淺議事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理

楊初

（寧波大學(xué)園區(qū)圖書館，浙江 寧波 315100）

目前，事業(yè)單位的文件材料，都是由各部門收集起來后，移交給單位的檔案部門，后續(xù)，檔案管理員會(huì)對其進(jìn)行科學(xué)整理，例卷歸檔，編號(hào)上架。文件材料整理之后才會(huì)成為檔案。歸納文件材料的整理工作是需要按照科學(xué)的方法歸類，將凌亂的東西整合到一起，使其變的系統(tǒng)化，科學(xué)化的。在文件材料歸檔整理過程中還要對他的真實(shí)性與價(jià)值的高低進(jìn)行鑒定，當(dāng)然，檔案部門也應(yīng)注重對檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值與歷史價(jià)值的估量。對于保存價(jià)值和已經(jīng)滿足期限的檔案應(yīng)該定期刪除，經(jīng)過審批后合法銷毀，從而促進(jìn)檔案保存的高質(zhì)量水平。

一、事業(yè)單位歸案文件整理需要知道的主要原則

（一）保存檔案工作基礎(chǔ)原則

無論是本單位產(chǎn)生的，還是上級(jí)針對本單位下發(fā)的指示性或者指導(dǎo)性文件材料，或者與之相關(guān)的文件等，這些文件材料之間都已經(jīng)構(gòu)成了與來源方面不可割分的關(guān)系。在檔案整理的過程中應(yīng)當(dāng)做到盡量不去拆卷整理，力求保持已經(jīng)整理過的文件文檔是原來面貌，不損壞原本的文檔。

（二）遵循文件形成規(guī)律原則

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在日常工作中所產(chǎn)生的文件材料，經(jīng)過整理形成的，它真實(shí)有效的記錄和反映了該單位活動(dòng)的歷史情況。在文件材料進(jìn)行整理的過程中，應(yīng)該去維護(hù)事業(yè)單位工作內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，順應(yīng)文件的自身規(guī)律和形成的特點(diǎn)。也就是說，在整理文件中，第一，要注重文件材料的整體性；二，是注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，文件的正文與附件，請示與批復(fù)不可以分離；第三，是在對文件進(jìn)行分類和排列的同時(shí)去保持文件材料之間固有的自然次序。

（三）堅(jiān)持有利于保管以及利用的原則

當(dāng)我們在對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有序化管理的過程時(shí)，應(yīng)該滿足事業(yè)單位對檔案的有效提供與利用。可以借助計(jì)算機(jī)等高科技來實(shí)現(xiàn)信息管理的科學(xué)化和效率化。實(shí)現(xiàn)分類在不同類目中的各種檔案信息可以快速方便的挑選出來。這樣極大的節(jié)省了工作時(shí)間，同時(shí)也提高了工作效率。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項(xiàng)

（一）事業(yè)單位文件的分類

根據(jù)文件的內(nèi)容或性質(zhì)不同，可以將事業(yè)單位的文件分為綜合類文件、組織人事類文件以及業(yè)務(wù)類文件。每種類型的文件都有屬于它的特點(diǎn)。綜合類文件包括的內(nèi)容既繁多又復(fù)雜。相較于其他兩種類型的文件來說，綜合類文件使用率最低，但是它的實(shí)效性最強(qiáng)。通常情況下，它涉及的工作內(nèi)容比較少，為了保障文檔的完整性，工作人員還是可按照文件的年份進(jìn)行標(biāo)注，并對關(guān)鍵字進(jìn)行整理，以便后期的查找文件。組織人事類的文件使用率一般高于綜合類文件，這類文件主要內(nèi)容是事業(yè)單位人員五險(xiǎn)一金的繳納和退休員工等所辦理的各項(xiàng)材料。這類文件既起到了證明員工身份的作用，同時(shí)還能證明員工與事業(yè)單位之間的關(guān)系，有利于員工保護(hù)自身的合法權(quán)益。可按照進(jìn)入單位的時(shí)間、辦理時(shí)間等進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)類文件，相比較于前兩種歸檔文件來說，是使用率最高的文件。同時(shí)，它也是事業(yè)單位歸檔文件中數(shù)量中最多的一種。其中，使用最多的則是該類文件中使用規(guī)范相關(guān)的內(nèi)容，管理人員可以在不泄密的情況下復(fù)印幾份發(fā)到每位員工手中，但是管理人員要確保文件的完整性，并且要妥善保存好，切勿出現(xiàn)丟失等情況。

