創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

鄭丹

（哈爾濱市松北供排水有限公司，黑龍江 哈爾濱 150028）

現(xiàn)如今隨著科技不斷的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理也在進(jìn)行著新的發(fā)展變化，信息化時(shí)代的到來，讓檔案管理系統(tǒng)逐漸有了新的發(fā)展。當(dāng)前，一個穩(wěn)定、快速的檔案管理系統(tǒng)能給人們的工作、生活帶來便利，通過檔案管理與新時(shí)代的科學(xué)技術(shù)不斷融合，促進(jìn)檔案管理水平。本篇文章對創(chuàng)新檔案管理理念以及如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)行闡述，希望能促進(jìn)我國檔案管理信息化的發(fā)展，讓創(chuàng)新的檔案管理理念不斷深入檔案工作人員的意識當(dāng)中。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要性

二十一世紀(jì)是智能的時(shí)代，信息化時(shí)代的來臨，代表著我國進(jìn)入了一個數(shù)字化時(shí)代。對于檔案管理來講，相關(guān)的檔案信息會越來越多，而且種類也會逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式在一定程度上不能完全滿足創(chuàng)新的檔案管理模式。因此，為了可以讓檔案管理模式能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，必須要實(shí)現(xiàn)以下兩點(diǎn)。

（一）讓檔案管理信息化成為主流，可以不斷提高檔案管理的工作效率，信息化管理模式是對計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行高效、安全地使用，使眾多的存檔及查檔環(huán)節(jié)變得簡單方便，大大縮減了檔案管理人員的工作量。

（二）信息化的使用可以讓檔案資源實(shí)現(xiàn)共享。讓其變?yōu)殡娮有问剑鎏韨浞菀员阌诓檎液屠茫诨ヂ?lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，讓檔案的利用率逐漸提高。

二、檔案工作信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理信息化系統(tǒng)需要一個較為創(chuàng)新的技術(shù)來支持，并且對于檔案管理人員也有一定的要求，需要檔案管理人員在管理意識上不斷創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變思想、進(jìn)行提高。因此，才能讓檔案管理信息化有所發(fā)展，不斷提高。

（一）信息化的使用提高了辦公效率

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作大部分都是人工操作，為了保證資料的完整性需要在檔案工作中投入十二分的精力，而在此過程中，也無法保證是否會發(fā)生漏寫或是漏抄的現(xiàn)象；另外在書寫方面也有十分嚴(yán)格的要求，檔案人員的勞動量十分大，當(dāng)信息化加入到其中之后，使用計(jì)算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行管理，文件資料存儲收集之后，會讓整個過程變得十分簡單快捷，有效提高辦公效率。

（二）信息化的使用讓資源實(shí)現(xiàn)共享

傳統(tǒng)的檔案管理模式因?yàn)樾畔①Y源的原因，受到了嚴(yán)重的限制，資源共享成為奢望，在查找過程中由于是采用人工進(jìn)行的，這讓眾多信息逐漸被掩埋，造成資源以及成本上的損失。因此，整個過程十分緩慢、事倍功半，當(dāng)信息化技術(shù)加入之后，這些情況會逐漸得到改善，讓資源能進(jìn)一步整合，逐漸提高檔案查找速度以及整理速度。在網(wǎng)絡(luò)上建立一定的聯(lián)系，管理起來也簡單快捷，讓資源達(dá)到共享，使檔案管理效率大大提高。

（三）信息化的加入促進(jìn)了檔案管理的穩(wěn)定性

信息化技術(shù)在檔案管理中大大提高了保存時(shí)間，紙質(zhì)檔案的有效期是由纖維素性質(zhì)決定的，當(dāng)空氣潮濕以及發(fā)生不可抗力等特殊情況時(shí)，會造成紙張的不穩(wěn)定。在檔案工作的過程中，如果稍不留神，可能會造成無法挽回的損失，而在使用信息化技術(shù)之后，這種情況完全可以避免。電子檔案最根本的特點(diǎn)就是查找時(shí)方便快捷，容易保存與傳遞，存儲時(shí)間不受限制，穩(wěn)定性極強(qiáng)。隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，讀取電子文件的設(shè)備也逐漸成熟，在工作中可以按照不同的需求來選擇不同的電子載體。

（四）信息化的加入讓傳遞的安全性與傳遞速度不斷提高

在進(jìn)行公文處理的過程中，經(jīng)常會發(fā)生因?yàn)檗k理人員私存文件或是在傳遞過程中丟失文件的情況，而傳統(tǒng)文件的傳遞主要是依靠郵寄，這種方式會因?yàn)闀r(shí)間的原因受到嚴(yán)重限制，甚至還會在郵寄過程中丟失文件，這些都讓檔案人員在檢索以及歸檔的過程中產(chǎn)生限制。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)之后，可以在網(wǎng)絡(luò)上一鍵發(fā)送，讓文件在傳遞的過程中節(jié)省大部分時(shí)間，提高了檔案管理的及時(shí)性以及安全性，節(jié)省了大量的人力和財(cái)力。

三、實(shí)施檔案信息化的措施

（一）增強(qiáng)管理意識。現(xiàn)如今眾多的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)，對檔案管理的意識還比較淡薄，在管理過程中沒有積極的態(tài)度，這就需要檔案管理人員在工作中嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)記錄檔案信息，并做好檔案管理工作。

（二）健全管理機(jī)制。檔案工作需要合理的管理以及有效的利用，而這點(diǎn)也是檔案管理工作較為重要的因素。如果管理機(jī)制存在漏洞，則可能會對檔案管理造成嚴(yán)重影響。因此，需要在進(jìn)行信息采集時(shí)盡量保證信息的完整、清晰以及準(zhǔn)確，并且每個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真對待，保證檔案能有效運(yùn)用，實(shí)行科學(xué)管理。

（三）建立規(guī)范體系。如果想要將檔案管理工作做好，其最根本的就是要讓檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，制定一個統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，推動檔案管理朝著信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

（四）提供信息支撐。要讓檔案管理信息化進(jìn)一步得到發(fā)展，需要有一個先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備做支撐，讓辦公自動化系統(tǒng)以及檔案信息化建設(shè)能逐漸融合，不斷增加設(shè)備的自動化，做到全方位、多角度的對檔案信息進(jìn)行搜集。在保證檔案完整性的同時(shí)，提高檔案的綜合利用功能，逐漸形成一個完善的檔案信息管理系統(tǒng)。

檔案是一種歷史記錄，是國家信息資源體系中最重要的組成部分，它對于人們目前或未來的工作起著借鑒和參考的作用，是一筆非常寶貴的財(cái)富，是社會文明的成果。我們要重視檔案管理信息化的建設(shè)，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，為檔案管理事業(yè)提供即時(shí)信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。