大數據時代背景下檔案管理工作存在的問題及對策

張文娟

摘要：隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理模式已經很難適應當前時代發展的新要求，因此，檔案管理必將順應時代發生翻天覆地的變化。本文旨在從多個方面分析大數據時代背景下檔案管理的變化，同時結合具體工作實踐，探討當前檔案管理工作中存在的問題，并提出具有針對性的解決對策，以此促進檔案管理的規范化、信息化和高效化進程。

關鍵詞：大數據；檔案管理；問題；對策

一、大數據時代背景下檔案管理的變化

傳統檔案管理工作中，業務人員僅僅負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。而今，大數據發展浪潮下，檔案管理工作在管理方式、管理主體、管理對象以及管理重心等方面都發生了重大變化。

（一）檔案管理方式的變化

過去的檔案管理方式是人工手動管理，工作時長，效率低下。不僅會消耗大量的人力、物力，還可能會出現一些人為性的錯誤。同時，檔案資料的利用價值也得不到提高。

當前，大數據技術蓬勃發展檔案資料的處理速度、處理效率和處理精確度的不斷提高，檔案管理方式正逐步實現從人工、手動管理向科技化、電子化管理的巨大跨越，朝著更智能、更高效的方向發展。

（二）檔案管理主體的變化

首先是思想觀念的變化。隨著管理方式的發展，檔案管理主體的思想觀念也隨之調整，樹立符合時代發展要求的數字化、信息化思維和創新意識。

其次是業務能力的變化。作為檔案服務主體執行者，必須即時更新知識技能并熟練操作相關程序，使自己處于“老司機”狀態，有條不紊做好歸檔工作，這需要熟悉了解電子設備，具備操作電子設備的知識和能力，熟練掌握電子化檔案管理工具的使用方法。

（三）檔案管理對象的變化

始終源源不斷的各類檔案匯集，給檔案管理者以海量信息，大數據時代下的信息分類處置發生了巨大的變化。這種變化具體表現為檔案資料規模巨大化、來源多元化、種類多樣化等多種新特點。

檔案資料的數量日益龐大，內容不斷豐富拓展；檔案資料越來越廣闊，多元化的資料來源使檔案管理的難度有所提高；檔案資料日益多樣，對檔案分類的要求也更加精確。

值得注意的是，在大數據技術的有力支持下，不同種類、不同來源的檔案資料之間能更好地建立關聯關系，更好地體現出檔案資料的價值。

（四）檔案管理重心的變化

傳統的檔案管理往往側重于檔案資料的收集、整理與保存，追求將檔案資料收集完整，整理清晰，保存妥當。當檔案資料被保存起來之后，檔案管理往往就此止步。

而在大數據環境下，由于云計算、互聯網等先進技術的發展，檔案管理工作重心也出現了明顯的轉移，轉變為重在檔案資料的利用與開發。新環境下，檔案管理工作將不再局限于整理保存好資料，而是更加注重對沉淀的檔案資料進行二次開發、深度檢索升華，不僅使檔案資料歸類齊整有序，更要“靜物”活化，煥發“青春”，服務于當代社會，讓歷史見證現實。

二、當前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案工作者所面臨的問題

1.檔案管理者思想觀念落后

當前，大部分檔案管理者的思想觀念仍停留在傳統階段，主觀上簡單地認為檔案管理只是文件資料的收集和儲藏。實際上，大數據時代的背景下，檔案管理工作的現狀已經發生了很大的變化，對檔案管理的時效性、安全性、完整性都提出了更高的要求。

2.檔案業務人員業務素質不高

實際工作中，從事檔案管理工作的業務人員普遍是兼職，手頭上需要處理的事務龐雜，基本上沒有足夠的時間和精力去整理大量的檔案資料，造成部分檔案資料無法及時歸檔，甚至導致檔案缺失。

此外，從事檔案管理工作的業務人員還普遍存在年齡較大、學歷較低、專業知識老化等問題。大數據背景下的檔案管理工作以現代信息技術為依托，現階段，仍有許多檔案業務人員專業能力難以滿足實際的需求，對新的電子信息技術手段的應用存在一定的困難。

（二）檔案管理規范化所面對的問題

1.檔案收集手段落后

大數據時代，檔案資料呈現出海量增長的狀態，數量日益增多，檔案內容日益豐富，信息載體日益多樣。面對龐大的檔案資料規模，檔案管理工作的手段卻仍相對落后，大多數情況下還是依靠人工手動收集整理，工作效率低下，管理方式過于陳舊，信息化建設步伐相對緩慢，與大數據背景下的檔案管理要求還有一定差距。

2.檔案資料缺乏歸檔標準

在大數據背景下，檔案資料正由傳統紙質件為主，轉向現代電子件為主，涵蓋了電子文檔、圖片、音頻、視頻等新型載體，這給予我們一個新課題：數字檔案時代，現代電子件歸檔標準的制定與落實。

部分單位在制度上已經規定要將這些電子文件納入檔案中，但是對于電子檔案歸檔的規范卻沒有明確統一的標準，如文件的命名、分類的標準等都沒有統一的要求，業務人員進行整理時帶有很大的隨意性，造成文件歸檔混亂，很多文件在需要的時候無法便捷檢索和使用。

