如何實施事業(yè)單位檔案信息化管理

朱斗芳

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局，河北 承德 068450）

事業(yè)單位是我國重要的職能部門，是連接社會百姓與政府的橋梁，近些年事業(yè)單位迎來了改革的浪潮，通過優(yōu)化事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)，來提升事業(yè)單位的服務(wù)效能，在知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代下，事業(yè)單位的檔案信息化管理成為行業(yè)的重要趨勢，這對于事業(yè)單位來說是重要的轉(zhuǎn)折點(diǎn)?，F(xiàn)今，我國事業(yè)單位檔案管理信息化是其內(nèi)部管理的重要改革方向，如何利用當(dāng)前的技術(shù)條件和管理優(yōu)勢，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升成為行業(yè)發(fā)展的重要焦點(diǎn)，筆者現(xiàn)為事業(yè)單位檔案的信息化管理進(jìn)行具體的論述和指導(dǎo)。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和不足

（一）事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)缺乏有效的重視

近些年事業(yè)單位的管理目標(biāo)多放在職能型政府的構(gòu)建上，在一定程度上忽視了內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的有效性，檔案管理作為一項基礎(chǔ)的管理工作，并沒有得到應(yīng)有的關(guān)注和重視，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作停滯不前，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的管理效能，現(xiàn)如今，事業(yè)單位由于財政資金的緊張，其對于檔案信息化的管理并沒有給予相應(yīng)的資金和技術(shù)投入，致使當(dāng)前事業(yè)單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及現(xiàn)代化技術(shù)工具引進(jìn)的不到位，極大影響了檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。現(xiàn)如今在各基層事業(yè)單位的改革過程中，檔案工作的信息化建設(shè)并沒有真正的落到實處，無論是技術(shù)條件、管理思想還是整體的管理目標(biāo)實踐都具有一定的不足，極大的影響了檔案管理工作的效能。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的人員團(tuán)隊有待提升

從事業(yè)單位的組織機(jī)構(gòu)以及人員隊伍上來分析，檔案管理信息化建設(shè)并沒有得到可靠的支持，工作人員對于檔案信息化建設(shè)缺乏全面的了解和認(rèn)知，現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)也不合理，整體的檔案管理人員年紀(jì)偏大，對于現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及信息化工具缺乏全面的了解和運(yùn)用，在根本上無法支撐檔案管理信息化建設(shè)的有效開展。同時，由于事業(yè)單位受傳統(tǒng)的政治體制影響，思維模式死板滯后，針對檔案管理工作缺乏一定的創(chuàng)新性，無法利用人才的服務(wù)效能來激發(fā)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，致使事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)水平不高，也沒有凸顯出技術(shù)的優(yōu)勢。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）時代發(fā)展和行業(yè)改革的需求

新時期，信息化是重要的行業(yè)發(fā)展趨勢，對于事業(yè)單位的發(fā)展也不例外，其整體的管理工作離不開信息化的支持，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)是其內(nèi)部改革的重要趨勢，我國的宏觀政策也對檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)行了深刻的解讀。在宏觀的大環(huán)境下，事業(yè)單位還需要快加檔案信息化的建設(shè)工作，集合自身的管理特點(diǎn)和需求，打造個性化的檔案信息化管理格局，為事業(yè)單位的服務(wù)工作提供有效的技術(shù)支撐。

（二）有效提升檔案管理的效率和安全性

在事業(yè)單位檔案管理信息化的探索中，借助現(xiàn)代化的技術(shù)工具和手段能夠進(jìn)一步的優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容，有效的創(chuàng)新事業(yè)單位管理的效率，提升事業(yè)單位服務(wù)的效率和質(zhì)量。同時在當(dāng)前的計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以大大提升事業(yè)單位檔案管理的安全性，不受傳統(tǒng)檔案管理在空間和場地上的束縛，同時對于企業(yè)單位來說，也可以有效節(jié)約檔案管理的場地資源。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的具體優(yōu)化對策

（一）強(qiáng)化對于檔案信息化建設(shè)的重視

檔案的信息化管理對于事業(yè)單位的改革和發(fā)展具有一定的應(yīng)用優(yōu)勢，對此事業(yè)單位要明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提高對其的關(guān)注，進(jìn)一步明確當(dāng)前事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向。加大對于檔案信息化建設(shè)的整體投入和關(guān)注，為事業(yè)單位大信息化管理保駕護(hù)航，要積極利用財政資金完善現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)以及技術(shù)環(huán)境，同時為檔案信息化的建設(shè)配備高素質(zhì)的管理人才，只有這樣才能確保檔案信息化建設(shè)的有效實施。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中還需要從人力資源的角度上為其提供系統(tǒng)的支持，為現(xiàn)有的檔案管理人員提供多元化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，改革管理人員的思想和認(rèn)知，一方面，針對現(xiàn)有的檔案管理人員給予全方面的理論和技術(shù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員進(jìn)行外部的交流和學(xué)習(xí)，幫助現(xiàn)階段的檔案管理人員汲取現(xiàn)代化檔案管理思想以及信息化管理的技巧。另一方面，檔案管理人員也要實現(xiàn)自主學(xué)習(xí)，汲取信息化的管理經(jīng)驗，積極開發(fā)全新的檔案管理手段，在交流和學(xué)習(xí)的過程中明確自身在檔案信息化管理中的不足，以此為基礎(chǔ)，來完善和創(chuàng)新檔案管理工作。

結(jié)束語：

總的來說，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，是當(dāng)前信息環(huán)境下的重要轉(zhuǎn)型點(diǎn)，事業(yè)單位要明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性，圍繞自身的管理需求以及內(nèi)部環(huán)境的特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，為知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下事業(yè)單位的職能行使以及轉(zhuǎn)型提供有效的支持。