對醫藥分銷企業采購返利管理實務的幾點思考

摘 要：采購返利在醫藥分校企業中較為常見，業務形態多樣，管理具有一定復雜性，存在一定合規風險和會計風險。全國新醫改政策推行，醫藥分銷企業的利潤空間受到擠壓、經營賬期延長，企業需提質增效，完善細化管理以保持盈利能力。本文就當前醫藥分銷企業采購返利的運行現狀、管理薄弱環節進行分析，并對優化管理方法進行了相關思考和闡述。

關鍵詞：醫藥分銷；采購返利；管理實務；優化措施

中國的醫藥分銷企業是指醫藥流通行業中的批發企業，是連接醫藥生產企業和醫院、藥店、醫藥零售終端的中間環節。醫藥分銷企業在整體醫藥市場產業鏈中處于弱勢地位，對于商業政策的談判缺乏話語權，往往還被迫承擔藥品招標采購和藥品限價的壓力，因此獲得采購返利以增加利潤或降低成本顯得非常重要。

一、采購返利運行的現狀

（一）醫藥分銷企業采購返利定義

返利是企業銷售政策中常見業務形式，指供貨方為激勵采購方更多的采購及銷售本企業的產品，以在一定期限內滿足采購數量或金額條件后返還部分采購款項；部分采購返利還具有搭售產品、品規組合的限制條件，對采購方具有一定的采購控制意圖。其實質是銷售獎勵或附有條件的銷售價格折讓。醫藥分銷行業的采購返利是廣義概念，指各種從供應商處獲得的折讓折扣、回款優惠、補貼或贈送、以及商品的價格補差；具體看，包括常見的商業返利、各種特殊返利、以及藥品招標或醫藥“二次議價”等導致藥品降價后供應商給予的必要的價格補償、還有上游供應商通過分銷企業返給下游客戶涉及返利和補差的各種行為。

對醫藥分銷企業，以不同方式存在或代收代付給下游客戶的返利和價格補償，在協商談判、補償方式、財務處理、內部控制設置等管理方面存在某些共通之處，具有共同管理的基礎，均納入采購返利進行管理。

（二）醫藥分銷企業采購返利分類

目前醫藥分銷企業的采購返利的構成多種多樣。從返利形成的動因看，有要求實現終端銷量、促進加速回款、要求實現壓貨、要求配合廠家完成一定特殊服務、補償藥品招標降價損失、補償醫院“二次議價”損失、平衡地區或終端銷售政策及管理銷售渠道等不同目的。從返利的補償方式看，存在票面折扣直接扣減購貨款、紅字發票沖抵、現金返利、貨物贈品等方式。從返利的最終價值實現途徑看，分為在分銷企業內計入利潤、通過分銷企業給下游客戶兩種途徑；從返利的持續性看，存在長期的有延續性的、僅根據市場情況對政策進行單次或短期微調的返利，還存在特殊情況下單獨或單項執行的臨時返利。

（三）醫藥分銷企業采購返利的特殊性

各醫藥分銷企業品種結構不同，采購返利對銷售毛利和利潤的貢獻不盡相同。部分醫藥分銷企業僅靠商品的進銷差價只能勉強覆蓋企業的配送成本，甚至個別企業出現進銷差價倒掛的情況，只有及時足額獲得返利和價格補差才能形成盈利。對于這些企業，采購返利構成商品銷售毛利的一部分。

醫藥分銷企業的采購返利存在多種情形，流程控制更復雜，管理難度更大。首先，部分醫藥生產企業出于不同目的制定的返利政策形式靈活、設計復雜；其次，醫改政策不斷調整導致各種降價補差、臨時性返利集中爆發；此外，上游通過其給下游客戶的返利和補差款也納入管理范圍，也增加了返利核算的復雜程度。

二、實務管理中的薄弱環節

各醫藥分銷企業越來越重視采購返利管理，但是實務中依然存在薄弱環節。

（一）書面協議的常見問題

目前醫藥市場環境不穩定，有些醫藥分銷企業與供應商約定的采購返利條款沒有形成最終協議或是協議約定不明確，僅通過口頭或郵件確認，返利缺乏可靠計量和按期兌現的明確依據。當后期出現爭議時，將會嚴重影響雙方的合作關系，在醫藥分銷企業處于弱勢地位下對企業非常不利。缺乏書面依據不利于返利完整性的確認，給相關人員提供了舞弊機會，增加舞弊風險。

