檔案管理信息化建設(shè)的途徑分析

印雪

（黑河市愛輝區(qū)供銷合作社聯(lián)合社，黑龍江 黑河 164300）

在當(dāng)前檔案管理工作中，檔案管理信息化作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。而且通過推進(jìn)檔案管理信息化，也能夠為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。可以說檔案管理信息化與檔案管理現(xiàn)代化具有密切的關(guān)系。因此在現(xiàn)階段檔案工作中，需要落實(shí)好檔案管理信息化建設(shè)，以此來促進(jìn)檔案管理工作邁上一個新臺階。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

（一）提高檔案管理效率

由于傳統(tǒng)檔案管理工作采取人工操作方式，管理效率低，而且錯誤率較高。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，打造信息化的檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、瀏覽及傳輸，有利于提高檔案管理工作效率。而且檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，還能夠?qū)崿F(xiàn)人力、物力和財務(wù)的節(jié)約，有利于提高檔案管理規(guī)范化的水平。

（二）增強(qiáng)檔案資源的共享性

依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理信息化模式，可以有效的促進(jìn)檔案信息資源的共享。在實(shí)際檔案管理工作中，由于檔案的不可復(fù)制性特點(diǎn)，檔案信息的異地查閱難度較大。但通過檔案管理信息化建設(shè)，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案信息的查閱不再受時間和空間的制約，有效的推動了檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步提高了檔案信息資源的利用率，更好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。

（三）提升檔案的安全性

檔案安全性來自于物理安全和內(nèi)容安全，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于以紙質(zhì)檔案為主，檔案存儲過程中受溫度和濕度影響較大，這也對檔案存儲時間帶來較大的挑戰(zhàn)。電子檔案的出現(xiàn)有效的解決了紙質(zhì)檔案的不足，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)有效備份，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長時間存儲。而且借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電檔案可以實(shí)現(xiàn)高交傳輸，在檔案利用過程中不需要調(diào)閱原始紙質(zhì)檔案信息，有效的保證了檔案信息的安全性和完整性，為檔案信息的高效利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識

在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，將先進(jìn)技術(shù)與科學(xué)管理理念相結(jié)合，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作中重藏輕用及等客上門的思想，需要采取主動式服務(wù)和開放式服務(wù)，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平，使檔案工作能夠與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展更好的適應(yīng)。

（二）重視信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫

在當(dāng)前檔案管理工作中，通過加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，可以有效的提高檔案管理信息化水平。在實(shí)際檔案管理工作中，要借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，樹立正確的檔案管理意識，強(qiáng)化對檔案信息化建設(shè)的重視度，以此來積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展。而且通過重視檔案信息化建設(shè)，并以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的合理和規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索，為檔案信息資源的有效利用打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，積極推動檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系

基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案信息化建設(shè)需要做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，確保其有組織的順利推進(jìn)。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要做好以下兩點(diǎn)工作：其一，信息化建設(shè)的最明顯之處在于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這也是檔案管理的新突破。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案存在諸多方面的優(yōu)勢，尤其體現(xiàn)在存儲與管理方面。對于紙質(zhì)檔案的儲存而言，為了提高其存儲的安全性，則需要做好安全保護(hù)方面的措施，強(qiáng)化安全防護(hù)建設(shè)，消除紙質(zhì)檔案存儲存在的危險因素，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。其二，合理規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，為了保證該項工作能夠順利開展，則需要做好其基礎(chǔ)工作，強(qiáng)化起基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。尤其在互聯(lián)網(wǎng)背景下，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，必須完善相關(guān)配套設(shè)施，才能夠為檔案信息化建設(shè)提供重要的保障。而檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施涉及到諸多方面內(nèi)容，其中主要包括計算機(jī)軟件設(shè)備、硬件設(shè)備、各類輔助設(shè)備、以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)等。在做好以上工作的前提下，還需要做好其他方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)當(dāng)前檔案管理的發(fā)展需要，需要加大資金投入，配備相應(yīng)的信息設(shè)備，確保檔案管理各項基礎(chǔ)工作的順利開展，例如檔案信息系統(tǒng)管理軟件，光盤刻錄機(jī)、掃描儀等。只有做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠為檔案信息化建設(shè)提供重要的保障。

（五）建設(shè)檔案資源共享平臺

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，其使檔案信息更具開放性和多樣性，在這種情況下開展檔案管理信息化建設(shè)工作中，宜通過構(gòu)建檔案資源共享平臺，加快推動檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。同時還應(yīng)構(gòu)建一體化的工作標(biāo)準(zhǔn)和組織體系，強(qiáng)化檔案部門之間檔案信息的互通對接，針對于檔案檢索、統(tǒng)計、分析和應(yīng)用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，有效的保證檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

三、結(jié)束語

在檔案管理工作中，檔案管理信息化是其主要發(fā)展趨勢，特別是在信息化時代背景下，通過加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，可以有效的提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案信息資源的共享，為檔案使用者查詢檔案信息提供更多的便利。而且檔案管理信息化模式的構(gòu)建，還能夠進(jìn)一步保證檔案信息的完整性和安全性，有利于促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)和提升，有效的提高檔案服務(wù)水平，使檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。