試論基于媒體融合發展背景下的高校檔案管理工作方略

劉亞娜

摘 要：在“互聯網+”的發展視域下，媒體融合使高校檔案管理工作呈現出多元化的概念，信息化作為高校檔案管理工作的重要途徑，需要緊跟時代的發展而推進。借助于媒體多種傳播手段的結合、匯聚，高校檔案管理的管理形式更加多樣，工作水平不斷提升。本文立足媒體融合發展的時代背景，圍繞高校檔案管理的實施價值、存在問題以及管理舉措進行探究，供大家借鑒參考。

關鍵詞：媒體融合;高校;檔案管理;數字化

在高校檔案管理工作中，媒體融合發展能夠幫助學校加強檔案信息化整合，通過開拓數字化檔案教育手法，滲透先進的教學理念、加速檔案信息傳遞、存儲和供應的一體化發展，繼而提高檔案管理成效，最大限度地發揮檔案管理的價值和效益。

一、媒體融合發展為高校檔案管理工作帶來的發展契機

1.拓展虛擬信息存儲空間

在高校檔案管理工作中，媒體融合能夠進一步完善檔案管理工作中的不足，利用媒體融合之中技術容量大、速度快等特征，充分發揮新媒體技術在高校檔案管理工作的優勢。尤其是憑借虛擬存儲，能夠對紙質檔案在存儲邏輯上實現抽象化的處理。通過建設虛擬文件系統，為開放的檔案系統實現革命性的變化。在此之中，高校檔案員可以轉換為系統管理員，在檔案存儲資源上持續加強，更好地解決檔案存儲資源的分配、使用和管理。同時，憑借媒體融合帶來的物理虛擬區域，能夠有助于簡化文件系統的管理以及檔案存儲系統的使用，進一步發揮自動化存儲管理優勢，使檔案管理人員能夠處于安全穩定的智能化工作模式中，在掌握社會資源的同時，提高高校檔案管理工作的發展水平。

2.智能網絡新媒體管理技術

當前，新媒體的加速融合進一步提升了高校檔案管理工作的效率，延伸了高校檔案管理的途徑。在推動新媒體管理技術的過程中，高校檔案管理的優勢性得以顯現。智能網絡中的大數據能夠將人們感興趣的話題整理在一起，增加檔案管理的靈活性，檔案管理人員能夠憑借新媒體技術，嚴格按照檔案管理專業標準，樹立更高的管理目標。同時，借助于智能網絡新媒體管理技術，使高校檔案工作能夠突破教育瓶頸、創新工作方法，呈現出突出的工作特色、發揮媒體特色、優化新媒體檔案管理的發展模式。

3.共享檔案信息交互模式

伴隨著移動互利網的快速發展，移動終端的普及使人們獲取信息的方式逐步改變。在檔案管理工作中，移動終端的融入促使高校檔案信息和社交媒體進行契合，進一步提高了檔案管理工作的知名度和社會影響力。同時，在高校檔案工作傳播、分享、和交互中，媒介融合加速了檔案媒體交互，國內檔案館和以微信、微博、手機智能APP為代表的移動社交媒體融合密切，在管理資源、管理技術、融合方法和管理制度上實現了信息交互和多元發展。

二、媒體融合發展背景下的高校檔案管理工作存在的問題

1.管理理念落后

媒體融合發展的實施背景下，檔案信息化建設需要保持與時俱進的發展傳統，改變過時的根深蒂固的思想，使檔案管理工作更加高效和智能。但是在推動媒體融合和檔案信息的交互下，少數檔案管理人員對于媒體融合的認識不夠深刻，無法將檔案信息資源準確的轉化和傳達，而他們的工作方式也難以轉變，導致高校檔案的管理工作缺乏主動權，管理創新難以得到實現。

2.管理隊伍缺乏

傳統的高校檔案管理工作較為瑣碎，相對于學校其他部門來說，具有一定的特殊性。無論是從檔案資料的內容、形式還是管理上，檔案管理人員難以活用信息資源。從管理隊伍上看，檔案管理人員因為缺乏專業素養，導致信息獲取的方式單一。在人才建設上，高校檔案工作隊伍缺少熟悉和了解媒體融合形態的人才，新媒體的互動性和傳統的高校檔案管理隊伍存在矛盾，導致新媒體檔案工作人員的專業知識不足，難以達到有效地應對。

3.建設經費不足

在加快高校數字化建設中，阻礙其發展的重要問題之一就是缺少經濟資金的支撐。在高校檔案管理的建設中，無論是硬件設施的建設還是軟件設施的完善，都需要充足的經費，來推進相應的檔案管理、資料維護和設備維修。然而在高校整體教學工作中，管理者在教育經費的劃撥上，往往向日常教學、就業、實踐等方面傾斜，而忽視了檔案管理的重要性，檔案媒體融合發展背景下的高校檔案管理工作面臨困境。

