財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制研究

劉莉

摘要：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心目前已在許多跨國公司和國內(nèi)中大型集團(tuán)公司中興起與推廣，但在實(shí)際運(yùn)行中也出現(xiàn)了一些與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理控制的碰撞，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與流程在共享中心不能達(dá)到理想的效果或者無法正常實(shí)施。企業(yè)在 構(gòu)建財(cái)務(wù)共享體系時(shí)必須著重考慮內(nèi)部控制制度在共享模式下運(yùn)行的有效性，不斷發(fā)展與完善財(cái)務(wù)共享平臺信息系統(tǒng)，進(jìn)行智能化的流程再造使內(nèi)部控制日趨完善。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；內(nèi)部控制；云平臺；信息系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，眾多大型企業(yè)集團(tuán)紛紛建立財(cái)務(wù)共享中心，將分散的、重復(fù)的財(cái)務(wù)基本業(yè)務(wù)，從企業(yè)集團(tuán)成員單位抽離出來，集中到一個(gè)新的財(cái)務(wù)組織統(tǒng)一處理，實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，旨在實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、流程管理標(biāo)準(zhǔn)化，降低運(yùn)營成本，提高內(nèi)部運(yùn)行效率，提升員工滿意度，為客戶創(chuàng)造價(jià)值。

共享服務(wù)的應(yīng)用中，能夠有效提升企業(yè)自身的管理能力，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)組織的高效建立，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更及時(shí)地傳遞到財(cái)務(wù)中心，財(cái)務(wù)中心對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理使得集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)口徑一致、統(tǒng)一及時(shí)，有利于管理者獲得更有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

一、財(cái)務(wù)共享中心工作機(jī)制及特征

（一）信息化支持

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心依托強(qiáng)大的信息系統(tǒng)的支持，內(nèi)置資源計(jì)劃系統(tǒng)、集團(tuán)賬戶與網(wǎng)上支付系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)、集團(tuán)辦公系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)等。信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)端到端的流程自動(dòng)化；滿足跨地區(qū)經(jīng)營，客戶、供應(yīng)商、員工及合作伙伴可以通過交互中心進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作。數(shù)據(jù)中心擁有大量的真實(shí)可靠的低成本的數(shù)據(jù)，避免了信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享的集團(tuán)化管理。

（二）流程再造

由于原來的分、子公司的財(cái)務(wù)組織已經(jīng)取消，財(cái)務(wù)共享中心需重新構(gòu)建職能部門及工作流程。通過流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化消除冗余過程，建立健全企業(yè)費(fèi)用管理、AP自動(dòng)化、財(cái)務(wù)共享影像系統(tǒng)、發(fā)票管理、供應(yīng)商管理、電子報(bào)賬、開票自動(dòng)化等管理流程。在財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化且數(shù)據(jù)全程共享，進(jìn)而集成財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。

（三）完善的財(cái)務(wù)服務(wù)與管理體系

通過共享服務(wù)的有效應(yīng)用，增加決策能力，形成更高效的財(cái)務(wù)信息處理模式，構(gòu)建集團(tuán)公司統(tǒng)一管理的涵蓋全部類型業(yè)務(wù)與全部分支單位的財(cái)務(wù)核算體系與財(cái)務(wù)管理體系。一方面集團(tuán)公司能夠掌控成員單位財(cái)務(wù)信息，另一方面實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部信息共享，有助于各決策層及時(shí)獲取有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

二、財(cái)務(wù)共享中心在內(nèi)部控制上存在的問題

（一）信息系統(tǒng)操作效率不高

目前財(cái)務(wù)共享中心往往面臨著操作系統(tǒng)效率低的問題，主要表現(xiàn)在：系統(tǒng)信息負(fù)載量過大，使系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，在會(huì)計(jì)期末核算期數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)量大、同時(shí)在線人數(shù)多時(shí)尤為明顯；系統(tǒng)對整體業(yè)務(wù)的覆蓋程度不夠高，信息處理存在瑕疵，使得部分工作需經(jīng)過手工加工來完成；會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的內(nèi)部控制制度的執(zhí)行面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一個(gè)工作效率無法滿足業(yè)務(wù)需要的財(cái)務(wù)中心，難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的“共享服務(wù)”。