（二）事業(yè)單位文件的編碼與存檔

歸檔文件除了整理年份、編碼、關(guān)鍵詞之外，還應(yīng)對文件的內(nèi)容進(jìn)行分類，越細(xì)致的分類越方便后期的查找。管理人員還應(yīng)該注意的就是保護(hù)文檔，以免出現(xiàn)文件因環(huán)境或者其他外來因素所出現(xiàn)的意外情況。文檔主要為紙質(zhì)材料，所以需要控制檔案室的溫度與濕度，文檔中有許多是機(jī)密文件，為了避免，查閱時(shí)造成丟失的情況，要做好借閱文件的登記。最后，文檔一般都存放在牛皮紙盒中，在盒中寫上編號(hào)，既可以方便后期查找又可以起到美觀整齊的效果。

（三）事業(yè)單位文件的利用

科學(xué)的技術(shù)可以有效的提高事業(yè)單位辦事的效率，然而，電子技術(shù)也可以運(yùn)用在事業(yè)單位文件的管理上。在文件材料進(jìn)行歸檔整理的過程中，對文件進(jìn)行電子掃描，就會(huì)形成電子文件。電子文件的好處就在于沒有原件也可以對文檔進(jìn)行閱讀，這樣可以提高辦事效率也可以方便使用，日后也是對破損文件進(jìn)行修復(fù)的主要依據(jù)。但與此同時(shí)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和盜取。

三、事業(yè)單位檔案整理工作中的對策

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案整理工作的重視

如果想要檔案的工作取得良好的效果，那么就要使單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案整理工作重視起來。首先是要建立好檔案的管理制度。從規(guī)章制度做起，建立完善可靠并且操作性強(qiáng)的制度。并且領(lǐng)導(dǎo)部門要嚴(yán)格貫徹落實(shí)，不能只停留在口頭上。其次是要對于檔案資金投入方面加強(qiáng)管理。對于一些硬件措施也要進(jìn)行升級(jí)，并把檔案的管理工作納入年度的考核之中。最后還要明確主管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用越來越普及，對于檔案管理方面也要注入相關(guān)科學(xué)技術(shù)的力量。我們要做好檔案的信息化管理工作，這樣不僅可以減少人力方面的使用，還能在一定程度上提高工作的效率。這也避免了一些人工查閱耗時(shí)耗力。同時(shí)我們還要根據(jù)單位的實(shí)際工作進(jìn)行相應(yīng)的借鑒學(xué)習(xí)加強(qiáng)檔案的管理數(shù)字化，有效地提高了工作效率。

（三）健全檔案管理制度

伴隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展人民群眾越來越重視檔案建立的重要性。為了能更好的滿足人們對于生活質(zhì)量以及各種服務(wù)的要求，就應(yīng)該建立相關(guān)的檔案管理制度。依據(jù)現(xiàn)實(shí)中的工作，制定有力可靠的工作制度。這些制度既要包括對檔案的管理工作也要包括對于管理人員控制。最終使檔案工作有法可尋，保障工作有效地進(jìn)行。

四、結(jié)束語

綜上所述，目前，事業(yè)單位的文檔歸檔整理工作仍有許多的不足，面對這些不足，我們應(yīng)該大膽創(chuàng)新，破除舊的觀念，尋找科學(xué)的管理方法。用先進(jìn)的技術(shù)對文檔進(jìn)行高效率的整理，從而推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。