4.安全保障問題

隨著信息化的發展，電子信息的安全儲存成為了一項重要的問題。但是，從高校檔案管理的整體工作來看，檔案管理體系和自動化系統存在脫離。在高校管理中，檔案信息化所依托的電子產品質量較為分散，無論是在高校檔案管理的隱私保護還是在珍貴檔案的存儲上，都缺乏相應的信息安全防護技術，導致檔案信息化安全保障問題較為嚴重，數字化檔案管理保障體系不夠完善。

三、媒體融合發展背景下的高校檔案管理工作的強化舉措

1.轉變管理理念，明確融合目標

從根本上說，媒體融合推出了微信、微博等社交平臺，使人們在接觸信息的時候，有了更多的選擇。信息的爆炸和時代的發展相互呼應，這也要求高校檔案管理者以“求真務實”“與時俱進”的發展姿態，積極接受新思想、新媒體、新技術。讓高校檔案館中有價值的檔案資源得以呈現，為廣大教師和學生提供更好的服務。

第一，轉變管理觀念，教師應該結合高校的辦學特色，構建一個集檔案、圖書、情報為一體的檔案管理部門體系。在高校檔案融合信息管理平臺的設置上，建立網絡化數字檔案融合系統。利用互聯網信息技術，對系統內的資料進行統一整理，同時在系統中建立查閱模塊，便于用戶進行及時的查找和閱讀，提高用戶的使用舒適度。第二，明確融合目標，借助微信公眾號、微視頻、網站等方式，定期發布檔案信息和工作動態，通過線上線下的信息交互，提高檔案工作的信息融合覆蓋面積。結合高校檔案工作的實際情況，對現存圖書、情報、檔案管理體系進行改革，使高校檔案工作更加專業化、標準化、人性化。

2.建立專業隊伍，擴大媒體宣傳

媒介融合的發展視域下，高校檔案工作要圍繞“存史、資政、育人”的工作原則，在檔案工作的改革上緊跟黨和國家的發展大局，通過實施一系列的檔案文史宣傳，突出高校檔案工作的特殊性。繼而實施調整學校檔案宣傳策劃，充分發揮檔案作用，通過全方位的媒體宣傳和報道，擴大檔案工作的影響力。

以深圳大學為例，2018年作為改革開放40周年，也是深圳大學成立35周年，因此在推動學習檔案管理的工作中，深圳檔案館圍繞“檔案見證深大發展”的主題，借助于媒體融合的發展形勢，進行了方位的宣傳策劃和媒體報道。深圳大學生通過選取珍貴圖片的形式，圍繞時間軸進行移動展板的制作。以豐富的檔案資料彰顯深圳大學35年來的發展變遷。據有關統計顯示，深圳大學檔案館微信公眾號名列2018年度全國檔案微信公眾號排行榜第六十一名，位于高校類檔案微信公眾號排行榜第五名。為了擴大宣傳范圍，學校檔案工作人員將這些寶貴的資料，制作成推文在檔案館微信公眾賬號上發布，在官網上發布新聞報道，對展板的內容進行及時的宣傳。整個活動歷時近兩個月，收到了良好的宣傳效果。在2018年廣東高校宣傳思想工作優秀作品評選中，深圳大學檔案館報送的《國際檔案日校史展覽系列宣傳活動》榮獲優秀媒體融合報道作品類一等獎。檔案資料校史報道具有良好的傳播效果、充分發揮了媒介融合的傳播優勢。

在人才建設上，積極增進對檔案管理專業人員的培養。例如，江西科技師范大學為做好學校檔案工作，提升學校檔案管理水平和專兼職檔案管理員業務能力，對校內眾多檔案管理員開展“新型檔案工作知識培訓”，幫助他們深刻解讀檔案工作相關政策和基礎理論，從工作流程、歸檔范圍、歸檔要求等方面對各部門檔案管理員進行了業務實操培訓，進一步加深了學校檔案管理隊伍對檔案工作的認識和了解。全面推進學校治理體系和治校能力現代化，使江西科技師范大學檔案規范化管理和數字化管理更加健全。

3.結合辦學特色，吸納經費收入

針對高校檔案工作經費不足、人員缺乏的現象，學校教育管理者要結合高校辦學特色，在檔案館的建設上開辟新的發展渠道。通過組建專業宣傳隊伍，多種途徑吸納公益基金、爭取上級部分資金扶持、將檔案館內的學術價值和教育價值統一起來，為高校檔案管理工作開辟新的局面。