3.檔案資料利用率低

一些單位將檔案管理與檔案歸集畫上等號，認為檔案管理只是需要把資料收集保存好，未考慮到檔案利用。檔案歸集不以使用為目的，往往就會出現檔案雖然保存了起來，但在需要使用時卻發現資料查找困難，舊紙質檔案變黃、破損、模糊等情況，嚴重影響檔案的資料的價值利用。

（三）檔案管理安全性所面臨的問題

1.權限、保密等問題突出

首先，相對于以往的檔案管理，大數據時代下檔案的共享屬性將有可能造成信息安全的失效。過去是所有檔案資料集中存放于一個固化的空間，保密安全性得以較好管控；現代大數據背景下，開放資源，相關用戶通過互聯網登陸數據庫，同時也承擔了某些不法分子遠程侵入謀取利益的潛在風險]。再次，過去只允許檔案管理員在封閉的時空——規定的時間（上班時間）、固定的地點（檔案室）存取相關資料，其它人員沒有個人的申請并經領導的審批同意，不能接觸檔案，如此程序筑起檔案安全的防火墻。大數據背景下的信息獲取方式，則是直接通過用戶名和密碼的輸入檢索所需內容，這樣也增加了用戶名和密碼被黑客盜取的可能性，從而造成信息外泄和數據被破壞。

2.數據安全性存在隱患

目前的檔案信息化管理中，應對危險的手段比較單一，大多通過加注密碼保護或進行物理性的斷網阻攔，這些手段治標不治本。檔案專業人員并不掌握深層次的電腦專業技術，沒有互聯網數據衛士的維護，無論硬件軟件都可能存在數據失竊的潛在風險。另外，工作人員操作失誤、設備及網絡故障、計算機病毒、網絡黑客攻擊等也將增大檔案數據的安全風險。

三、解決問題的對策

（一）轉變檔案管理工作觀念

大數據的出現改變了傳統檔案管理模式，在管理方式、管理主體、管理對象以及管理重心等各要件出現了翻天覆地的大轉折。無論領導、檔案一線業務工作者，都要擁抱并形成互聯網思維，積極應對新現象、新內容，創新檔案管理模式，不斷更新知識，讓互聯網思維占據大腦，擁有大數據、大資源觀念。從“管資料”向“管數據”拓展，檔案保管從館庫存儲轉向數據倉庫，用新的思想、新的技術手段做好檔案管理工作。

要轉變認為“過時”的檔案資料已經失去使用價值的舊觀念，增強檔案開發與利用意識，革新“重藏輕用”的管理觀念，致力于提高檔案資料的開發利用效率，挖掘檔案中的深層潛在價值。

（二）培養檔案管理專業人才

大數據技術背景下，專業人才無疑有強大的作用力量，才能做到：物盡其用，人盡其才。互聯網時代，我們需要專業的檔案管理人才，需要專業的技術培訓，更好勝任信息化檔管理工作。

因此傳統的檔案管理者必須清醒認識到時代進步、知識更新所帶來的新氣象，應積極參與新專業技能的培訓，形成檔案管理新思維，掌握并熟練運用新技術新方式提高檔案管理水平，提高檔案利用效率。

（三）創新檔案服務機制

過去檔案服務注重“以我為主”，有什么內容就呈現什么服務。檔案利用者往往檢索不到自己所需內容。大數據背景下，個性化需求凸顯，檔案服務因此提供對應的特定機制，一個開放多元化的社會服務體系隨之誕生，實現從“供給導向”到“需求導向”的轉變。

傳統的檔案管理服務方式單一，服務內容較少，通常先由檔案利用者提出所需的檔案資料要求，檔案管理者再從海量資料中查找出來。這種方式速度慢、準確性低，且十分被動。檔案管理部門應轉變被動服務的思想觀念，提供積極主動的檔案服務，綜合運用大數據信息處理等技術，建立各種數據模型，讓“死檔案”轉變為“活信息”，實現檔案利用率和復活率的大提升。

（四）提高檔案安全系數

互聯網時代數據安全的重要意義不容置疑。網絡技術先行，檔案信息處置全程追蹤、有效管控，相應的登陸進入方式和要求必須嚴格執行，備份用戶信息和使用路徑；將檔案使用準則與保密條例緊密結合，真正做到信息資源的安全共享。

國家應該加強該方面的法律法規建設；檔案機構加強監督和指導，在軟硬件加大投入，做好宣傳、教育、培訓等工作；業務人員除加強自身的業務培訓外，更應提高自身認識，加強安全和服務意識等。

四、結語

大數據不僅是各類信息的海量匯集，也是新時代應用廣泛、高效快捷的專業情報呈現。檔案管理信息化正因為大數據技術突飛猛進所致，把握大數據技術與檔案管理的融合發展，是當下檔案管理部門及每個業務人員面臨的新課題，檔案管理新思維、新模式的探討與整合，是新時代新技術所需，我們必須迎難而上、砥礪前行，開創檔案管理新局面。

參考文獻：

[1] 張杰.關于紙質檔案管理與電子檔案管理融合的思考[J].辦公室業務.2018（15）：67

[2] 洪澤文.大數據時代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案.2018（2）：36-40

[3] 王宇寧.淺談大數據環境下檔案利用工作的發展與創新[J].辦公室業務.2018（7）：65

[4] 羅沚憶含.大數據背景下檔案管理模式變革的必要性及對策研究[J].辦公室業務.2018（15）：60-61

[5] 柴華.大數據時代背景下的檔案管理研討[J].黑龍江科學.2017（24）：170-171