淺析高校人力資源管理中將人事檔案和業績檔案整合管理的可行性研究

胡雪飛，金曉原，龔海潔，龐 麗，王耀萍，羅慧晶

（河北建材職業技術學院，河北秦皇島 066000）

高校的人力資源管理主要是對高校人力資源的現狀進行管理，現階段由于高校人事檔案信息數量有限，利用與服務比較被動，使得人力資源管理無法做到趨勢預測。

從新中國成立后，中央組織部于1956年8月召開了第一次全國干部檔案座談會，制定了我國第一部全國性的關于檔案工作的法規——《干部檔案管理工作暫行規定》，中共中央組織部在2009年下發了《關于印發〈干部人事檔案材料收集歸檔規定〉的通知》，2017年下發了《關于完善干部人事檔案材料的通知》（組通字【2017】25號），2018年11月，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條件》，我們不難看出，規范人事檔案的管理，完善人事檔案的內容，更有效利用人事檔案是我國當前研究的主要方向。

相對于國外而言，目前我國人事檔案包含的材料以體現結果的內容為主。比如考核類材料，基本為每一年的年度考核表，即由統一的制式表格記錄考核結果，而對于考核的過程和測評的情況并無體現，而對于考核結果為同一級別“優秀”或“合格”的職員來說，無法客觀地對他進行更精細的評價，如果一個總人數為500人的高等學校，按評優秀率不超過15%計算，那么一般情況下有75名優秀和425名合格人員，僅查閱人事檔案的話，評價這一年情況也只能分出“優秀”和“合格”兩個等次。而造成這種情況的原因，歸根結底是因為業績和測評等的業績檔案單獨建立造成的。由此可以看出，人事檔案與業績檔案分開管理存在很多弊端。

1 人事檔案與業績檔案分開管理存在的弊端

1.1 人事檔案包含信息不完整

當前人事檔案材料包含的內容多是對一個人的身份和政治情況進行儲存，缺乏對個人能力、誠信情況、對曾工作過的單位、部門或項目的貢獻等信息進行統計、整理、存檔，或者有些業績材料體現了個人能力，但曾未獲獎，而達不到文件規范收集的要求。

1.2 人事檔案內容存在滯后性

由于固定的制式表格的設計和填寫要求，致使很多信息不能夠及時的更新，以至于人事檔案更多的是反饋一個人的歷史信息，對其近段時間內的思想、能力、業績、社會關系等的變化的信息很少進行統計、存檔。

1.3 單獨建立業績檔案導致轉遞中信息流失

當前多數單位或企業在人力資源管理過程中都會單獨組建業績檔案，比如：誠信檔案、技術檔案、考績檔案、廉政檔案、師資檔案等內容。而以上業績檔案的管理方式多為各職能部門在分管的業務中產生業績材料分別進行管理單獨建檔，而人事檔案的管理，均由專門的檔案管理部門或者人才交流中心負責。在人員需要流動的情況下，經常會出現，因為忽略了對各職能部門業績檔案的收集，或者認為業績檔案是職工在本單位的工作情況，無需傳遞或歸入人事檔案，而至使信息流失的情況。

2 將人事檔案和業績檔案整合管理的重要性和設想

隨著社會的飛速發展，社會的各個領域都需要人才，高等學校更是如此，這就需要建立一個公平、公正、公開的評價機制。評價必須建立在客觀真實的信息與材料之上。人事管理的效果體現在業績上，而業績管理又有力推動著人事管理的完善與發展。在直觀材料上，業績檔案的建設，體現了人的現狀與能力，可以有效的推進教職員工的進步，而人事檔案則全程展示了人才發展的過程乃至歷史或家庭背景。因此人事檔案與業績檔案是密不可分的整體，有效的將人事檔案與業績檔案整合管理，就是更好的發現人才，以確保人才不會因為評價的依據不全面不客觀而被忽略、被埋沒。在人事檔案傳統分類上增加體現職業經歷、職業能力、教學能力及效果、師德師風考核測評情況、科研成果及其升遷、考勤考績等甚至是個人喜好、特長、社會關系、誠信、健康方面的業績檔案材料，以豐富原有人事檔案的內容，將更有效、更客觀地做出評價，更準確地做出預測。

