淺談基層文書檔案管理的創(chuàng)新

李國(guó)麗

（云南省昆明市盤龍區(qū)龍泉街道辦事處，云南 昆明 650000）

目前文書檔案管理大部分是機(jī)械的將單位的日常活動(dòng)等方面，進(jìn)行歸納和記錄。將這些記錄文總結(jié)，并且妥善的保管，是后期單位的信息系統(tǒng)化，規(guī)范化管理的基礎(chǔ)的條件，在社會(huì)工作中有著不可忽視的作用，但是目前科技急速發(fā)展，文書檔案的管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新，和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合，才能滿足新時(shí)代工作的要求。因此，必須要使用更加有效的方式，將文書檔案管理工作水平提升，使其更加符合目前的發(fā)展。

一、現(xiàn)有文書管理工作的不足

（一）從業(yè)人員素質(zhì)有待提升

文書檔案的管理工作，其內(nèi)容相對(duì)而言較為復(fù)雜，管理項(xiàng)目也很多，從業(yè)人員必須要有相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)和較高的邏輯思維能力，才能夠勝任這份工作，可是因?yàn)槟壳按蟛糠莼鶎訂挝欢己鲆暳宋臅芾砉ぷ鲗?duì)于社區(qū)發(fā)展的重要性，所以對(duì)于管理文書的人員沒有過高要求，這就是目前管理文書的相關(guān)工作人員普遍文化程度不高，沒有專業(yè)的管理知識(shí)，這樣的工作人員無法滿足新時(shí)期街道辦事處或社區(qū)對(duì)于文書管理的需要，因此，想要使社會(huì)文書管理工作創(chuàng)新，將從業(yè)人員的整體專業(yè)素養(yǎng)提高是十分重要的。

（二）檔案管理工作遭遇忽視

通過一些調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)基層檔案管理現(xiàn)狀并不理想，大部分的基層單位都覺得文書檔案管理工作只是一種較為簡(jiǎn)單的記錄和總結(jié)的工作，對(duì)于社區(qū)的發(fā)展沒有什么實(shí)際的幫助，而在單位中的重要性更是排名向后，所以在日常工作當(dāng)中，沒有給與檔案管理工作足夠的重視，這就很容易讓檔案管理的工作發(fā)生投入產(chǎn)出并不均等的情況，國(guó)家單位在檔案文書檔案管理工作上，盡管投入了大部分的人力物力，但是收獲的卻很少，如果想要讓這一現(xiàn)象得到改善，需要對(duì)不同的基層單位其管理思想，給予一定的提高。讓單位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視檔案文書的管理工作，不僅如此，也需要各單位提升文書檔案管理的理念和服務(wù)水平。對(duì)目前已有檔案需要利用起來，使其能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作存在的價(jià)值。

（三）現(xiàn)有文書檔案管理制度存在很大漏洞

如果沒有相應(yīng)的制度，就很難完成工作，而目前的文書檔案管理工作并不完善，和其目前的管理制度有很大缺失，是有著密不可分的關(guān)系。制度的缺失并不是完全沒有相應(yīng)的制度，而是相關(guān)制度并不能符合實(shí)際應(yīng)用的情況，也無法妥善的指導(dǎo)相關(guān)的管理工作。目前的制度因?yàn)槠渲贫ǖ沫h(huán)境和現(xiàn)有的環(huán)境已經(jīng)有很大差別，所以很難和現(xiàn)代社會(huì)的文書管理工作相結(jié)合。制度需要與時(shí)俱進(jìn)，比如說傳統(tǒng)的制度比較重視記錄，而對(duì)于實(shí)際應(yīng)用情況還需要補(bǔ)充，但是目前現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境要求檔案的使用價(jià)值，而這兩者理念就有一定的差異，還有傳統(tǒng)的制度對(duì)于檔案的借還流程并不是十分重視，這就很容易讓一些檔案文件出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。讓檔案的完整性出現(xiàn)很大問題，后期檔案的使用的時(shí)候就會(huì)有一些缺陷。

