基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析

郭雷兵

摘 要：在建筑工程中，工程檔案是其中的重要組成部分，貫穿于整個項(xiàng)目工程之中。通過對工程檔案資料的保存，可以為以后的工程建設(shè)提供借鑒參考。但是，在我國的工程建筑檔案管理中，管理模式較為單一陳舊，導(dǎo)致檔案資料的缺損與遺失，給檔案管理單位造成較大的損失，影響我國建筑行業(yè)的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都紛紛引入了信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。本文主要圍繞信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

在信息時代背景下，人們每天都要接受海量化的信息，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳遞問題得到了解決。在檔案管理中，不再局限于紙質(zhì)資料的保存，還可以通過計算機(jī)存儲資料，這極大的提高了信息的傳遞效率，更便利了人們的信息查找。基于此，工程建筑檔案管理也需要與時俱進(jìn)，要朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

一、工程建筑檔案的主要特點(diǎn)

在建筑工程項(xiàng)目的管理過程中，工程檔案可以反映出該項(xiàng)目的所有內(nèi)容，除了會顯示項(xiàng)目的方案設(shè)計，各方的合同，還包括各部門的審批文件，施工現(xiàn)場的氣象資料以及地質(zhì)情況等。這些資料僅僅是工程建筑檔案的一小部分，其他還包括施工過程中的建筑材料使用報告，圖紙會審和技術(shù)交底等資料以及設(shè)計單位與監(jiān)理單位的相關(guān)資料。由此可知，在建筑工程中，檔案資料的管理尤為重要。其具有以下幾方面的特點(diǎn)：一是一次性。因?yàn)樵诮ㄖこ添?xiàng)目開始直到最后階段，都屬于一次性的操作，所以與之相匹配的檔案也只有一套。二是確定性。在建筑工程項(xiàng)目中，檔案貫穿于整個過程，是項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，所以檔案必須要具有真實(shí)性的特點(diǎn)，要能夠?qū)こ添?xiàng)目進(jìn)行真實(shí)的記錄。三是實(shí)用性。檔案可以反映出項(xiàng)目工程的真實(shí)情況，具有一定的使用價值。在項(xiàng)目后期的維修或者擴(kuò)建中，工程檔案資料便可以用來參考。此外，在同類建筑施工中，也可以借鑒這些檔案資料。因此，工程檔案資料的實(shí)用性較強(qiáng)。

二、建筑檔案管理所存在的主要問題

在建筑工程項(xiàng)目中，工程檔案較為重要，反映了建筑物的質(zhì)量是否安全可靠。工程檔案貫穿于整個工程的全過程，從工程建設(shè)的立項(xiàng)，到報建審批，再到項(xiàng)目的勘察設(shè)計階段等環(huán)節(jié)，都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，這些資料其實(shí)是對工程施工的全方位記錄。但是，在建筑檔案的管理中，還存在著以下幾方面的問題：

（一）信息化建設(shè)較為緩慢

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，在一定程度上推動了我國檔案信息化的建設(shè)步伐，盡管我國加大了資金投入以支持工程建筑檔案管理的信息化發(fā)展，但是從我國當(dāng)前的工程建筑檔案管理情況來看，信息化建設(shè)還比較緩慢，難以適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在檔案的信息化建設(shè)中，因?yàn)楦鞯貐^(qū)的建筑工程數(shù)量較多，這使得檔案的來源地不同，所以信息也非常的分散，難以進(jìn)行規(guī)范化的管理。此外，在檔案管理信息化的建設(shè)中，盡管我國加大了投資力度，但是一些檔案管理單位對信息化的建設(shè)有所忽視，忽視了對檔案管理系統(tǒng)以及各種軟硬件設(shè)備的更新，也忽視了對檔案管理人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，這影響了檔案的信息化發(fā)展。例如，在一些檔案管理部門，存在電腦陳舊現(xiàn)象，而且無論是電腦系統(tǒng)還是檔案管理系統(tǒng)都非常的陳舊。這樣在實(shí)際工作中，電腦會時常出現(xiàn)卡頓的現(xiàn)象，極大地影響了管理人員的工作效率，而且因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)沒有及時的升級，所以在檔案資料的存儲上也存在著一定的問題。

（二）建設(shè)動力有所不足

由于我國的建筑檔案信息化建設(shè)起步較晚，還處在剛剛起步的階段，導(dǎo)致在實(shí)際操作中會出現(xiàn)各種各樣的問題。在檔案的信息化建設(shè)中，由于沒有出現(xiàn)針對性較強(qiáng)的群體，這就導(dǎo)致建筑檔案的信息化建設(shè)較為緩慢。此外，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，這也影響了建筑檔案的信息化建設(shè)。再加上一些檔案管理部門對于檔案信息化的建設(shè)不夠重視，也影響了檔案的信息化建設(shè)，使得建筑檔案并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、基于信息化背景下的建筑檔案管理策略分析

如今，我國的建筑行業(yè)取得了較大的發(fā)展，在取得巨大發(fā)展的同時，建筑單位也紛紛認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是推動企業(yè)發(fā)展的重要途徑。那么在實(shí)際工作中，需要從以下幾方面著手，以推動工程檔案的信息化建設(shè)。

