基于大數據的企業檔案信息化建設工作研究

焦瑜

（九三糧油工業集團有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090）

一、企業檔案信息化建設的必要性

（一）檔案信息規模急劇擴張

在當前企業檔案管理工作中，由于紙質檔案越來越無法與企業發展需求相適應，無法發揮出檔案在企業經營決策中的重要作用。而且在當前企業管理工作中，每天都會有大量的電子文件產生，這些文件數量大、格式多樣，為了能夠從龐大的檔案信息中快速找到所需要的檔案信息，則需要充分的運用信息技術來提高檔案管理的信息化水平，進一步提高檔案檢索的效率，更好的發揮出企業檔案的重要作用。

（二）辦公自動化改變了檔案管理的工作環境

當前辦公自動化已普及應用，這有效的改善了企業辦公方式和工作環境。企業通過應用信息技術將辦公自動化系統與檔案管理系統實現有效對接，實現電子文件的自動歸檔，并利用互聯網來實現檔案信息的實時存儲和傳遞，從而實現檔案數據信息采集、處理、分析和整合的新模式，實現檔案信息的高效利用。

（三）檔案信息資源的重要性不斷提高

由于傳統的檔案管理環節相對繁鎖，而且存在費時耗力的特點，無法與當前企業的發展需要相符合，無法實現檔案信息的的高效、集成利用，檔案信息共享也無法實現。加快推動企業檔案信息化建設進程，實現對企業檔案信息資源的有效整合，針對海量檔案信息進行分析，不僅能夠更好的發揮出檔案的重要價值，而且有利于促進檔案信息資源共享的實現。

二、大數據時代企業檔案信息化建設策略

（一）轉變檔案管理觀念及管理方法

在傳統檔案管理工作中，一直將檔案信息的收集和存儲作為工作的重點，對于檔案信息的分析、處理和利用較為忽視。基于大數據時代背景下，檔案在企業發展中發揮著越來越重要的作用，這也需要企業管理者及檔案管理人員要積極轉變檔案管理觀念，并在實際工作中對檔案管理方法進行不斷創新，構建完善的檔案管理制度，實現檔案信息的合理利用。另外，還要通過運用大數據技術來對檔案信息進行分析，從而為企業經營發展和決策提供重要的參考依據。

（二）構建完善的檔案信息管理系統

企業在檔案工作中需要加快實現紙質檔案的數字化，并對現有檔案信息資源進行分類和存儲。根據企業實際情況來開發檔案信息管理系統，運用先進的技術手段將企業檔案信息管理系統與企業其他業務系統相融合，強化對檔案信息收集前端的有效管控，提高檔案信息收集的完整性和及時性。并通過利用云計算技術來提高對檔案數據的分析和處理能力。在實際檔案信息管理工作中，要通過運用橫向、縱向分析和動態管理方法，沿時間軸來實現檔案數據的比對，做好檔案信息整合工作，并及時將無效檔案信息剔除，保證檔案信息的真實性和準確性。在當前企業檔案信息管理系統構建中，錄入檔案信息時要保證數據信息的完整性，并指派專業人員來更新檔案信息，做好系統的維護工作，保證檔案信息的安全。另外，還要利用大數據技術來快速刪除、整理、分析和比對檔案信息，保證檔案信息的有效性。

（三）健全企業檔案信息化的規范標準

在當前企業檔案信息化建設過程中，需要建立健全檔案信息化建設標準，即在實際工作中，需要統一電子文件的格式、傳輸途徑和存儲平臺，進一步提高檔案信息化建設工作的效率和質量。同時還要建立統一的電子文件編號制度，針對于文件資料要制定收發記錄表，對企業各部門之間往來的電子文件來詳細進行登記，從而為文件信息的查找和使用帶來諸多便利。另外，還要統一文件收發制度和收發流程，這樣通過對文件的收發信息進行及時確認和反饋，可以有效的提高檔案管理工作的效率和規范性。

（四）構建完善嚴格的檔案大數據安全防護體系

為了更好地確保檔案信息系統的大數據安全性，就必須要構建一個完善的、嚴格的檔案信息大數據安全防護系統，特別是要采取大數據中的算法加密技術，更好地對這些檔案信息數據進行保護。同時，必須要強化檔案信息數據使用權限，通過大數據安全權限技術的應用，建立檔案信息查閱和使用的識別和退出機制。最后，要通過大數據技術的應用，建立完善的檔案信息大數據共享機制。特別要對檔案信息大數據進行分級管理，確保這些檔案信息大數據都是在信息傳播的范圍內開展的，還要在信息審計的安全監控中實施確保對這些檔案信息大數據進行全過程的安全使用跟蹤和評估，避免檔案信息數據泄露。

（五）實現檔案服務智能化

提高檔案管理者的工作能力是實現檔案服務智能化的關鍵因素。首先，改變傳統檔案管理的被動化服務模式，樹立變被動為主動的服務思路，全面提高現有檔案數據信息的利用效率與質量，充分發揮出現有檔案數據信息的價值。其次，充分的利用大數據技術、云計算技術和智能化技術加強檔案數據信息推送服務能力，適應當前用戶對智慧性服務的現實需求，從用戶的日常行為中對其數據需求信息進面分析，例如根據用戶身份的分析探索有效數據挖掘方法，結合大數據技術為用戶提供智能化的服務。

三、結束語

在當前大數據時代背景下開展企業檔案信息化建設，要求及時轉變觀念，凍結合企業實際情況來構建檔案信息管理系統，建立健全檔案信息化建設相關的規章制度，全面提高檔案服務水平，使檔案更好的發揮出在企業發展中的重要價值，促進企業的健康、持續發展。