檔案電子化管理存在的問題及措施

陳盛剛

（綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 綏化 152000）

時(shí)代在進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)之中。相關(guān)檔案管理部門不僅要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的電子化，更要在此基礎(chǔ)進(jìn)一步完善檔案電子化管理。而檔案電子化管理得不到足夠重視的根本原因在于檔案電子化管理技術(shù)仍然不夠完善，存在著不足之處。缺乏技術(shù)支撐的檔案電子化管理注定無法滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。可見，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視從各個(gè)方面不斷提升檔案電子化管理的技術(shù)水平。

一、企業(yè)檔案電子化管理目前存在的問題

（一）表面上的檔案電子化管理

很多企業(yè)在檔案管理這一塊沒有完善的管理制度，對(duì)檔案電子信息化管理并沒有一個(gè)全面的、正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為電子化檔案管理浪費(fèi)資金資源。這種對(duì)檔案電子化管理模式的偏見導(dǎo)致其對(duì)于企業(yè)檔案電子化方針的落實(shí)不夠徹底，這就出現(xiàn)了“電子錄入，紙質(zhì)歸檔”，只用計(jì)算機(jī)錄入重要文件的目錄，最終歸檔卻沒有建立電子檔案庫(kù)，而是利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔。這種看似運(yùn)用了電子化管理，其實(shí)也只是徒有其表，最多算是“半電子化管理”，這樣的現(xiàn)象無非兩個(gè)原因：一是對(duì)于檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)不夠，二是對(duì)于檔案電子化管理的重視度不夠。關(guān)于檔案電子化管理的徒有其表，還有檔案管理人員的技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)不夠強(qiáng)硬的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理電子化的運(yùn)用不愛重視，甚至使之成為擺設(shè)，這就可能出現(xiàn)計(jì)算機(jī)運(yùn)行管理系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)不便的現(xiàn)象。

（二）檔案電子化管理下的安全性

信息化的高速發(fā)展關(guān)鍵就是資源共享，與此同時(shí)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的概念就漸漸模糊了，隱私的保護(hù)是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代值得注意的問題。檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)就可能會(huì)連接到公司的網(wǎng)絡(luò)，這就使得檔案庫(kù)不再是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。對(duì)于有些不法分子而言，這就是盜取檔案資料的切入點(diǎn)，這就影響到公司正常運(yùn)營(yíng)，給企業(yè)造成無法估量的損失。技術(shù)的成熟帶來的便利讓人運(yùn)用電子化管理檔案更加得心應(yīng)手，但是也會(huì)有更多的盜竊手法對(duì)電子檔案構(gòu)成威脅。安全問題無小事，知識(shí)、技術(shù)的流失對(duì)于企業(yè)而言是無法估量的損失。

（三）檔案電子化管理的寫實(shí)性

隨著檔案電子化管理的推行，各種不規(guī)范甚至違法的行為也隨之出現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的錄入具有保存原件的真實(shí)性，其有任何改動(dòng)都易察覺，原件的保存可以很好地解決知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬問題，這也就是紙質(zhì)檔案所具有的真實(shí)性。但電子信息化的檔案在錄入調(diào)出時(shí)存在復(fù)制的現(xiàn)象，這就使得原件容易遭到泄露，加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)易受到外來因素的干擾可能導(dǎo)致資料的流失，就如病毒的侵入、計(jì)算機(jī)自身系統(tǒng)的崩潰等等。

（四）硬件設(shè)施的不完善

企業(yè)檔案電子化的管理要求硬件設(shè)施的完整，系統(tǒng)的運(yùn)行建立在硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上。檔案的存入保留是永久性問題，新檔案的錄入也要和舊檔案不沖突，檔案的不失真等問題都是在建立電子檔案庫(kù)時(shí)需要注意的問題，這同樣也是對(duì)硬件的要求。存儲(chǔ)庫(kù)的硬件設(shè)施關(guān)系重大，同時(shí)其他的硬件設(shè)施也同樣很重要，錄入過程的連續(xù)性需要電力的連續(xù)性供應(yīng)等，這些都要求硬件設(shè)施的完善。

二、檔案電子化管理的解決策略

（一）提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性

目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改的檔案信息，嚴(yán)重影響到檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證電子檔案的真實(shí)性和有效性是檔案電子化管理中的重要問題，也是檔案電子化管理中的難點(diǎn)問題，要做好這方面工作，首先需要能夠加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，還要求能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

（二）加大對(duì)電子化檔案管理的投入

1.加大技術(shù)投入。檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，必須要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)。還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過于落后而給不法分子以可乘之機(jī)。2.加大人才投入。檔案電子化管理必須要求加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。此外，檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據(jù)電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設(shè)置崗位和人員，如崗位應(yīng)該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個(gè)崗位安排一至兩個(gè)員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進(jìn)電子檔案管理的有序發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)正確看待檔案電子化管理，并積極應(yīng)對(duì)檔案管理的改革，緊跟時(shí)代發(fā)展，從而真正提高檔案電子化管理的質(zhì)量。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。如某市采用了“理論講解+實(shí)際操作”模式，通過2次電子檔案系統(tǒng)上線業(yè)務(wù)培訓(xùn)，集中培訓(xùn)檔案管理人員，同時(shí)印發(fā)電子檔案系統(tǒng)簡(jiǎn)明操作流程，以保證基層管理人員能夠熟悉檔案電子化管理方法。或者是采用“傳幫帶”的工作模式，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。3.檔案管理重視就計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等內(nèi)容展開培訓(xùn)，尤其是要從檔案管理業(yè)務(wù)流程入手，如圖2所示，加強(qiáng)檔案歸檔、整理等方面知識(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助管理人員充分了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，最終提高管理人員用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，真正提高檔案電子化管理的質(zhì)量。

結(jié)束語

檔案電子化管理是信息化發(fā)展在檔案管理的應(yīng)用，同樣也是未來必然的發(fā)展趨勢(shì)。檔案電子化管理在發(fā)展的同時(shí)也顯露出諸多問題，總而言之，檔案電子化管理的全面應(yīng)用任重而道遠(yuǎn)。