首先，學校教育管理工作者應該在學校中積極挖掘人才，引進專業檔案管理學術人才，通過在學校內部成立校史協會等方式，吸納對檔案管理有興趣的學生加入協會，在高校內組建檔案管理志愿者隊伍，使喜愛攝影、喜愛文學、喜愛歷史的學生能夠成為檔案管理工作的后備力量，緩解檔案管理工作不足的問題，進一步提高高校檔案工作的管理特色。其次，加強檔案部門和學校其他部門的溝通，充分利用現有資源，彌補檔案館現有力量的不足，結合學校現有資源，將檔案管理工作和學校招生處、信心中心加強聯系，并邀請專業技術人員蒞臨現場指導，彌補現有力量的不足，進一步提高檔案工作的發展深度。

4.保持與時俱進，搶救珍貴資料

隨著時代的發展，高校一些珍貴的檔案資源面臨殘破不堪、難以修補的問題。為了強化對珍貴檔案材料的保護，高校管理者要通過召開專題座談會，融合“內容為王”的價值導向，以內容優勢滿足受眾需求，使高校檔案工作的教學思路能夠得到進一步的延伸。在高校檔案工作的辦學特色上，要在媒體融合的思維和框架之下進行規劃，通過幾個階段，推動高校珍貴檔案資料的記錄和留存。

第一，通過人物訪談，組成珍貴檔案資料編輯小組，撰寫紀實報道，在檔案館微信公眾號的人物專欄上推出檔案工作細節。第二，通過微信平臺，對高校大事記和相應的珍貴檔案信息進行整合，將“采訪花絮”整理成為一個個感人至深、耐人尋味的小故事，進行記錄和留存。第三，通過制作短視頻的方式，將高校珍貴資料剪輯成為微視頻，再搭配字幕和音樂，制作電子海報，利用微視頻增進對檔案形式的多樣轉化。第四，將音頻、視頻文件轉化為文本，通過大量的圖片材料編撰成為紙質材料，從不同的視角，推進檔案管理工作的發展優勢，進一步提高高校檔案工作的先進性。例如，河海大學檔案館、校史館推出全景VR網上展館，將校史館、張聞天館、嚴愷·徐芝綸·劉光文陳列室的實體展館進行原貌還原，建成了網上展館，供廣大師生校友網上參觀。網上展館集360度全景攝影、在線虛擬體驗、室內外一體化定位與智能導覽等功能于一體。立足學校歷史和河海獨特的精神文化，開展愛國、愛校、愛水教育和紅色教育，充分發揮積淀歷史和文化傳承的功能，使這些寶貴的檔案資料能夠以安全的形式呈現，成為高校師生共同的精神財富和生動感人的歷史教材。

5.加強信息傳輸，筑牢安全保障

在媒體融合時代，教師要借助智能手機等方式，在各類移動終端獲取信息。圍繞“移動優先”的發展共識，利用微信、微博、知乎、抖音、微視等時下熱門的短視頻進行教育引導。繼而充分發揮“媒體價值”，在“朋友圈”和“好友”的助力下，將“單項傳輸”變為“多項傳輸”使檔案工作變得更加豐富。通過推動檔案館建設，依托微信平臺的互動功能，突破時間和空間的局限，增進檔案宣傳工作的親和力和趣味性。在高校檔案數據庫的設立上，檔案管理者應該結合媒體特性，組織專業計算機工作人員加強對虛擬信息的保護。嚴防珍貴的電子檔案信息被他人竊取，合理設定檔案數據庫信息行。進一步強化信息技術的支持和升級，通過錄入信息存儲數據，使高校檔案信息工作處于安全的管理之中。

除此之外，還應該積極研發新的信息傳輸和錄入手段，利用高科技智能信息錄入技術，推進對珍貴歷史資料的數字化保護。例如2019年，杭州市歷史建筑保護管理中心聯合浙江大學建筑設計研究院有限公司、浙江省古建筑設計研究院、浙江省長三角標準技術研究院等單位，利用三維激光掃描技術，加大對古建筑檔案記錄標準的制定，為歷史建筑數字化測繪建檔奠定了基礎，使數字化測繪有的放矢、有章可循。筆者認為，這種記錄手法也能為高校檔案管理工作帶來了靈感，借助通過全景影像采集，高校檔案管理工作能夠實現360度記錄，通過大數據整合三維點云數據的形式，達到對檔案信息的全息景象記錄，使不同的檔案信息之間形成互為補充，確保該類檔案的管理工作更加精準和先進。

四、總結

綜上所述，在“互聯網+”的時代背景下，高校檔案管理工作應該結合自身辦學特色和職業優勢，充分認識媒介融合的發展價值。要積極利用互聯網信息技術，整合現有工作形式，加強對高校檔案管理工作的積極探索。轉變教學觀念、建立專業隊伍、擴大媒體宣傳，巧妙利用媒體融合技術，對于珍貴資料進行創新和探索。尤其是要從硬件、軟件等方面，開發新的媒體傳播形式，切實做“活”檔案管理工作，為高校師生和高校管理建設作出積極的貢獻。

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（作者單位：西安醫學院黨政辦公室）