不接收、不屬于接收范圍的不接收，對于數字文檔與紙質文檔不符的，要求責任人重新裝訂，確保數字化檔案“底版”高質量。嚴格落實檔案數字化掃描質量審查制度，檔案員以人工方式對照實體檔案，對數據和圖像進行逐條逐頁檢查，審查圖像數據信息完整性、目錄數據信息準確性，發現不合格的立即修改，保證檔案數字化數據準確、圖像清晰，實現掃描覆蓋率和合格率雙百分之百。

二是對遺存的紙質檔案開展數字化加工。當前，各地檢察機關大多保管著近四十年的各門類、不同保密級別的實體檔案，開展檔案數字化工作任務繁重。因此，檢察檔案數字化工作，除了需要加強檢察機關內部各部門的協作配合，例如招投標工作由行政裝備部門負責，數字化成果的網絡共享由信息通訊部門配合，對于數字化加工等基礎性工作，應以“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”為目標，委托專業的檔案數字化加工公司對積存的檔案提供外包加工服務。承攬數字化外包的加工公司至少需具備乙級保密資質。

三是確保數字化檔案信息安全。按照“安全第一、預防為主”原則，對照檔案數字化工作相應技術規范和工作指南，加強對關鍵節點的把控，確保整體加工過程規范有序、嚴格保密。在檔案數字化加工過程中，經過招投標選定了具備甲級保密資質的專業化數字公司承攬外包服務，與之聯合制定保密管理制度，對人員出入庫進行嚴格的登記記錄，并為每臺數字化加工電腦安裝優盤監控系統，為加工人員定制無口袋制服、簽訂保密協議，確保加工現場的保密性。明確規定數字化檔案信息實行一式四套的保存方式，并采用防火墻、入侵檢測設備、防殺病毒軟件等網絡安全防護措施，定期對內部網的計算機進行殺毒檢查，定時更新殺毒軟件，確保檔案信息化系統運行安全。

三、建立集約型、便捷型檔案數字化利用體系

秉承主動服務理念，積極在檔案信息資源開發上試水破題，實現檔案利用由單一的借閱模式向文檔查閱、檔案編研、檔案宣傳、檢察歷史文化研究等方向多元發展，有效拓展檔案的應用領域，提高檔案為檢察工作服務的實效。

一是拓展庫房自動管理功能，使靜態檔案自動化。運用檔案導航系統，工作人員可在柜體觸摸屏上直接輸入信息查找本柜體內的檔案，也可在檔案管理軟件中輸入相關信息，在所有柜體內查找。信息輸入后，目標檔案所在的柜體會自動打開，具體位置的LED引導燈會自動閃射，引導工作人員精確查找。除此之外，還可以設置檔案查閱再借、檔案刪除與還原檔案庫管理、檔案信息排序、檔案信息字段篩選等功能，大幅提升檔案查找效率。

二是構建數字化管理平臺，實現檔案信息資源在線高效利用。逐步搭建并完善內網檔案查閱平臺，將數字化掃描成果掛接在檔案專用服務器上，實現在線查找和借閱檔案。圍繞借閱事由、查詢方式、借閱期限等內容，設計借閱申請、二級審批、借閱利用、效果反饋的網絡借閱流程，以實現檢察系統檔案信息資源共享。同時借助內網通訊軟件，實現檔案利用“零距離”，有利于緩解檔案利用需求多和檔案人力有限的矛盾，為檢察辦案、執法質量考評等業務工作和檢察官等級評定、信息交流等綜合工作提供有力支持。

三是強化信息編研和檔案公開。運用檔案信息化系統編研功能，圍繞檢察工作重點、難點、熱點及社會關注的問題，定期篩選、加工、提煉有參考利用價值的檔案，挖掘檢察檔案中的有用信息，把“檔案庫”變成“智慧庫”，為領導決策提供信息。積極發揮“互聯網+服務”的作用，通過微信、微博等新媒體和門戶網站，將一些可以公開的有價值的檔案信息向社會公開，并通過優化檔案信息化服務平臺，利用在線目錄和數字文件下載等信息化手段，為信訪接待、檢務公開等工作提供有效服務，促進了檢察機關整體的工作的全面提升。