二、如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）提升從業(yè)人員整體素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)

大部分的檔案管理工作都是需要工作人員進(jìn)行的，只有工作人員更加專業(yè)，才能夠在崗位上真正的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)此崗位的價(jià)值，也可以有效地將工作效率整體提高，所以工作人員的能力對(duì)于文書檔案管理工作是十分重要的，基層單位可以從以下幾個(gè)方面，讓工作人員的工作能力提升。第一，加大原有工作人員的培訓(xùn)力度，使這些工作人員的整體工作水平能夠得到提升，同時(shí)也可以對(duì)其進(jìn)行一些培訓(xùn)活動(dòng)，使其能夠意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，使從業(yè)人員能夠提高在工作時(shí)候的積極性。第二，建立更加先進(jìn)的晉升激勵(lì)制度，使用一些合理的方式，讓工作人員的積極性提升，比如說將績(jī)效獎(jiǎng)金和薪酬與工作的態(tài)度等方面相結(jié)合。也可以使用一些晉升渠道的明確制度，使員工能夠明確自己的職業(yè)發(fā)展道路，這樣就可以使工作人員的態(tài)度更加穩(wěn)定，并且產(chǎn)生一些上進(jìn)心和責(zé)任心來提高工作效率。第三，有目的性的將一些高精尖人才選拔到基層單位，使崗位上能夠配備更加具有專業(yè)性的人才，也可以將先進(jìn)的技術(shù)和傳統(tǒng)方法相結(jié)合，讓工作人員能夠了解到一些新鮮的工作方式，彌補(bǔ)一些傳統(tǒng)方式上的不足。使團(tuán)隊(duì)建設(shè)更加全面，也可以使整體工作品質(zhì)提升。

（二）提高相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理工作重視

將一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)管理理念進(jìn)行提升，使其能夠了解文書檔案管理工作的重要性，這也是改變目前管理現(xiàn)狀的基本條件之一，一個(gè)管理工作的改善是否能夠合理的進(jìn)行，其本質(zhì)是領(lǐng)導(dǎo)和工作人員相一致的努力，特別是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這一系列工作的具體理念，管理方法不足是極為重要的。目前文書檔案管理工作需要補(bǔ)充，而一些相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也必須要提升自己的意識(shí)，并且要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，讓自身管理思路能夠與時(shí)俱進(jìn)，基層的檔案管理工作人員需要將目前的一些問題向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解到目前管理工作急需改變的地方。也使其能夠了解到管理工作改進(jìn)的重要性，在政策資源上給予一定的支持，讓文書檔案管理工作得到提升。

（三）彌補(bǔ)現(xiàn)有文書檔案管理漏洞，完善相關(guān)管理制度

完善的文書管理制度不但包含了文書管理工作的具體方法以及操作，也讓檔案管理人員能夠有一個(gè)規(guī)章制度約束。而制度的全面，科學(xué)，能夠讓工作人員在工作的時(shí)候找到正確的方向。而目前一些制度有明顯的缺陷，也很難適應(yīng)目前的發(fā)展，因此需要進(jìn)行改進(jìn)，使其能夠和先進(jìn)的方法相結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短成為一個(gè)能夠符合目前社會(huì)發(fā)展需要的，文書檔案管理工作行之有效的制度。

結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理工作能夠促進(jìn)基層單位的發(fā)展，需要基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視起來，正視目前文書檔案管理工作的不足之處，使工作人員得到相關(guān)的培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)，并且制定出更加符合目前發(fā)展需要的，文書檔案管理工作的制度。使其能夠結(jié)合先進(jìn)的方法得到發(fā)展，而基層單位領(lǐng)導(dǎo)也需要了解文書檔案管理工作的必要性，提升管理理念，使文書檔案管理工作能夠發(fā)展。