試論事業單位固定資產管理中的信息化應用

張征

摘 要：固定資產管理是事業單位財務管理工作的重要組成部分，其管理水平高低直接對事業單位公共服務職能的發揮產生影響，加上當前國家大力提倡“互聯網+”戰略，事業單位應用信息化技術來強化固定資產管理勢在必行。基于此，本文從分析事業單位固定資產管理應用信息化技術的主要優勢入手，提出了事業單位固定資產管理信息化系統的設計思路，并在此基礎上結合當前的信息化新技術，提出事業單位固定資產管理的信息化創新應用新思考，以期能夠為事業單位固定資產管理信息化水平的提升提供參考。

關鍵詞：事業單位;固定資產管理;信息化

一、信息化和事業單位固定資產管理概述

信息化主要是指以互聯網和電子計算機為依托，整合了信息傳輸技術、數據庫技術、多媒體技術和數據壓縮及時以及半導體技術等多種技術的綜合產物。從總體上來看，信息化具有虛擬性、全球性、開放性和交互性四個主要特征。

事業單位固定資產管理主要是指事業單位對單位價值在規定標準以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中能夠基本保持其原有實物形態的資產采用一定的管控制度和措施來保障其安全性和完整性的活動的統稱。一般來說，事業單位的固定資產管理流程主要有：一是采購驗收入賬;二是資產出租、出借與轉移;三是資產的對賬盤點;四是資產的處置。

二、事業單位固定資產管理應用信息化技術的主要優勢分析

將信息化技術應用于事業單位的固定資產管理活動，其優勢有三：一是提升了固定資產管控的效率，即利用信息化技術可以大幅提升固定資產在管理過程中各個環節的速度，從而提升了管控效率;二是提升了固定資產在使用過程中的完整性和安全性，防止國有資產流失，即利用信息化技術來進行固定資產管理，可以全面掌握每一項資產的實際狀況和使用部門等信息，從而能夠防止違規處置等資產流失問題，從而確保了每項資產的安全性和完整性;三是能夠為決策層做出正確決策提供有效依據，即事業單位固定資產信息化能夠幫不同的應用角色采用多樣化的數據查詢和分析手段從不同維度、不同口徑掌握固定資產信息，并建立起完善的決策支持體系，從而為決策層進行科學決策提供數據支持。

三、事業單位固定資產管理存在的問題及信息化系統的設計

1.事業單位固定資產管理存在問題分析

雖然實施固定資產管理的信息化對事業單位來說具有諸多優勢，但是從目前的實踐來看，多數事業單位在固定資產管理過程中尚未應用信息化的手段和技術，從而導致其在固定資產管理過程中存在較多問題。

一是管理方式比較落后，各部門的數據存在不同步現象。當前多數事業單位的固定資產管理仍然采用的是單機的信息管理系統，這種方式容易產生各部門固定資產數據與財務數據不一致的現象，數據缺乏必要的準確性。

二是手續流程較為緩慢，難以提供準確及時的數據用于決策支持。如上文所述，事業單位的固定資產管理是一個流程環節和管控制度較多的活動，因此每年在進行年度預算時，由于沒有信息化的數據統計體系，難以快速統計出固定資產信息，只能根據個人經驗進行編制和申報資產預算，最終將會導致管理層的預算決策與實際需求存在較大差異。

三是監督機制缺位，導致固定資產配置不夠合理。只有實現了對固定資產的合理配置，才能充分發揮其使用效率，而固定資產配置是否合理在很大程度上取決于監督機制。當前事業單位在固定資產管理過程中難以建立起有效科學的管控機制，從而使得部分單位在固定資產配置方面存在不合理的問題，存在潛在的資產流失風險。

2.事業單位固定資產管理信息化的設計

針對事業單位在固定資產管理過程中存在的問題及其應用信息化進行管理的優勢，筆者結合自身的實際工作經驗，建議對其固定資產管理的信息化應用做如下設計。

（1）事業單位固定資產管理信息化系統架構的設計。從總體上來說，固定資產管理的信息化是以信息化平臺為依托，從采購驗收入賬環節為基礎，分別按照數據層、功能層和人機交互層進行各項功能的設計。其中數據層主要與數據庫的建立和完善有關，關鍵在于數據的讀寫操作;功能層主要涉及基礎操作，即固定資產信息的增加、刪減和調整和折舊計提等;人機交互層則主要是根據管理需求設計不同的操作用戶進行操作。整個系統還可以在采購驗收入賬環節與財務管理系統、采購管理系統等實現銜接，同時固定資產信息數據庫可以進行輸出，給其他管理系統提供數據支持。該架構可參考圖1：

