淺談如何做好環衛檔案信息化管理工作

王威

摘 要：我國的科學技術水平自進入21世紀以來得到了飛速的發展，信息時代的到來推進了社會的整體科技不斷進步，環衛團隊是文明社會發展的一大重要組成部分，因此其檔案管理也應當跟上時代步伐，加快信息化管理工作的建設，使其得以更好地發展，本文就環衛檔案信息化工作的相關問題進行闡述，并總結出如何更好地進行環衛檔案信息化管理工作。

關鍵詞：環衛管理中心 檔案管理 信息化 問題及對策

隨著我國的城鎮化建設速度加快，人們的物質生活水平上升到了一個新臺階，對于城市生活質量的要求正在日益提升。環衛工作在進行創建國家文明城市、衛生城市以及環境保護模范城市等項目中得以迅速發展，其在經濟社會的地位不斷提升，服務領域也得到更加廣泛和深入的拓展，而陳舊的環衛檔案管理模式與環衛團隊日益拓寬的服務領域形成了新的矛盾，難以滿足其發展需求。因此，在科學發展觀的指導下，探尋檔案管理的新方法、新出路，使其得到協調、全面和可持續性發展的任務迫在眉睫，本文旨在對環衛檔案信息化管理工作的相關問題和解決措施做以下綜述。

一、環衛檔案的地位和作用

檔案，即國家機關、社會組織和個人在經濟、政治、軍事以及文化等各個領域進行活動的歷史記錄，能夠真實反映人類的社會活動，具備重大的歷史見證意義。環衛工作與城市生活的方方面面有著密切的聯系，是城市發展無法分割的重要組成部分。環衛工作的開展質量與水平對一個城市的生活水平和形象有著舉足輕重的作用，而環衛檔案就是對城市生活水平的客觀見證的重要載體。環衛檔案在城市建設中的重要性可歸納為三點，一是環衛檔案能夠對城市居民的整體素質進行客觀地反映，城市環衛工作的開展離不開城市居民的支持與共同努力，如果居民素質得以提升，愛護環境衛生，既能維護城市的良好形象，同時也能減輕環衛工作者的工作負擔。二是環衛檔案能夠體現城市經濟發展水平，環衛檔案管理工作的質量在很大程度上取決于城市經濟發展水平，只有城市經濟水平得到良好發展，城市生活質量得到提升，政府部門才有精力和財力加大對環衛檔案管理工作的信息化建設投入。三是能夠對城市管理層的水平進行間接體現，提升居民生活水平和質量是城市管理層的首要任務，生活環境水平也是生活質量的重要組成部分，因此環衛工作和環衛檔案對于城市管理層的領導水平也是一種間接體現。

二、開展環衛檔案信息化工作的意義

（一）實現檔案管理與信息化的有機結合

當前，計算機網絡技術得到了飛速發展和廣泛應用，信息化辦公已經是當代辦公方式的大趨勢，因此檔案管理工作自然也應當順應時代發展。檔案管理工作與現代技術的有機結合能夠不斷提升環衛檔案管理水平，加強信息化管理建設同時也能減輕檔案管理人員的工作負擔，傳統的保存工作容易丟失、損壞，在信息化技術下，檔案的保存和調取工作變得更加便捷。有利于推進檔案工作的標準化和規范化建設。

（二）能夠提升檔案管理工作的效率

傳統的檔案管理工作復雜，人工勞動強度較大。加快檔案管理的信息化建設能夠推進檔案工作的實時化、動態化和自動化，利用計算機能夠對檔案信息進行快速檢索與及時查詢，海量的檔案數據不再單純依靠紙質材料進行記載，減少了因年份久遠原始檔案損壞和丟失的情況發生。此外，在檔案調閱工作中，可通過計算機設置自動生成催還提醒，幫助檔案管理人員進行調閱催還，保證工作嚴謹性的同時提升了工作效率。

三、檔案信息化現存問題

（一）受重視度低、硬件投入不足

我國各大事業單位正在進行深入改革，而檔案管理的信息化建設就是改革的重要部分，由于信息化建設是一項系統而復雜的工程，需要大量財力物力的投入。因此，領導的重視程度對于信息化建設的完善起重要作用，但當前環衛部門的檔案管理正處于紙質檔案向電子檔案轉變的過渡階段，仍有相當一部分地區對環衛檔案信息化的認識程度較低，檔案管理意識比較薄弱，對檔案信息化建設的投入較少，導致單位檔案的信息化建設比較滯后。硬件投入少，軟件跟不上，管理人員的綜合素質水平參差不齊，導致工作效率比較低下。

（二）檔案信息資源未能得以合理開發和利用

當前，我國多數的事業單位對于檔案信息資源的開發并不重視，未能有效利用信息資源，對檔案信息資源的采集內容甚少，存在嚴重的重復加工情況，環衛檔案信息化資源的質量還有待進一步的提升。截止目前，我國檔案資料的開發程度仍然處于較低水平，檔案信息數據庫中的數據資源未能得到充分利用與開發。

