略談新時(shí)期下圖書館檔案管理工作

閆琴

(河北省蔚縣圖書館，河北 蔚縣 075700)

檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備,同時(shí),數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案,所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫。

一、檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)和特點(diǎn)

(一)檔案管理的內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理 的資源體系,是對(duì)管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理,同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯,形成二次文獻(xiàn),便于檔 案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料。

(二)檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理工作是一種管理活動(dòng)。就圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分,如設(shè)備 管理檔案是設(shè)備管理的一部分；人事檔案是人事管理的一部分；行政管理檔案是行政管理的一部分；技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng)。因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn),所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性。

二、檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工、輸出又為管理工作服務(wù)、提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí),通過對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分,同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡(jiǎn)單的說是圖書館管理的一部分。

三、圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問題

(一)檔案管理建設(shè)工作的問題

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,長(zhǎng)期以來各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風(fēng),常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時(shí)建立完整的檔案,認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān),這樣就不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),這是無形資產(chǎn)的流失, 是資源的浪費(fèi)。此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí),為了自己工作考查方便,也不愿意將文件材料送交 檔案管理部門。在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞,就是采取漠然 視之的態(tài)度,這樣就會(huì)造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去。

(二)圖書館管理中存在的問題

1.各項(xiàng)規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度。一人一 個(gè)干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設(shè)受阻。2.隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增,這些設(shè)備的使用管理、操作規(guī)程、基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立。技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù)工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置、運(yùn)行情況,盡快地投入工作。只有這樣才能避免因?yàn)閭€(gè)別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的現(xiàn)代化管理工作處于被動(dòng)情況的出現(xiàn)。3.人才隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員流動(dòng)過于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性。

(三)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.電子檔案的原始紀(jì)錄性、法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊。2.缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法。

四、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化環(huán)境下檔案管理的對(duì)策

(一)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入

為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入,首 先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔 案建設(shè)中加大設(shè)備、才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī) 技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,實(shí)行文檔一體化管理,促進(jìn) 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

(二)選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標(biāo)。檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代化建設(shè)的成敗。

檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項(xiàng)管理制度,完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖 書館管理體系十分重要。檔案管理服務(wù)于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的工作程序能有力促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。