電子政務的發展與檔案行政管理部門的對策

談璞

（云南廣電網絡集團有限公司，云南 昆明 650118）

隨著電子政務的發展，其也使得檔案的管理能夠更好的為社會大眾提供更多開放性的服務。而通過對于信息資源的有效開發與規劃，在很大程度上也使得信息資源的共享服務水平得到了提升。但是在社會飛速發展的背景下，檔案行政管理部門的工作也正面臨著巨大的機遇與嚴峻的挑戰。因此，還需要了解電子政務發展背景下的檔案行政管理部門的對策。

一、電子政務系統在檔案行政管理工作中的問題

（一）技術障礙影響文件的歸檔

電子政務系統的應用優勢就是低冗余與高效率，但對于檔案管理工作來說，則要保證其長期的安全性，往往對于冗余有著較高的需求。業務部門對于數據管理的權限往往要比檔案部門全面，并且在很多情況下檔案部門無法及時的調出所需的檔案，影響工作的正常開展。技術層面的障礙問題也對其造成了嚴重的影響。

（二）安全保障的缺陷問題

在當前電子檔案管理的過程中還存在較多的安全隱患問題，首先，人為因素。例如部分人員在進行人工操作的過程中發生了失誤情況，還有一些工作的分工缺乏明確性，或是員工不能根據規范要求進行操作等。其次，則存在一些外界不可控的因素，例如自然災害等等。而最為常見的則是電子政務系統本身的技術性問題。由于其系統本身就缺乏安全性，導致其極易被黑客所攻擊，對于檔案行政管理部分工作的安全性也造成了一定的影響。

（三）移交的問題

不論怎樣的工作在完成以后往往都需要對其進行傳遞和移交，但在此環節中也極易發生一定的產生問題。通常來說，在進行移交時普遍那都是部分檔案的移交，基本不會出現整套檔案移交的情況。其就使得檔案間無法得到有效的關聯。并且，若管理人員若不能反復核查仔細移交，還可能導致檔案數據的丟失情況發展。同時，基本各類檔案在進行移交時，需要同時將紙質和電子檔案進行移交，因為其移交工作存在一定的時間差，還會對工作的效率造成影響。

（四）前端控制與全程監管之間的矛盾

前端控制與全程監管在實際的應用過程中是有較大矛盾存在的。前端控制與全程監管是在檔案部門中存在的，其在最初出現以后，就開始對電子文件的全程進行有效的管理。但其兩者的矛盾卻愈演愈烈，若進行全程管理，那么檔案部門是管理的主體。但若關注前端控制工作，則檔案部門只需要對最后的環節進行管理，無法有效管理檔案的前端環節。

二、電子政務發展背景下檔案行政管理部門面臨的挑戰

（一）檔案管理的對象發生了變化

隨著電子政務的發展，檔案行政管理部門需要管理的對象也產生了較大的變化。這是由于檔案本身的管理出現了較大的擴張，其往往需要對有關檔案的全部內容過程進行管理。而在網絡技術及現代化技術快速發展的同時，檔案的載體也發生了較大的轉變，其記錄存檔方式也由傳統的紙質材料發展到了電子系統中。因此，對于檔案行政管理部門來說，其不僅需要最后的檔案保存工作進行重視，還需要關注到檔案的生成及歸檔等各種工作內容。

（二）檔案的管理模式有著極大的變化

在電子政務背景下，檔案行政管理部門所采用的管理方式也有著極大的變化。首先，其從原本的面對面管理和提升服務，發展到了利用網絡信息技術給管理與服務的對象提供更多的間接性的管理及服務項目。其次，檔案管理由本來的檔案生成者及管理者的管理及服務，發展到了管理者通過對于各個部門進行協調，使得各部門實現了共同的管理及利用。再者，當前檔案管理部門通過對于信息技術的利用，使用多種不同的信息服務軟件系統可以實現及時的和檔案用戶的溝通工作，為其提供可更加高效良好的檔案服務，從而使得政府各個部門能夠更好的應用檔案信息。

（三）檔案管理的觀念發生了較大的變化

隨著電子政務的發展，信息技術在電子商務中得到了廣泛的應用，使得檔案管理工作的自動化水平不斷提升，檔案管理的科學性也得到了不斷的提升。檔案管理的數字化及信息化理念也對于管理工作造成了極大的影響，對于檔案管理者也提出了更高的要求。因此其在實際的工作過程中，就要能夠及時的轉變自身的理念，建立良好的信息服務理念以及資源優勢的理念，將檔案資源管理及創新的潛能進行充分的發揮，提升檔案管理工作的實際效率。

三、電子政務環境下的檔案管理策略

（一）開展有效的前端控制工作

電子政務的發展背景下，檔案管理工作的主要特點為連續性、整體性與現實性，想要使得電子政務的作用得到有效地發揮，就需要對前端控制的策略進行有效的應用，絕對不能只應用比較傳統的“后端控制”的服務方式。前端控制策略的應用，往往需要檔案行政管理部門能夠自主的參與到信息資源的整理收集以及利用中，從而使得其檔案管理的內容和電子政務系統得到更好的發展進步?？偟膩碚f，前端控制這一策略也是當前電子政務發展的背景下，檔案管理工作的整體要求。

（二）構建完善的檔案資源數據庫

想要為行政部門的決策提供較為可靠地信息數據內容，就還要能夠對完善的檔案資源數據庫進行建立，從而為其檔案信息的查詢提供便利條件。但需要注意的是，想要保證檔案資源數據庫建立的有效性，首先就要確保其入庫的各項檔案信息具有較強的完整性與真完性。從而滿足檔案資源數據系統應用的實際需求，并且通過對于信息數據的慎獨挖掘，給行政部門的決策工作提供較好的信息支持。

（三）確保檔案信息管理的安全性

在進行檔案管理的過程中，大量的檔案信息使其管理工作呈現出了較強的復雜性和多樣性特點，也給電子政務發展背景下的檔案管理工作帶來了較多的問題。想要確保檔案管理工作的有效開展，就需要確保檔案信息是具有較強安全性與規范性。但因為當前電子政務系統還沒有比較完善的安全管理體制，所以給檔案信息的管理安全性也造成了一定的影響。因此，為了提升其信息的安全性，還要重視電子政務內部網的建設工作。也就是說，通過網絡安全水平的提升，滿足電子檔案管理工作的實際需求。

（四）政務檔案信息進行公開服務

簡單來說，政務檔案信息的公開服務實際上是對于國家機關有關信息采取公開制度，使得國家行政權力的運行更加的公開。在電子政務發展的背景下，檔案資源資源作為政務信息的核心內容，進行政務公開具有重要的現實意義。另外，想要確保政務公開實施的有效性，對于政務機關來說還要與自身特點、人民群眾的切身利益進行充分有效的結合，定時的對相關的政務檔案信息采取公示、公開的方法，可以利用電子互聯網技術，在一定的網絡平臺中進行公開，從而使得政務檔案的信息質量水平得到有效提升。

總結：

綜上所述，在開展檔案行政管理工作的過程中應用電子政務系統，其也極大程度的轉變了傳統的電子檔案管理模式。但同時在其應用的過程中，又出現了很多新的問題，使得其工作效率及水平不高。因此，想要充分的提升檔案行政管理部門的工作效率，還需要根據當前工作中的實際問題，對對應的策略進行有效的制定，在提升電子檔案管理水平的同時，進一步的促進我國電子政務的發展。