大數據下文書檔案管理工作存在的問題及策略

曾丹

（湖南省郴州市檔案館，湖南 郴州 423000）

當前，我國已進入信息化社會發展階段，大數據的應用領域十分廣泛，如果可以將文書檔案管理與大數據相結合，可以利用大數據對文書檔案進行歸檔、查找等，既可以提高效率，也能充分發揮文書檔案的自身作用。將文書檔案管理工作與大數據結合后，可以確保相關人員對文書檔案管理存在的問題進行及時處理，不斷提高該項工作的開展效率，實現這一工作的科學轉型。

一、大數據下文書檔案管理的優勢

在文書檔案管理工作中，如果可以應用大數據進行處理，就可以讓文書檔案的存儲情況得以實時展現。大數據的應用可以有效加快文書檔案的查找效率，如果是針對基礎資料進行查閱，相關人員無需專門去檔案部調檔查詢，僅需要借助大數據就可以獲取相關信息。與此同時，相關人員需要查閱某一個文書檔案，也可以利用大數據進行處理，可以避免排隊等。而在查閱音像類文書檔案時，也可以在查找之前利用大數據找到其查詢狀態與所在位置等，從而有效提高效率。文書檔案帶有機密性，主要記載了人員信息、財務信息以及各項工作的開展信息等，因此存在特殊性。正因為文書檔案帶有特殊性，所以其管理工作的要求也會較高。如果選擇傳統模式進行管理，就會造成文書檔案管理人員的日常工作量較大，工作效率也會較低，而如果應用大數據進行管理，就可以很好地彌補這一缺陷，保證文書檔案管理的效率顯著提升。

二、大數據下文書檔案管理的相關問題

（一）缺乏必要監督

針對大數據下文書檔案管理工作中存在的問題，監督不足表現較為明顯。一些單位雖然開展了文書檔案信息化管理工作，也重視大數據在該項工作當中的合理應用，但是卻未能針對這一工作進行必要、科學的監督，這樣一來，就會造成文書檔案的信息化管理缺乏相應的約束，一些工作人員在實際操作中暴露的問題無法得到重視與及時解決，相關技術應用的合理性也無法得以保證。這樣一來，監督的缺失，就在某種程度上制約了文書檔案信息化管理的深入發展。

（二）信息化管理存在局限性

一些單位及領導人員對于文書檔案信息化管理也給予應有的重視，并且配備了信息化設備等。但是，受傳統工作思維的影響，一些工作人員的設備操作水平未達到相關要求，無法保證設備得到充分應用。如果是將紙質檔案轉變為電子數據進行管理，對于管理人員有較高的操作要求，且需要管理人員才能較為全面，如果管理人員未能接受全面、科學的培訓，操作能力就無法得到提高，這樣也就會導致文書檔案信息化管理工作存在明顯的局限性，無法得到完全開展。

三、大數據下提高文書檔案管理的策略

（一）加強工作監督

針對大數據下文書檔案管理工作而言，相關單位需要在其中融入監督機制，做好對該項工作的監督，也是實現文書檔案信息化管理質量提高的主要方式之一。相關單位需要安排專人從事監督工作，監督人員需要有較強的責任心，并且對文書檔案管理人員的日常工作進行監督，發現管理人員出現不正確的操作等情況后及時與其溝通并進行處理，以保證文書檔案管理工作順利進行。監督人員需要如實記錄監督情況，并進行總結，保證文書檔案管理的整體質量。

（二）規范管理工作

在文書檔案的管理工作中，相關單位與人員還需要對該項工作不斷進行完善。相關人員可以按照相應的步驟對文書檔案的內容進行具體分化，并且對多種不同項目的管理方案進行規劃，也要對文書檔案的格式進行規范處理，包括文書檔案在信息平臺的查閱、借閱、下載等，都需要有規范化的操作方式進行指導。相關人員在下載文書檔案時，首先需要獲得上級領導的同意，還要填寫好下載請求，包括下載文書檔案的用處以及

何時進行銷毀等。相關單位也可以在信息平臺的后臺設置自動銷毀系統，如果文書檔案的下載使用超出了申請時間，后臺可以自動對已下載的檔案進行銷毀處理。這樣一來，文書檔案的信息化管理就會變得更為規范，其安全性也會得到保證，保密性會得到有效提高，且可以幫助相關人員提高自身責任心。

（三）提高管理人員素質

在文書檔案的信息化管理工作中，管理人員是實際參與者，其自身素質的高低，直接影響到該項工作的開展質量。相關單位需要選擇一批態度認真、能力過硬的工作人員從事文書檔案信息化管理工作，讓其接受相應的培訓與指導，意識到文書檔案信息化管理的必要性，并且不斷提高信息化管理意識。與此同時，管理人員還需要在培訓中不斷學習新型的信息化管理理念，掌握信息設備的具體操作方式，還要學習信息平臺的操作方法等，確保對文書檔案信息化管理中的所有設備做到熟練操作。在培訓結束之后，相關單位也需要對管理人員進行考核，觀察其在文書檔案信息化管理實際操作中的情況，只有通過考核的管理人員才能真正從事該項工作，若管理人員未能通過考核，需要繼續接受培訓，直至考核達到標準為止，要讓管理人員真正認識到規范化管理的意義，這樣可以保證他們在信息化管理中遵照規范要求操作。

四、結語

伴隨社會的不斷發展與進步，傳統模式的文書檔案管理工作已經很難滿足當下實際需求，這會導致文書檔案管理工作無法實現轉型。目前，我國已經進入信息化發展階段，傳統模式的文書檔案管理工作會存在諸多局限性，相關人員需要切實認識到大數據的應用優勢，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實現大數據與文書檔案管理的緊密結合。