淺談現代社會單位檔案管理

楊蕾

（河北省承德市興隆縣發展和改革局，河北 承德 067399）

一、概述

檔案管理對事業單位工作的正常開展起著非常重要的作用。信息技術在現代社會的進步和應用，使高校將信息技術合理應用于檔案管理工作成為可能。當今社會的事業單位檔案管理工作既需要更強的專業性、技術性和實踐性，又要保證檔案的保密需求，因此，在現代社會，我們需要完善信息化的檔案管理工作。既要及時發現以往檔案管理工作的不足，又要對今后檔案管理工作的開展制定合理化措施。

二、單位檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠

檔案管理在大多數機構中沒有得到重視，不知道檔案管理存在的意義，更多地認識到檔案管理是國家歷史文化的寶貴財富，也是國家的重要事業。這也導致檔案管理工作不能充分開展人事安排，相關規章制度得不到及時有效的落實，最終使管理工作組織不夠，混亂嚴重。檔案管理相關資料的收集范圍和歸檔工作不規范，效率低下。

（二）業務基礎薄弱

在當今社會大背景下，事業單位的檔案管理工作業務基礎都不夠牢固。例如，相關檔案管理制度已經建立，但尚未認真實施，檔案組織和管理不到位，相關工作人員對此僅持謹慎態度，沒有開展檔案的相關評估工作。決定哪些文件要存檔，哪些文件未經授權而銷毀。并且一些機構的檔案管理僅限于紙面管理。科技水平不高。傳統的紙質檔案形式主要用于歸檔、存儲和檢索，過于依賴人工處理，部分檔案無法及時歸檔。文件訪問是人工操作的，沒有相關的數據庫，文件管理效率低。

（三）設施落后

一些單位缺乏對檔案管理工作的重視，那么則一定會在相關部門的工作經費上有所苛刻，這就導致了檔案管理部門的相關設施是落后的。例如：檔案室很簡單，辦公條件和工作實施環境都很差，一個辦公室有多種用途，沒有接待室，檔案館和辦公室明確的分區，并且現代信息系統和需要的計算機配置并不完善。有些單位并沒有專門的檔案保管室，導致檔案保管和調用出現發霉、殘缺、蟲鼠嗑咬等問題，影響檔案的借閱和使用。

（四）管理人員素質不高

檔案的管理工作要求有很強的制度性和專項技術性，要求檔案管理人員必須具有良好的職業道德素養以及合格的專業技術水平。然而，目前事業單位檔案管理人員大部分時間都在單位內辦事，檔案管理意識不強，許多單位的檔案工作人員流動頻繁，造成檔案管理工作的不連續性和不穩定性，甚至對一些企事業單位的工作開展起到了制約作用。

二、單位檔案管理工作的改進措施

（一）管理制度的建立

為了有效、有序、正常地開展事業單位相關檔案管理工作，建立管理制度需要進行合理、科學的分析，以適應本單位的實際情況和需要。在制定相關管理制度時，應遵循實用性、簡潔性和可操作性的原則，只有操作方便、簡單可行、使用方便，才能更好地發揮檔案管理者的工作效率和積極性。制度的建立應以平等為主要標準，這是制度得以順利實施的保證，部門既是主管部門，也是管理者。在執行各種制度時要公平，真正做到懲罰分明。

（二）深化管理

各企事業單位要通過各種學習和宣傳，更加重視檔案管理工作，把這項工作放在明顯的位置。單位的領導班子對檔案管理的工作要不定期的進行檢查，檢查要嚴格，對出現的問題及時糾正并給與耐心的指導。要對檔案管理工作進行考核，建立和完善考核制度，通過晉升或降級對檔案工作人員進行獎懲。檔案管理質量也要建立相應的標準，嚴格執行。只有這樣，事業單位檔案管理才能走向規范化、科學化。

（三）提高人員素質

在當今網絡信息和知識時代，檔案管理人員的知識水平和個人素質決定著檔案管理工作的水平。因此，建立專業化水平高、管理穩定的檔案管理隊伍是提高檔案管理水平的必由之路。大家都知道，檔案管理的要求是非常務實和專業的，沒有一定的工作經驗基礎，很難適應檔案管理工作的高層次運作。因此，我們需要保證檔案管理人員是一只穩定的，高學歷的且具備一定專業技術能力的年輕化隊伍。我們不僅要幫助檔案工作者樹立良好的道德觀念，而且要加強他們的學術水平和信息技術，增強他們分析問題和控制知識的能力，培養更多的復合型管理人才，以適應不斷變化的檔案管理。

三、結語

總而言之，現代社會事業單位檔案管理工作的順利開展需要多個方面的完善與改進，我們既要增加對檔案管理工作的重視程度，還要制定相應的規章制度；既要合理選擇檔案管理場所，又要加強工作人員的整體素質；檔案管理工作水平的提高還需要對工作人員全方位的支持，增加他們的知識層面，為單位領導的決策和單位社會認可程度的提出提供必要的幫助。總之，現代社會單位檔案管理工作是一項復雜而重要的工作，需要引起人們的重視。