探究信息時代檔案管理工作面臨問題及對策

韓秀晶

（黑龍江省閆家崗農場，黑龍江 哈爾濱 150078）

一、信息時代應用對檔案管理的重要意義

檔案管理工作是對一些資料、信息進行整理，在隨著人員的不斷增多，各單位不斷壯大，檔案資料數量也隨之不斷增加，給檔案管理工作帶來非常大的工作量，對檔案資料與信息的整理加大難度，同時因為各單位的不斷發展，非常需要檔案里的資料進行總結經驗，所以對檔案管理工作的專業性和規范性提出更高的需求，現代信息技術的應用，提高檔案管理工作的效率，而且還降低管理成本，有助于檔案管理工作翻開新篇章。

二、分析信息化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）管理理念跟不上時代發展，缺乏服務意識

行動的創新改變是以思想認識上的轉變為前提的，在我國當前的檔案管理工作信息化建設進程中面臨的首要問題就是難以轉變的陳舊思想觀念，受傳統思想觀念影響，檔案管理工作缺少創新的管理理念作為支撐，在新型管理方式的接受和普及應用上存在一定阻礙，也就無法借助現代化信息技術提升檔案管理工作效率和質量，使其難以發揮出真正的效用。同時，服務意識的缺乏也是阻礙檔案管理工作信息化建設向前邁進的另一大問題。

（二）仍以實體檔案為主，檔案編輯、檢索難

雖然我國在檔案管理工作上已經有了信息化建設的意識，并采取了一些相應的行動，但在實際工作中，依舊存在一些仍然以實體檔案為主的單位或部門，實體檔案的管理會花費掉工作人員大量的時間和精力在檔案的編輯、歸檔和分類整理當中，在檔案的檢索方面也存在一定困難，致使檔案信息資源的利用率無法得以提升。

（三）缺乏統一規范的信息化標準

鑒于檔案信息資源的自身屬性和實際效用，真實、標準、規范是管理好檔案的前提和基礎，但在當前的檔案管理工作中，一方面，由于檔案信息系統和網絡建設在形式和層次上都有所不同，導致檔案信息的管理工作在開發、服務、規范和共享等方面存在一定不足，無法真正意義上的實現檔案信息資源的共享。一方面，受多種因素影響，沒有相對統一的檔案編制標準，使得檔案編制細則缺少一定的相容性，大部分的系統軟件都不具備較高的可移植性，且到現在為止，只在個別檔案館或某個專業系統上實現了檔案信息管理自動化標準的統一，沒有全國統一的檔案自動化標準。

（四）缺少信息化檔案管理人員

檔案管理人員在檔案管理工作信息化建設中占據著主體地位，是檔案信息化管理的主要建設者和實施者，雖然當前的檔案管理人員具備了一定的專業知識和專業素養，但大都對信息化管理沒有清楚認知，缺乏一定的信息化素質，不熟悉網絡化的工作環境，無法熟練操作計算機，無法掌握信息化的管理手段。

三、改善檔案管理中面臨問題的策略

計算機信息技術本身具有非常廣泛的內容，把計算機信息技術廣泛應用于對檔案的管理工作中可以說是屬于系統管理技術領域。當前我國計算機信息系統管理的自動化主要還是由操作系統通過一定的程序實現的，操作系統本身的主要作用就是對計算機信息軟件、硬件資源進行充分利用，從而實現計算機信息系統的高速運轉達到提高計算機信息解題時效、提高計算效率、降低費用等的目的。

（一）建立健全部檔案管理制度，讓檔案管理走向規范化、制度化

為了保證對檔案進行更加科學高效的管理就需要建立新型的檔案管理制度，有了科學規范的管理制度才能夠保證對檔案管理工作的規范化實施。有關的部門要把對檔案所需有關信息的收集工作放到重要位置進行對待，確保收集到的信息的準確性、及時性，同時還可以通過利用電子計算機實現對檔案的信息規范化管理。

（二）強化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠對檔案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認識程度，能夠充分認識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內部員工對這一工作的整體認知水平，從內心深處重視起來。

（三）改善部門機構檔案管理設施

要想能夠迎合時代的發展需要，實現檔案管理工作的現代化發展，還需要建立和健全檔案管理設施，因為檔案管理現代化本身就是一個非常復雜的系統化工程，它會涉及到計算機信息、網絡、信息交互、數據傳輸等多個領域。所以為了能夠實現檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實現檔案管理工作走向信息化還需要購置專門的計算機信息、數碼相機、打印復印設備、刻錄機等設備并且對這些設備進行電子文檔一體化管理。

（四）引進專門人才保證檔案計算機信息管理的安全性

隨著我國信息化時代的到來，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理知識，還需要熟練應用計算機信息。所以現階段引進綜合型的檔案管理人才勢在必行。同時在進行檔案管理時，檔案管理工作中的安全方面一直是一個困擾大的的難題，所以在管理工作進程中一定要根據部門機構自身的實際情況設立檔案計算機信息信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強自身的安全和保密意識，保證關鍵信息不過泄露。

結語

對檔案管理工作實施信息時代管理，主要是在信息技術及網絡技術基礎上建立而來的，是信息時代發展過程中的必然要求，是檔案管理工作向著更遠方向發展的關鍵。雖然現在的信息時代檔案管理工作中存在諸多問題，但只要根據問題的原因所在，找到相應的解決對策，將信息時代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時代檔案管理工作順利進行。