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識

作為建筑工程的重要部分，建筑檔案可以將工程項(xiàng)目的各方面情況如實(shí)的反映出來，如工程項(xiàng)目的施工狀況、進(jìn)展、質(zhì)量等。但是，在我國的建筑檔案管理中，管理方法較為落后，信息化的建設(shè)不夠理想。因此，在今后的檔案管理中，各檔案部門需要引入信息化技術(shù)，建立電子信息庫，或者是建立檔案信息管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對檔案的存儲與管理。這樣就取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方法，并且有助于檔案的重復(fù)利用。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會耗費(fèi)大量的人力與物力，尤其是在信息的查找上非常的不便，甚至一些檔案管理人員自己都不知道檔案資料究竟被置于何處。當(dāng)然，要想將信息技術(shù)引入到檔案管理之中，歸根結(jié)底還是需要得到人的重視，需要檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理思想，要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識。而且也只有當(dāng)他們從思想認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的意義，才能推動這項(xiàng)工作的發(fā)展。如此一來，檔案管理部門才會投入資金以及人才方面的支持，才會著手電腦的更新，著手電腦系統(tǒng)的升級換代，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

（二）重視對檔案管理人員的培訓(xùn)

在工程建筑檔案的管理過程中，由于檔案管理人員需要全程參與其中，并做好檔案的分類、收集等工作。故此，檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的高低，管理能力的強(qiáng)弱等，會對檔案管理的可靠性產(chǎn)生一定的影響。但是，在我國一些檔案管理部門，檔案人員呈老齡化現(xiàn)象，這些檔案管理人員雖然管理經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但是在新鮮事物的接受上比較慢，尤其是他們的信息化素養(yǎng)較低，很難適應(yīng)新時期的檔案信息化管理工作。基于此，需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)與引進(jìn)。首先，需要向社會招聘一些具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，并保證他們具有一定的計算機(jī)操作能力，能夠熟練地運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行工作。其次，在人才引進(jìn)之后，需要定期對他們進(jìn)行考核與培訓(xùn)，盡可能在部門營造一個良性的競爭環(huán)境。要做好對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，一方面對他們的檔案管理專業(yè)知識進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面對他們的計算機(jī)能力進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的綜合素質(zhì)能力，使他們能夠更好地應(yīng)對今后的檔案信息化管理。此外，檔案管理部門需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，以便建立一支信息技術(shù)水平較高，綜合素質(zhì)能力較強(qiáng)的檔案管理

隊(duì)伍。

（三）重視對檔案庫的信息化管理

在工程建筑檔案管理中，要想實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理，還需要加強(qiáng)檔案庫的信息建設(shè)。例如，在檔案管理中，將那些需要?dú)w檔的資料先收集起來，并按照統(tǒng)一的格式對檔案資料進(jìn)行編輯，然后將其提交到檔案管理系統(tǒng)之中，通過系統(tǒng)來實(shí)施自動歸檔。在歸檔之后，需要將檔案資料都保存在數(shù)據(jù)庫的平臺之中，這樣也有助于檔案資料的共享與檢索。

（四）強(qiáng)化檔案管理的安全意識

隨著科技的日新月異，極大的便利了人們的工作與生活，提高了各企業(yè)的管理效率。在工程建筑檔案管理中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展雖然提高了管理的效率，但是也會成為一些不法分子窺探檔案的機(jī)會，使工程檔案面臨著一定的泄密風(fēng)險。而一旦工程檔案資料外泄，就會給檔案管理單位帶來較大的損失，會影響我國建筑行業(yè)發(fā)展。例如，一些不法分子利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的漏洞，遠(yuǎn)程攻擊檔案管理系統(tǒng)，以達(dá)到對檔案信息的竊取或者篡改，從而獲得自己不可告人的目的。因此，在檔案信息化的建設(shè)中，部門需要根據(jù)檔案資料的重要程度進(jìn)行加密處理。對于一些較為重要的資料，需要對其進(jìn)行特殊的加密處理，然后對不同層級的人員設(shè)置不同的權(quán)限。通過對計算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的加密處理，就可以保證檔案管理工作的安全性。值得注意的是，檔案部門也需要重視對紙質(zhì)檔案的管理，雖然現(xiàn)在主要是運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行信息的存儲，但是在工程建筑中，涉及大量的設(shè)計圖紙與圖紙會審資料，這些檔案基本上都是紙質(zhì)資料，也需要對其進(jìn)行重點(diǎn)保管，防止因?yàn)楣芾聿簧贫鴮?dǎo)致遺失或者缺損的現(xiàn)象發(fā)生。

（五）重視原始數(shù)據(jù)的歸檔

在工程檔案的信息化管理中，除了從建設(shè)檔案信息庫以及培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員著手，還需要重視對原始數(shù)據(jù)的歸檔。因?yàn)檫@些原始數(shù)據(jù)的歸檔工作能夠得到有效的開展，直接關(guān)系到工程檔案資料的完整性以及真實(shí)性，而且要想實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，也需要前期做好檔案的收集與歸檔工作。因此，在今后的檔案管理中，檔案管理部門要重視信息資料的收集，然后將這些數(shù)據(jù)通過計算機(jī)輸入到檔案管理系統(tǒng)之中。值得注意的是，在信息的歸檔過程中，需要重視對檔案信息真實(shí)性的核實(shí)，以確保登錄在系統(tǒng)中的信息真實(shí)。

四、結(jié)語

綜上，在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，信息技術(shù)在我國各行業(yè)之中得到了廣泛的應(yīng)用，極大的提高了我國各企業(yè)的管理效率。那么在工程檔案管理中，也需要實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，以提高檔案管理的效率。但是，在我國一些檔案管理部門，檔案管理還存在著較多的問題，如信息化建設(shè)較為緩慢、建設(shè)動力有所不足等。那么在今后的檔案管理中，檔案管理部門需要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識;要重視對檔案管理人員的培訓(xùn);強(qiáng)化檔案管理的安全意識;并重視原始數(shù)據(jù)的歸檔。如此一來，就能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案的信息化管理，促進(jìn)我國建筑行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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