2.1 履歷類材料

主要有《干部履歷表》和干部簡歷等材料。歸入此類的檔案材料，一般以干部（職工）履歷表、職工登記表、招工登記表等制式履歷表格為主，在更新頻率上，多為職工更換單位，或有規定要求更換制式表格或檔案核查工作時，重新填寫更新，對于在同一單位或同一系統內容調整部門或機構的人員來說，人事檔案中的履歷材料往往不能有效的反映其經歷和基本信息的變化情況。

綜合利用現代計算機技術、現代控制技術、現代通信技術和現代圖形顯示技術，將各部分子系統集成，實現了分散控制，集中管理。

【情景1】

張某，為繼承父親留下的房子，辦理手續時，要求出具與體現與父親關系的證明材料（父親干部檔案《干部履歷表》復印件），但在查閱檔案時發現，因為父親一直在同一單位工作，《干部履歷表》社會關系頁面只填寫了哥哥的信息，而無張某的信息。

【情景2】

陳某，在單位進行檔案核查認定過程中，7年前任某單位正處級干部，在其檔案中，能體現出其社會關系的有《干部履歷表》、《入黨志愿書》、《干部任免審批表》，而其中時間最近的一份表格是任正處的《干部任免審批表》，該表上陳某有一女兒，為某高中學生，但實際上其女兒已經大學本科畢業，工作2年且更換過2次工作。

解決方案：設計個人《學習經歷簡表》、《工作經歷簡表》、《業績情況簡表》和《社會關系簡表》，采取更新登記的形式，予以登記，將個人成長、經歷、參與的項目或取得的成績、主要社會關系變化情況等以條簡錄的形式予以體現，從而達到看履歷知概況的效果。

2.2 自傳和思想類材料

主要有自傳、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析、重要思想匯報等材料。

經調查，目前通常情況下，歸入此類的檔案材料多數為入黨過程中書寫的自傳材料，體現的信息非常有限，而且經常會發現，一個人從入職到退休，檔案中僅有一份甚至沒有自傳材料。這種情況，不能及時反應出個人思想變化情況。

解決方案：定期或者在特定活動后，收集個人的思想匯報等材料，從而能看出個人思想上變化與成長的情況。

2.3 考核鑒定類材料

主要有平時考核、年度考核、專項考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價意見等材料。

【情景3】工作人員每年都會有一份年度考核登記表歸入此類，至退休時，年度考核表得有二三十份，再加上審核蓋章頁，年度考核在檔案中占據了很厚的部分，但在傳統的填寫模式多為固定格式的表格和總結框架，內容上千篇一律，甚至相當一部分人僅是修改年份，而無實際的工作業績內容。

【情景4】為了加強人力資源的管理，很多單位在日常也對工作人員進行考勤或思想、業務等方面的測評，而對于此類的考績材料，多數單位均單獨建立了業績檔案建檔或者存儲于電腦系統中，當人員發生工作單位變動時，這部分材料一般情況下不會隨人事檔案材料轉遞，不利于新單位全方位的評判。

解決方案：改變現有的年度考核表的填寫模式，首先在個人總結的填寫上做以要求，簡化或者有重點地體現工作改革、成果、業績、感想或不足方面的情況或考核結果；其次，設置相應的表格，體現測評情況和考核過程情況，將業績檔案與人事檔案有效整合，以提升人事檔案的有效利用價值，而不至于出現前文中所提的僅能區分“優秀”和“合格”的情況。

2.4 科研成果方面材料

【情景5】經調研，目前人事檔案中，僅有《專業技術職務任職資格評審表》中能夠體現在科研、論文等情況，但多數是在職稱評審申報時填寫，待職稱評審通過后，歸檔的表格，而此表中的信息體現的信息具有滯后性，而對于現階段新取得的成果或在研的成果并無體現。

