淺論大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

藍孝芬

（青島市即墨區人力資源和社會保障局，山東 青島 266200）

眾所周知，事業單位屬于社會服務組織，是一種公益性明顯的機構，在維護社會和諧穩定方面發揮著重要的作用。其中人事檔案管理工作在促進事業單位發展中扮演著不可或缺的角色，但是新形勢下，事業單位人事檔案管理卻問題頻發，不利于事業單位的有序運轉。

一、大數據時代事業單位人事檔案管理的不足

（一）重視程度不夠

事業單位面臨著體制改革的新機遇和新挑戰，在這一時期，很多事業單位的領導對于人事檔案管理工作不夠重視，尤其是沒有認識到大數據技術的優勢，單位內部一致認為檔案管理工作無足輕重，導致人事檔案管理工作陷入進退維谷的境地。雖然人事檔案管理工作只是記錄工作人員的工作情況，但是這些看似簡單的資料，卻蘊含豐富的價值，由于缺乏重視，人事檔案管理工作常常淺嘗輒止，無法深入展開。

（二）人員素質低下

雖然經過一系列的改革，事業單位人員的素質有了明顯的提升，但是對于人事檔案管理工作而言，工作人員不僅需要具備扎實的基礎知識，還需要明確自身責任，端正工作態度，認真負責完成本職工作，同時還要與時俱進，不斷學習。目前來看，事業單位的人事檔案管理人員的素質沒有達到上述標準，妨礙了人事檔案管理工作的順利進行。

（三）設施方法落后

無論是硬件設施還是管理方法，事業單位都存在一定的不足，因為大數據技術需要依靠計算機設備，但是很多事業單位沒有配備或者是升級相關的硬件設施，仍然采用傳統的檔案管理方法，檔案容易出現丟失、破損等情況，而一些單位雖然實現了檔案電子化，但是缺乏安全防范意識，導致信息遭到泄露。另外，部分事業單位的人員流動較大，而人事檔案的信息更新較慢，常常導致信息不匹配的情況。

二、大數據時代事業單位人事檔案管理的創新

目前，大數據技術已經得到了不小的應用，而且市場前景十分廣闊，在事業單位人事檔案管理中運用大數據技術，可以提高檔案管理工作的效率，保證檔案的真實性和可靠性。具體創新策略包含以下幾方面的內容，通過這些具體的策略，我們可以更好地認識和了解大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的真實影響。

（一）提高重視程度

事業單位領導人員要重視大數據技術的應用，并且在單位內部營造濃厚的單位文化，加強宣傳，讓工作人員認識到人事檔案管理的重要性，以及在人事檔案管理過程中應用大數據技術的必要性。新的時代背景下，只有實現人事檔案的動態化管理，并且將其與員工的績效掛鉤，這樣才能充分發揮人事檔案管理的作用，促進事業單位的發展。雖然觀念的改變不是一朝一夕的事情，但是需要持之以恒，穩扎穩打，事業單位領導要以身作則，并且對人事檔案管理工作進行必要的監督，規范和優化人事檔案管理的內容和流程。

（二）注重人員培訓

在對事業單位人事檔案管理人員進行培訓時，需要著重提高他們的技術水平和業務能力，讓他們了解大數據技術的特點，并且能夠在工作中加以運用。以信息技術和互聯網技術為例，工作人員要通過計算機完成人事檔案信息的錄入工作，并且及時進行更新，同時還要做好相應的防范工作，比如安裝防火墻、殺毒軟件等，并且設置密碼和指紋鎖，防止檔案信息遭到破壞、竊取和篡改。另外還要提高工作人員的責任意識，規范他們的個人行為，尤其是要預防和避免出現違法亂紀的情況，保證檔案管理的真實性和完整性。在開展培訓時，可以組織工作人員參加講座，或者是發放宣傳手冊，讓他們明確大數據技術的本質，為他們具體工作的展開指明方向[1]。

（三）完善基礎設施

事業單位需要完善基礎設施的建設工作，并且構建網絡化的工作環境，建立人事檔案管理系統，通過專門的軟件進行人事檔案管理工作。比如配備計算機，升級系統軟件等，在進行人事檔案管理時，爭取實現無紙化，既可以通過手工輸入的方法，也可以通過電子掃描的方式，將原有的人事檔案信息錄入到數字檔案信息庫中，從而對檔案實施數字化管理。另外，通過檔案管理信息系統，可以隨時隨地對檔案進行查詢，通過電腦屏幕就可以獲得相應的信息，這樣能夠避免對紙質檔案造成破壞，而且也提高了檔案檢索的速度和效率。另外，對于紙質檔案的管理，也要做到盡心盡責，保證存放文件的檔案柜和檔案箱干凈整潔。

（四）健全管理機制

雖然人事檔案管理借助先進的技術，能夠提高管理的效率，減輕工作人員的負擔，但是需要注意，人事檔案管理的主體仍然是檔案管理人員，他們在應用技術展開工作時，需要合理利用技術，發揮技術特有的優勢，從而起到事半功倍的效果。事業單位在健全人事檔案管理機制時，需要從人才的選拔入手，確保檔案管理人員的素質符合崗位要求，然后還有建立關于檔案查詢、采集和存儲等方面的制度，規范電子檔案的管理和使用，并且做好審核工作，禁止檔案管理信息系統收錄虛假的檔案信息，一經發現，需要馬上刪除，最后還要建立獎懲制度，對認真工作，并且能夠靈活運用先進技術展開人事檔案管理的人員，要進行必要的獎勵，而對于不思進取和工作懈怠的工作人員，要進行相應的懲罰[2]。

結論：綜上所述，大數據時代下事業單位人事檔案管理工作有了不小的變化，而大數據也成為了人事檔案管理方法改革的重要推手。有鑒于此，需要充分利用技術，發揮技術優勢，銳意進取，勇于創新，改變傳統的方法和觀念，提高人事檔案管理工作的效率，但是在具體的創新過程中，要按部就班地展開，不能急于求成。