（三）網絡環境具有復雜性

在檔案資料中，很多信息數據涉及保密，而在推進環衛檔案信息化管理建設后，將各種資料信息錄入互聯網中，即有可能遇到各種不安全事件，如黑客的惡意攻擊、木馬病毒等，引發檔案泄密等問題，嚴重阻礙環衛檔案的信息化管理建設。其次，部分管理人員對網絡安全的意識比較薄弱，工作上容易出現疏漏。如將接入互聯網的計算機和涉密檔案的管理儲存器混用、未能及時更新病毒庫等操作，一旦給予黑客攻擊機會，將會產生嚴重后果。

（四）檔案管理人員的專業水準有待提升

信息化技術正在不斷發展，環衛檔案管理人員的工作業務水準要順應城市的現代化發展，就必須不斷提升其綜合素質。檔案管理的信息化建設要求管理人員不僅要有優秀的道德品質，也要具備開展檔案管理工作的專業技能以及對于現代化管理操作系統的使用能力和日常維護知識。就目前情況而言，有相當一部分的管理人員習慣了傳統的檔案管理方式，對于新技術的應用難以適應，無法進行熟練操作與日常維護，專業技能有待提升。其中一部分管理人員身兼多職，對于環衛檔案管理工作分身乏術，難以全力投入，造成管理工作的完成質量和效率比較低下。

（五）檔案信息數據失真

檔案資料最基本的要求是歸檔材料的真實性和準確性，如果歸檔材料出現失真的情況，檔案資料的意義便不不復存在。目前，我國較多地區仍舊有檔案材料失真的問題存在，相關部門管理人員對于環衛檔案工作開展的重視程度較低，存在著應付檢查的心理。在開展工作時，對于歸檔材料的審核不嚴謹不認真，引發信息失真等問題。還有部分工作人員對于收集工作有怠惰心理，沒有及時收集材料，導致材料歸檔缺乏及時性，原始數據丟失等情況。最終造成環衛檔案的缺乏完整性和真實性。

四、提升檔案管理信息化工作效率的措施

（一）推進環衛檔案信息化建設的硬件投入

領導管理層應當不斷加深對檔案管理重要性的認識，強化檔案管理信息化重視程度，加大對于環衛檔案信息化建設的支持力度，這是完善檔案管理工作現代化的首要和基礎條件。但在對檔案管理進行投入時應當結合環衛部門自身的經濟情況和實際需要進行。信息化雖然是檔案管理工作發展的大趨勢，但不可見其他單位應用某款系統就進行盲目跟風購置。在進行資金投入前，單位應當做好科學規劃和分析，根據自身發展需求進行系統選購，保證信息化建設的近遠期目標得到科學規劃和實現，同時保證檔案管理工作得到順利地開展和可持續推進。

（二）制定規范化、系統化的管理制度

我國環衛單位的檔案管理部門受重視程度一直不是很高，處于一個邊緣化的地位。而檔案管理工作受到了我國法律和法規的調整，管理工作必須嚴格按照法律規定執行。在大范圍上，檔案的管理工作有著法律法規作為制度，有法可依，但單位內部對于檔案管理工作的制度仍然有待完善。因此單位內部應當根據自身發展需求，結合實際情況，制定一套系統的管理制度。

（三）提升網絡安全性，建立網絡屏障

環衛單位及相關管理人員應當加強對網絡安全的重視程度，建立好檔案調閱制度，嚴格按照程序進行調閱和歸還，防止檔案泄密和丟失。另外，管理人員在開展工作時，應當注意網絡安全設施的應用，涉密檔案的存儲器與接入互聯網的電腦應當區分使用，防止網絡泄露。另外，定期對計算機進行病毒查殺、漏洞打補丁等操作，建立防火墻，防止黑客入侵。設置檔案查看和調閱權限，根據檔案的涉密程度設置分級密碼，以免被居心叵測之人惡意盜取。

（四）提升工作人員的專業水平

加強管理人員的專業化培訓，對其進行信息化系統操作、功能、日常維護等知識的培訓。單位可以通過定期課程培訓與考核制度對管理人員的專業水準進行評估與加強，保證檔案管理人員的工作專業性。此外，在單位引進人才時注意考核和把關，選擇綜合素質高的人才進入組織，從源頭上提升檔案管理的開展水平。

（五）加強對歸檔信息的審核把關

針對歸檔信息失真的情況，管理人員應當加強對歸檔信息的審核，對于資料缺損或失真的情況嚴格拒絕歸檔，在最大程度上保證檔案資料的真實性和嚴謹性。此外，對于檔案資料應當及時、完整的收集，防止原始數據丟失。在進行歸檔時，嚴格按照制度要求輸入歸檔。

五、結語

環衛檔案管理工作對于城市現代化發展有著重要的作用，因此，檔案部門應當不斷推進檔案管理工作的信息化，在工作中不斷進行反思與總結，提升工作質量，推進檔案管理工作的深入和可持續化發展。

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