（二）業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離

企業(yè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)發(fā)生在各個(gè)分、子公司，其業(yè)務(wù)分布廣泛、內(nèi)容多樣化，而財(cái)務(wù)核算已集中，中心財(cái)務(wù)人員無法全面了解各分子公司發(fā)生的具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因而無法對其真實(shí)性做出有效判斷，并且對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的控制也無法做到事前控制。

（三）流程設(shè)計(jì)不合理

財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的核心任務(wù)是流程再造，而流程的不合理將導(dǎo)致共享中心的服務(wù)效率低，內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行，尤其難以做到事前控制。

三、完善財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制管理策略

（一）流程再造與優(yōu)化

由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式到共享管理模式必然伴隨流程的徹底變革。流程再造 必須深入各分子公司全面調(diào)研業(yè)務(wù)，掌握業(yè)務(wù)的發(fā)生狀況，梳理全部類型的業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建業(yè)務(wù)管理規(guī)范，并將其與財(cái)務(wù)對接。基于職能定位，設(shè)計(jì)共享中心的組織架構(gòu)，明確各部門人員的職責(zé)任務(wù)。建立以業(yè)務(wù)為源頭，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)流程聯(lián)通的閉環(huán)管理模式。確保共享后再造的流程合理有效、業(yè)財(cái)處理規(guī)范高效、流程標(biāo)準(zhǔn)得到貫徹落實(shí)，內(nèi)部控制行之有效。

構(gòu)建并完善集團(tuán)財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)共享中心、財(cái)務(wù)公司三大單元。集團(tuán)財(cái)務(wù)部精兵簡政，集中實(shí)施財(cái)務(wù)管控。財(cái)務(wù)公司則負(fù)責(zé)司庫管理。財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)從會(huì)計(jì)政策的制定、憑證審核規(guī)范到報(bào)表編制等全集團(tuán)的會(huì)計(jì)核算及會(huì)計(jì)信息的管理。集約化的統(tǒng)一規(guī)范處理，執(zhí)行統(tǒng)一的政策和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理能力，能夠有效實(shí)施內(nèi)部控制、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（二）通過全流程信息化強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

將財(cái)務(wù)授權(quán)和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置于系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動(dòng)控制，減少人為因素，從而強(qiáng)化控制。通過集團(tuán)財(cái)務(wù)核算管理實(shí)現(xiàn)對成員單位業(yè)務(wù)的全方位監(jiān)控管理。通過信息化平臺對費(fèi)用預(yù)算的全面跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算、申請和報(bào)銷的全流程跟蹤和管控，消除預(yù)算控制盲區(qū)。由專門的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對信息化平臺運(yùn)行的全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督。在集團(tuán)協(xié)同管理的平臺上，通過將影像系統(tǒng)、電子檔案等其他系統(tǒng)高度集成，運(yùn)用云計(jì)算等提高信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)承載量和運(yùn)行速度，保證財(cái)務(wù)信息傳遞的有效性和及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)共享，根據(jù)管理需要及時(shí)出具財(cái)務(wù)報(bào)告。實(shí)現(xiàn)“全面預(yù)算控制、數(shù)據(jù)集中管理、信息交叉共享、數(shù)據(jù)綜合分析”的目標(biāo)。

（三）建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)智能“云”平臺

通過連接和數(shù)字化改造，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)連帶發(fā)生，構(gòu)建滿足內(nèi)部控制要求的流程。把前端銷售、物流線上化，同時(shí)將后端的財(cái)務(wù)、采購、內(nèi)部資源配置與前端的新模式進(jìn)行匹配。