其次，部分供應商對返利政策的談判、審批、簽訂流程較長，有時候返利條款在同一會計年度內不斷調整，直至會計當期快結束時才能達成協議，嚴重影響醫藥分銷企業銷售計劃的安排及達成、以及當期采購返利的核算與收回。

（二）返利臺賬的核算問題

隨著返利類型和形式的多樣化，各類信息相互交叉，信息在企業內部傳遞缺乏透明性，同一供應商返利涉及不同品種、同一品種面臨多種類型的返利；此外，特殊返利事項層出不窮，如短期內大規模多批次降價補差、供應商階段性促銷政策、各種通過分銷企業返給下游客戶、返利政策頻繁調整等事項，傳統人工歸集信息手工登記的返利臺賬，即使采購部門與財務部門同步編制定期核對、交叉驗證不斷修正，也難確保臺賬中采購返利的準確性與完整性。

傳統返利臺賬需要耗費大量人力，才能實現將返利準確匹配到相應期間、歸集到相應品種并準確分攤存貨和成本。企業為了成本效益原則或其他原因，手工臺賬的記錄方式可能導致采購返利核算期間不恰當、品種毛利核算不準確，影響企業當期會計信息的準確性，企業決策可能出現偏差，同時也給企業利用截止性調節當期利潤提供了更大空間，加大合規風險。

（三）與供應商的對賬和確認

在實務管理中，部分供應商對返利的計算、審核、確認流程復雜且耗時較長；同時短期內多批次多品種的降價補償也給醫藥分銷企業的數據收集、統計、核對過程增加了難度。有些醫藥分銷企業缺乏與供應商有效的對賬途徑和方法，導致采購返利的回收更加滯后。

某種情況，醫藥分銷企業不得不在未收到供應商返利時，提前向下游客戶支付返利或價差，如果不能與供應商及時確認返利或補差金額，將在一定期間出現收支缺口，甚至形成損失。

三、采購返利管理的優化措施

（一）運用信息技術管理

可借助現代信息技術，結合管理方法和理論，以計算機和網絡為工具，建立各種預測、分析、控制等模型，對業務數據和財務信息進行再處理的人-機系統，實現采購返利自動計算與過程管控，使信息傳遞充分透明，數據生成準確可靠。

在運用信息系統管理采購返利過程中，要結合企業自身特點、滿足采購返利管控的要求、按照成本效益原則進行信息開發與維護，達到管理目的。通常設計開發系統時，需要將采購返利進行適當分類；系統操作時，需要專人及時、準確將返利基礎信息維護到系統，同時財務人員復核；后期收到返利的信息也要及時錄入，財務人員復核。整個過程，系統可以實現自動將返利歸集到相應品種、并在存貨與成本間按適當規則進行分攤，生成符合實際情況的品種毛利，給企業決策提供相對準確的依據。

（二）專人專崗管理

企業需設置專人管理采購返利。采購員或財務人員兼職管理均不建議。采購員重視與供應商的客情關系，往往為了維護客情關系而對供應商過于讓步，弱化返利環節的催收，而且對管理過程中涉及的財務、法律和內控知識會有所欠缺；財務人員在實務工作中缺乏與供應商的直接溝通，往往側重于事后監督，可能由于信息不對稱，對返利形成過程中的問題與事項介入不夠。

采購返利專人專崗管理的主要職責可以包括：建立采購返利臺賬、日常基礎與數據維護工作、與供應商核對返利并進行函證管理、跟蹤返利的應收與實收信息并負責催收、定期對采購返利情況進行分析并及時傳遞信息至相關領導和相關部門、及時解決采購返利過程中的問題、做好溝通協調工作。

（三）績效考核與內部提升

采購返利情況應納入企業的績效評價體系，傳統企業僅考核其回收結果，忽視過程考核指標。應視企業具體情況，將采購返利政策形成和年度采購協議的收集歸檔、價格補差信息收集與傳遞的及時性與準確性、與供應商對賬并函證等過程工作形成相應考核指標，納入績效評價。

如有需要，應由內部審計部門介入，定期或不定期對采購返利管理進行內控或管理專項審計，評價企業采購返利管理的有效性并提出改進建議。

參考文獻：

[1]袁德清，關于醫藥分銷企業采購返利管理分析[J].《商業會計》，2017，（14）：30-31.

[2]余勁國，淺議醫藥分銷企業采購返利的管控[J].《中國外資》，2013，（13）：43-44.

作者簡介：

蒙劍蕓，國藥集團藥業股份有限公司。