信息技術在人事檔案管理中的運用

余童

（重慶醫藥高等專科學校，重慶 401331）

隨著我國步入5G時代，信息化進程速度在不斷加快，各行各業對于信息化技術的運用也在廣泛推廣，如何提升信息化水平是當前生產生活質量發展程度的標準。人事檔案管理相當于掌握人才的生死簿，如果無法有效及時更新人事資料，那相當于對人才判了生死，無疑與從根本問題上杜絕了人才后期發展與自身提高。而人事檔案管理也關乎著人才的選拔與培養價值，對單位發展與社會發展具有重大的含義，而信息化技術的加持，將更為突出的優化人事檔案管理價值，從而適應信息化時代變化，改變人事檔案管理的劣勢，將管理工作做得更為徹底。

一、現存人事檔案管理的問題

目前由于我國人事檔案管理工作較為落后，使得許多人事檔案在管理過程中出現更新滯后的問題，這使得許多人才進行人力資源轉業與申報評職稱時，往往遇到檔案無法及時顯示人才信息，從而影響了人才未來發展與其工作開展，并造成嚴重的后果。

（一）缺乏檔案管理工作監督意識

在許多單位中存在著各種各樣的規章制度與監督機制，唯獨在人事檔案管理工作中卻忽視了監督工作與監督意識的加強，往往造成人事檔案管理工作出現紕漏，形成不可挽回的損失，并對于信息技術在檔案管理工作中的表現得以影響。檔案管理與檔案所有人之間并沒有直接溝通關系的規定，使得實際工作中造成了許多不必要的麻煩。而部分單位會思考利用行政部門職責來監督檔案管理工作，但是實踐證明，其監督工作并沒有達到實際想要的結果，并且檔案管理工作顯得極為不規范與正規化。

人事檔案管理關系著人力資源的合理分配與調動，如果檔案管理出現紕漏或者信息出現失誤，那對于人事調動與人事考核也必然出現問題，從而無法合理與正確的發掘每個人的自身潛力，造成資源過度浪費。所以人事檔案管理工作應積極應用信息化技術，將數據保存至云系統中，從而為人事調動與考核提供及時有效的信息資料，而只有做好了這一點才能夠確保人力資源工作的順利開展，往往目前人事檔案管理工作并沒有重視信息技術的運用，忽視了其運用優勢，從而使得檔案管理工作滯后，也無法為人事變動提供有效及時的信息參考。

（二）人事檔案管理人員專業能力不強

由于人事檔案管理工作較為繁雜與沉悶，使得許多檔案管理人員從業者較少，而單位對于這類人才的需求比較大，這就造成許多單位開始采用無相關經驗或者相關經驗不足人員進行檔案管理工作，這無疑使得人事檔案管理工作更雪上加霜，由于缺乏足夠經驗與專業技術的支撐，使得信息化技術與信息化管理方法不能夠很好的融入到管理工作中，造成信息化資源浪費，從而無法發揮應有的價值。

（三）忽視人事檔案管理工作的價值

對于大部分單位的人事檔案管理工作而言，由于各個行業不同，其人事檔案管理工作的要求與內容也不相同，所以，信息化建設目標與內容也不相同，但是由于人事檔案管理往往在單位中處于最末端的部門，得不到單位的重視，造成許多人事檔案管理工作標準千篇一律，而信息化建設與信息化技術運用也只是統一采取，這種忽視人事檔案管理工作的做法，一方面讓檔案管理工作缺乏信息化設備與信息技術的支持，造成信息檔案無法有效及時更新，另一方面讓信息化管理軟件開發舉步維艱，從而無法實現人事檔案管理與人力資源有效掛鉤，并阻礙了單位人才的發展，造成人力資源過剩或者浪費。

二、信息技術在人事檔案信息管理中運用對策

（一）強化檔案信息資源管理的力度

如何促進信息化時代人事檔案管理中信息技術的運用，是目前各個單位需要重要思考的問題。為促進人事檔案管理信息化進程的加快，應不斷完善信息化資源調度，協調人事檔案管理工作的各個環節的開展，抵消跨部門工作的間隙與矛盾，并依據不同單位人力資源管理辦法進行不同內容的人事檔案信息化管理，從而進行檔案信息的鑒別分檔，并細化人事資料的數據，從而建立起完整與正規的人事檔案網絡數據庫。并且，在信息技術運用于人事檔案管理工作過程中，應將之前缺失或沒有及時更新的檔案信息進行修復與填補，確保信息的有效性。在人事檔案信息管理中要努力強化管理人員對于檔案信息工作的重視程度，嚴格要求其按照標準程度進行檔案采集、分類與歸檔，保證信息核對的正確性，從而對于發現問題的檔案進行及時修復，避免出現信息出現失誤。而對于人事檔案管理工作人員的管理應進行嚴格監督，可采取懲罰機制。同時，建立一套完整的懲罰獎勵機制，將有效的對工作人員進行管理，確保檔案管理進行信息化技術改革過程中不會出現任何批量。

（二）提升人事檔案管理工作人員的信息技術專業素質

許多從事人事檔案管理工作的人員缺乏應具備的專業技術水平與專業素質，這就使得檔案管理與信息化技術融合的過程出現問題，對于提升工作人員整體素質與技術水平要求日益增強。在單位人事檔案管理工作人員培訓過程中，應聘請優秀的信息技術人才進行培養，讓檔案管理人員認識到信息技術的重要性，從而優化信息技術與檔案管理工作的整合，并懂得檔案管理信息化工作流程。單位進行定期培訓與知識學習，能夠確保檔案管理工作時刻處于新鮮階段，讓工作內容更新速度加快，以配合信息技術工作在檔案管理中的應用。

（三）工作人員網絡信息保密意識的強化

在信息網絡時代，人們最害怕的便是個人隱私的缺漏，這也是信息化時代存在的弊端。而對于人事檔案而言，其保密性要求更為嚴格，這是檔案信息特點的要求，如果信息出現泄漏那對于整個單位而言也是一種毀滅性損失。如果出現信息泄漏問題，那便是工作人員在進行信息化操作時出現失誤，從而造成嚴重后果。單位應針對管理人員保密意識進行強化培訓，讓工作人員時刻謹記工作的保密性，進一步優化工作人員信息技術運用水平，確保信息化檔案管理工作能夠在信息化優點加持下規避缺點，做好人事檔案管理工作信息的保密，從而發揮信息技術與檔案管理整合的最大優化。