【情景6】很多學校都有藝術設計專業，此領域的老師很多或有參加地方、企業建筑等設計甚至是地標性建筑，或有舉辦或參加影展、畫展，或有建立或參與建立工作室，當然也不乏因個人愛好而在某領域威名遠揚的人，但由于人事檔案材料收集的要求所限，在檔案幾乎看不到此方面的信息。

解決方案：設制《科研成果摘錄表》并補充收集能夠體現專業技術或學術方面能力的代表作等材料，比如有代表性的科研論著的目錄，專利情況等方面材料。此外，增加對其他能夠體現個人業績成果的材料的收集，比如在藝術或建筑行業，有特色的設計或代表作等，有些雖未獲獎或被采納，但也有一定的社會影響力，類似于此類的業績材料，可以作為檔案的輔助材料歸入人事檔案。

2.5 榮譽稱號

【情景7】在目前工作中，各單位多數收集的個人的綜合性獎勵材料或者市廳級以上的獎勵材料，而對于所在集體、指導學生、教師參加比賽獲獎、個人參加技能競賽獲獎等材料均未涉及，僅在各單位或各部門建立的業績檔案中有所體現。

解決方案：設計科學體現個人獎勵情況的表格，采取歸納總結、隨時登統的方式，將以上各種榮譽、獎勵登記，以全面體現個人的業績。

2.6 健康情況材料

在現有的人事檔案中，僅有考學、招工、參軍等情況才會將體檢表歸入檔案，而對于員工的健康情況不能全面的反映。

習總書記說：“只有全民健康，才能實現全面小康”。只有每一位教職員工身心健康，才能安心地、積極地投身到教育事業中，更好地教書育人。

解決方案：增加員工的健康檔案材料，由校醫院針對每位教職工的身體情況制度健康檔案，尤其對于現代工作節奏快、壓力大的情況下，聘請專業人員，分年齡段地對教職工進行心理測評，幫助教職工更好地調整心態，以更陽光、更積極的態度去生活工作，去感染每一個學生，生活對于健康情況“亮燈”的職工，學校能夠及時給予關愛與照顧，讓教職工更能健康、安心地學校發展、為教育事業做出貢獻。

2.7 師德檔案

為深入貫徹習近平總書記9月9日在北京師范大學師生代表座談會上的重要講話精神，教育部《關于建立健全高校師德建設長效機制的意見》中要求，健全師德考核，促進教師提高自身修養。將考核結果存入教師檔案。現在各學校都有教學質量評價體系，多數由學生評價和同行評價組成。在調研中發現，因人事檔案材料收集的要求，教學質量的評價情況僅保存取相關職能部門。

解決方案：收集教學質量評價方面的業績材料，設計表格予以匯總統計。

高校競爭的實質就是人才的競爭，尤其是高級人才及團隊的競爭，人才問題始終是高校發展的最核心問題。高校人力資源管理只有將人事檔案與業績檔案整合管理，才能更掌握更全面、更準確的信息，才能通過分析信息，更好地促進高校人力資源優化配置，充分調動教職工以及高級專家的積極性。

3 結束語

隨著大數據時代的到來，我國人事檔案的管理隨著環境的變化正發生著重大變革，這將改變高校人事檔案管理和人力資源管理的思維方式和管理模式。我們不僅要利用人事檔案信息管理系統實時收集“大人事檔案數據”，同時也需要將大數據的支撐材料——業績檔案收集到人事檔案中，只有掌握現代人力資源管理的需求，吸納業績檔案的精華，將人事檔案與業績檔案有效的融合，進行整合管理，才能夠使得人事檔案更具有利用價值，才能對人才的評價更加公平、公正與客觀，才能及時發現人才、合理利用人才，從而更好地為社會主義現代化建設服務。