（2）結合信息化系統，固定資產管理各個環節信息化的具體內容。在明確了總體設計思路的基礎上，事業單位可根據自身的管理需求對每個層次所涉及的具體內容加以細化。在此筆者以固定資產管理的四個基礎環節進行具體說明，以便于為各個單位提供參考。

一是在采購驗收入賬環節。在采購驗收入賬環節，根據資產的類別設定相應的編碼規則并將其固化到信息系統中，在采購驗收完成之后，只要在系統內錄入資產的名稱和型號等基本信息之后，就能夠由系統根據編碼規則自動生成編號信息，從而優化了固定資產的臺賬登記流程，提升了信息錄入的效率。

二是在固定資產出租、出借和轉移環節。資產的出租、出借和轉移是在實務中較容易產生流失風險的環節之一，因此強化審批是關鍵。在傳統管理模式下，這些審批流程是通過紙質傳遞會簽之后對臺賬進行調整的，但是在信息化模式下，可以將審批流程納入信息化平臺，這樣在發生固定資產的出借和轉移等業務時可以直接進行電子流程審批，提高了審批效率，同時可以在電子審批完成之后自動進行臺賬調賬，并轉入賬務處理流程。

三是在固定資產的盤點環節。固定資產盤點是固定資產管理的主要環節，在實務中多數單位因為盤點任務重、盤點周期長等問題而沒有嚴格執行盤點流程，最終使得固定資產出現賬實不符等問題。而在采用信息化手段之后，可以根據信息化平臺的編碼規則給每一項固定資產設置一個對應的二維碼，這樣在盤點的時候可以利用電子槍掃描二維碼來實現信息的采集，并準確記錄資產的狀態，然后通過匯總與賬進行比對，提高盤點環節的精準度和效率。

四是資產處置環節。資產處置環節是固定資產管理的重中之重，若管控得當，則可以有效防止國有資產的流失以及其他潛在風險。在傳統模式下，資產處置與核算容易產生脫節問題，從而使得財務難以對資產的處置變動進行監督和管控，而在信息化環境下，所有資產的處置在經過審批流程之后進入數據層，并形成數據庫信息，同時與財務核算形成聯動，以核算來實現對資產處置的合規性管控，防止國有資產的流失。

四、信息化新技術方面的創新應用思考

近年來隨著我國計算機技術和互聯網技術的快速發展，特別是大數據技術和財務共享技術的創新，“互聯網+”得以快速發展和應用。在此背景下，對于一些固定資產管理業務量較大的事業單位來說，在實現信息化管理的同時也可以考慮一些新技術的應用來提升信息化水平，并向固定資產管理的智能化邁進。

一是無線射頻技術在固定資產管理信息化中的應用。無線射頻技術簡稱為RFID，它是利用無線電訊號來自動對目標進行識別，不經過接觸即可實現對相關數據的讀寫，這對于固定資產信息錄入是十分有益的，既能夠防止人工錄入出現錯誤的可能性，同時也提高了信息錄入的效率，提高了工作效率。同時該技術還有一個優勢就是能夠利用定位系統技術實現對固定資產的定位查找，將這種具有高度自動化的技術應用于單位固定資產管理，優勢十分明顯。

二是物聯網技術在固定資產管理信息化中的應用。物聯網技術可以理解為基于互聯網的延伸和拓展而實現了物體和物體之間的通信和信息交換。在事業單位的固定資產管理過程中融入物聯網技術，可以將固定資產管理的各個環節有機聯系起來，不僅能夠降低人為的錯誤率，同時也可以實現對固定資產信息、使用狀況進行十分精準的追蹤，及時盤活閑置資產，大幅提升固定資產的使用效率。

固定資產作為事業單位擁有資源的重要組成部分，對事業單位公共職能的發揮具有基礎作用，因此應當提升其管理水平。本文從信息化視角出發，通過總結事業單位在固定資產管理過程中存在的主要問題，提出設計固定資產管理信息化應用的總體思路及具體內容，并結合當前的無線射頻技術和物聯網技術等新型的信息化技術，提出了其在固定資產管理信息化管理中創新應用思路，以期能夠為事業單位固定資產管理水平的提升有所啟示。

參考文獻

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5.徐明華.行政事業單位固定資產管理信息化芻議.當代會計，2019（5）.（責任編輯：蘭卡）