略談機關檔案管理工作

杜金明

（河北省保定市淶源縣失業保險所，河北 保定 074300）

一、機關檔案管理工作的意義和作用

檔案產生于機關單位的工作實踐。機關檔案來源首先，我國國家機關、社會團體在行使國家職能完成工作任務時，?a生并保存下來的大量檔案文件資料。同時，一些國家偉人、名人以及一些家庭、家族在實踐活動中產生的文字資料，用以作為歷史記錄并保存下來的資料。此類資料不僅是檔案管理工作的對象更是檔案管理工作的基礎、是我國社會發展中重要的參考資料、是經濟建設與發展的重要基礎、是我國教育事業發展的重要資源，總而言之是社會發展的寶貴財物。同時，檔案還具有更為重要的參考作用。一方面，檔案是歷史事件或信息的積累，是實踐活動產生的經驗，以史可以明鑒，對當今社會的發展同樣具有參考作用和指導意義；另一方面，由于檔案具有高度的客觀性，不僅是對于社會發展與建設具有參考和指導作用，對于個人的發展同樣具備上述功能，尤其是名人事跡具有榜樣力量。

二、新形勢下機關檔案管理工作的改進建議

（一）樹立科學的機關檔案管理理念

機關檔案管理工作傳統的理念比較墨守成規、因循守舊，缺乏科學的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經濟的發展、社會的進步、科技的不錯斷發展，機關檔案管理面臨新的種種問題，缺乏與時俱進、高度創新的發展理念，稍有不錯慎便與時代脫軌。同時，在社會經濟高速發展中部分單位與個人責任意識發生了較大變化，諸多機關單位對于檔案管理工作的重要性認識不足，工作之中得過且過，責任心較低。此外，雖然檔案的價值較高但是利用率相對較低，由此導致部分機關單位在檔案管理工作上的懈怠，未能及時跟上時代發展的步伐以提升工作質量與效率。當今社會已經進入到了信息化時代，信息化與網絡化技術已經在各行業中得到了普遍運用，在檔案管理工作當中，信息化是當前與未來發展的必然趨勢之一，這是時代發展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰。基于該形勢，電子檔案已經被廣泛運用，迫使機關單位不得不尋求改變，轉變檔案管理的理念以提升檔案管理工作的效率。就當前的發展，一方面是基于信息化技術與網絡技術廣日益普及而催生出來的智能化設備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環保、低碳意識的推動下，傳統紙質化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認識到時代發展的趨勢，進而轉變檔案管理工作理念，以信息化發展為前提，改變現有的管理模式以提升檔案管理工作的質量與效率。

（二）創新的管理方法和管理技術

當前，信息化技術日新月異且各類設備更新換代的時間日益縮短，在檔案管理工作當中必須要保持順應時代發展的腳步，基于自身優勢與不足的基礎之上不斷引進新技術以推動檔案管理工作的可持續化發展。就目前當前，應當這對檔案管理工作的特性建立相應的管理制度乃至是法律法規，以規范檔案管理工作。首先，成立專門的檔案管理工作部門，實行責任制、問責制，將責任落實到每個人身上，提高工作人員責任感；做到分工明確，各司其職，提高工作有效性；加強各單位組織之問的溝通與協作，及時了解掌握各單位的實際情況，提高工作效率；其次，在各個單位內部可以制定相應的競爭機制與獎懲制度也即績效考核管理制度，在激發管理人員積極性的同時使之認識到唯有不斷提升自身的綜合素質，才能順應時代與工作發展的需求，否則必將被社會所淘汰。在此過程中，唯有通過競爭才能最大程度上的調動起積極性，但要控制好“度”避免引發負面影響；再次，檔案管理工作的順利開展需要一定的經費保障。為此，檔案管理相關部門要根據具體情況制定相應的經費管理制度，以確保各級單位能夠及時改善檔案管理工作的條件，進而實現提升檔案管理工作質量與效率的目的。最后，在互聯網與智能化設備日益普及的前提下，以往以人工為主的紙質化檔案管理模式已經處于被社會淘汰的邊緣，不僅造成了資源的極大浪費而且增加了工作人員的工作量。在新形勢下，唯有深刻認識到信息化、大數據、智能化等技術的價值并將之運用到檔案管理工作之中也即創造出一種適合自身發展需要的集現代化、網絡化、數字化于一體的檔案管理方式，才能在未來發展中提升檔案管理工作的質量并將檔案的價值最大化。

（三）重視管理團隊建設，提高工作人員綜合素質

當今，信息化技術與設備更新換代越來越快，在提升社會工作與生產效率的同時亦要求相關單位增加對信息化技術運用的投入。對于檔案管理工作而言，企業與政府應當結合時代發展趨勢增加相關技術與設備的引入，以改善檔案管理工作的條件。首先，要強化檔案管理現代化人才的培養；其次，注重人才的培訓以提升其檔案管理工作的經驗與實際技能，同時要建立相應的績效考核管理機制以激發其培訓的積極性。

此外加強檔案管理工作團隊建設，選拔一些專業技能強、責任感強、綜合素質高的工作人員，進行相關培訓，組建優秀的檔案管理團隊，最后，還可建立相關的薪資激勵制度，以調動工作人員的工作主動性與積極性。