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”和商業(yè)智能技術(shù)，財(cái)務(wù)共享平臺涵蓋了共享中心的所有基本模塊，還增加了外聯(lián)模塊。財(cái)務(wù)共享云與攜程、12306等商旅網(wǎng)站互聯(lián)互通，通過移動(dòng)填報(bào)、移動(dòng)審批、移動(dòng)查詢等應(yīng)用，員工能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，減少報(bào)銷過程中人力資源投入，消除單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全隱患，提高企業(yè)協(xié)同效率，提升財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)水平。單據(jù)流轉(zhuǎn)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)可隨時(shí)調(diào)閱原始單據(jù)掃描的影像信息，解決共享模式下跨地域業(yè)務(wù)處理的難題，實(shí)現(xiàn)票據(jù)影像與實(shí)物統(tǒng)一管理，打通全電子化、可視化的財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)預(yù)算、費(fèi)用、資產(chǎn)、合同、資金、核算等數(shù)據(jù)連動(dòng)與共享，內(nèi)部控制能夠在業(yè)務(wù)發(fā)生各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)揮作用，進(jìn)行有效稽核，堵住漏洞。

實(shí)現(xiàn)銀行與企業(yè)互通，將系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)集中支付。通過財(cái)務(wù)云系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用的申請與審批，實(shí)現(xiàn)事前控制；業(yè)務(wù)完成后，在系統(tǒng)中及時(shí)完成憑證審核，實(shí)現(xiàn)事中控制；審核無誤的業(yè)務(wù)費(fèi)用在系統(tǒng)中集中支付。銀企之間信息的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)資源的共享及各節(jié)點(diǎn)的把控實(shí)現(xiàn)了有效的內(nèi)部控制。

（四）共享平臺下的司庫管理

建立區(qū)域資金池，滿足資金集中與流動(dòng)的管理要求。集中賬戶管理，以規(guī)避分散資金模式下賬戶開立的隨意性和龐大的賬戶群給企業(yè)帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)。所有賬戶的開立要符合集團(tuán)統(tǒng)一政策的要求，每一個(gè)賬戶的開立、變更或注銷都須經(jīng)過集團(tuán)的審核。統(tǒng)一支付操作，統(tǒng)一支付指令、統(tǒng)一網(wǎng)銀付款、統(tǒng)一付款入賬和統(tǒng)一賬戶對賬。所有付款要經(jīng)過錄入、財(cái)務(wù)授權(quán)、業(yè)務(wù)授權(quán)，由支付中心與本地業(yè)務(wù)共同控制，執(zhí)行權(quán)、控制權(quán)和監(jiān)督權(quán)相互分離，從而控制支付環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）優(yōu)化財(cái)務(wù)人員配置

減少日常核算的財(cái)務(wù)人員，增加管理會(huì)計(jì)人員。在“大智移云”時(shí)代，財(cái)務(wù)工作向無紙化、智能化方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)將代替更多財(cái)務(wù)核算工作，財(cái)務(wù)人員由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)逐步轉(zhuǎn)型為管理會(huì)計(jì)，投入到預(yù)算管理、成本控制、納稅籌劃、投資分析、財(cái)務(wù)決策的工作中去。

（六）財(cái)務(wù)共享管理變革實(shí)例

中鐵十一局財(cái)務(wù)共享云平臺助推管理變革。2016年與浪潮攜手啟動(dòng)財(cái)務(wù)共享建設(shè)，利用共享服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，通過推動(dòng)財(cái)務(wù)管控由集中向財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化轉(zhuǎn)型，將信息化管理貫穿整個(gè)價(jià)值鏈。在共享模式下，中鐵十一局推進(jìn)企業(yè)管理三個(gè)方面的變革：一是在全集團(tuán)范圍對業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、審批流程進(jìn)行統(tǒng)一；二是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)推送模式由線下轉(zhuǎn)為系統(tǒng)集成，財(cái)務(wù)管理延伸至業(yè)務(wù)起點(diǎn)；三是資金集中，強(qiáng)化資金收支控制。

在全流程、全業(yè)務(wù)、全集中的理念下，以“借助共享模式，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控”為核心，完成觀念、流程、人員、組織及系統(tǒng)的五個(gè)再造，將業(yè)務(wù)簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)管理精細(xì)化的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。“業(yè)財(cái)稅一體化”的財(cái)務(wù)共享中心。使集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)共享中心與財(cái)務(wù)管控之間的深度融合，企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更有效。

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